9/2011 Sb. Vyhláška, kterou se stanoví podrobnější podmínky týkající se elektronických nástrojů a úkonů učiněných elektronicky při zadávání veřejných zakázek a podrobnosti týkající se certifikátu shody - 4.2 Požadavky na procesy řízení dokumentů

4.2 Požadavky na procesy řízení dokumentů

Provozovatel elektronického nástroje musí řídit (vytváří, klasifikuje, schvaluje, označuje, eviduje, ukládá, distribuuje, reviduje, provádí změny, chrání, uchovává a likviduje) veškeré dokumenty související s provozováním elektronického nástroje s ohledem na jejich klasifikaci po celou dobu jejich životního cyklu. Součástí řízení je i zajišťování stanovené úrovně dostupnosti, integrity a důvěrnosti informací v dokumentech.

Provozovatel elektronického nástroje musí vytvořit dokumentované postupy, které stanoví odpovědnosti, pravidla a postupy zejména pro

1. vytváření, identifikaci a evidenci dokumentů,

2. klasifikaci dokumentů,

3. schvalování dokumentů,

4. distribuci dokumentů.

5. nakládání s dokumenty podle pravidel odpovídající klasifikaci dokumentů,

6. zajištění aktuálnosti dokumentů jejich revidováním a aktualizací včetně opakovaného schvalování,

7. zajištění identifikovatelnosti změn dokumentů a jejich aktuálního stavu,

8. zajištění čitelnosti a snadné identifikovatelnosti dokumentů,

9. zajištění stanovené dostupnosti dokumentů,

10. zajištění integrity dokumentů,

11. zajištění identifikace a řízení dokumentů externího původu.

Vytváření dokumentů souvisejících s provozem elektronického nástroje mohou být v jakékoliv podobě (tj. listinné či elektronické) a na jakémkoliv nosiči.