Článek IV
Účetnictví a výkaznictví
1. ILO založí a bude spravovat Fond, na jehož účet MZV převede finanční prostředky a z něhož ILO může vybírat finanční prostředky na činnosti financované na základě této Dohody. Fond bude obsahovat pouze prostředky související s činnostmi podle této Dohody.
2. ILO bude spravovat a účtovat finanční prostředky v souladu se svými rozpočtovými pravidly, předpisy a postupy a povede zvláštní účet v amerických dolarech vyhrazený na projekty/činnosti financované prostřednictvím Fondu s prokázáním veškerých příjmů a výdajů. Příspěvky hrazené v jiné měně než v amerických dolarech budou směněny za americké dolary v tržním směnném kurzu platném v den uskutečnění transakce. Výdaje vynaložené v měně jiné než v amerických dolarech budou převedeny na americké dolary v tržním směnném kurzu platném k datu uskutečnění transakce.
3. ILO bude předkládat MPSV ověřené účetní závěrky nejpozději do 31. března každého roku, a to za období od 1. ledna do 31. prosince předcházejícího roku, s uvedením výdajů za dané období včetně určení finančních prostředků alokovaných a vynaložených na každou z prioritních cílových oblastí ve smyslu článku III odstavce 1 této Dohody, a to v souladu s rozpočtovými pravidly, předpisy a postupy ILO a ve formátu, který je ILO standardně používán. Po ukončení konkrétního projektu či činnosti ILO předloží MPSV účetní závěrku.
4. Veškeré platby obdržené ILO na základě Dohody podléhají výlučně interním a externím auditním postupům zavedeným v souladu s rozpočtovými pravidly, předpisy a administrativní praxí ILO. MPSV může na svůj vlastní náklad vyžádat audit specificky zaměřený na využití českých finančních prostředků ze strany ILO a pokud je tento vyžádán, dohodnou se Strany na podmínkách práce, která má být provedena. Pro každý z projektů/činností financovaných na základě této Dohody ILO povede oddělené účetnictví a záznamy.
5. ILO bude MPSV nejpozději do 31. března každého roku předkládat ověřenou účetní závěrku s uvedením přijatých a vydaných finančních prostředků v uplynulém kalendářním roce. Tato závěrka bude obsahovat výpis z účtů ILO ve formě, ve které byl předložen k auditu externímu auditoru, jehož ověření bude obsaženo ve výroční účetní závěrce ILO.
6. Jestliže auditorská zpráva externího auditora ILO pro řídící orgány ILO konstatuje zjištění relevantní pro činnosti na základě této Dohody, bude její kopie spolu s vyjádřením ILO k ní dána k dispozici MPSV.
7. Úroky z prostředků poskytnutých Českou republikou a přebytek prostředků z ukončených aktivit se převádí do Fondu jednou ročně. ILO tento převod oznámí MPSV. Tyto prostředky mohou být na základě písemného souhlasu MPSV využity na činnosti související s účelem této Dohody, především na identifikaci projektů, jejich hodnocení a výkaznictví.
8. ILO vypracuje z každého ukončeného projektu konečnou zprávu. Tyto zprávy předloží MPSV nejpozději do 3 měsíců po ukončení projektu. Konečná zpráva shrne výstupy a podniknuté aktivity, výsledky ve srovnání s cíli a plány a účelem a zhodnotí účinnost projektu/programu.
9. ILO bude předkládat MPSV pololetní zprávy o implementaci každého projektu/činnosti s ohledem na jeho/její cíle, kterou vypracuje v souladu s účetními a výkazními postupy ILO, a to nejpozději do 31. března každého roku. Zpráva bude obsahovat podrobné informace o dosažených cílech a zahrne zprávu o pokroku s uvedením informací o faktických výstupech v porovnání s plánovanými výstupy, plány práce a harmonogramy, využití vstupů a finančních prostředků, o problémech, které nastaly nebo jsou předpokládány a další informace související s prováděním projektu/činnosti.