2.2. Inventář a dílčí inventář
Inventář je základní archivní pomůcka. Vytvoří se k archivnímu souboru. Dílčí inventář se vytvoří k uzavřené části archivního souboru (například u neuzavřených archivních souborů). V inventáři i dílčím inventáři se archiválie popisují v rámci inventárního seznamu, a to v sériích 1 až n hierarchické úrovně popisu, složkách a jednotlivostech podle příslušného pořádacího schématu.
Složky se člení podle evidenčních jednotek. Maximální rozsah jednotky popisu pro tento typ pomůcky je jeden karton, jeden dataset (datový balíček) nebo jiná jednotka odpovídající tomuto rozsahu (například kartotéční zásuvka, krabice, fascikl, obálka). Pokud je rozsah archiválií v této složce větší než jeden karton, jeden dataset (datový balíček) nebo jiná jednotka odpovídají tomuto rozsahu, složka se rozepíše v podsložkách.
Inventář obsahuje titulní list, úvod se seznamem použitých pramenů a literatury, pokud jsou účelné, inventární seznam, rejstříky, pokud jsou účelné, a tiráž. Jeho součástí jsou dále obsah a přílohy k úvodu (například registraturní plány, schéma archivní struktury archivního souboru, konkordanční tabulky, seznamy používaných zkratek, převody starších a cizojazyčných místních názvů na současné tvary).
Titulní list inventáře obsahuje
a) název archivu nebo kulturně vědecké instituce nebo jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu správce resp. držitele archiválií, jde-li o fyzickou osobu; pokud je správcem popř. držitelem archiválií podnikatel, obsahuje titulní list jeho jméno, popřípadě jména, a příjmení, případně dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání, identifikační číslo osoby a adresu místa podnikání; je-li správcem, případně držitelem archiválií právnická osoba, obsahuje jeho název nebo obchodní firmu, identifikační číslo osoby a adresu sídla,
b) název archivní pomůcky,
c) časové rozmezí archivní pomůcky totožné s časovým rozsahem archivního souboru nebo jeho části zachycené archivní pomůckou včetně prior a posterior,
d) druh archivní pomůcky,
e) číslo evidenčního listu archivního souboru, jehož archiválie jsou popsány v archivní pomůcce,
f) evidenční číslo archivní pomůcky,
g) jméno, popřípadě jména, a příjmení zpracovatele archivní pomůcky,
h) místo a rok vyhotovení archivní pomůcky.
Úvod inventáře obsahuje kapitoly
a) vývoj původce archiválií, kterým se rozumí organizační a kompetenční vývoj instituce s citováním příslušných právních norem; u osobních fondů životopisy osob (v elektronické podobě je možno použít odkazu na údaj v evidenci původců),
b) vývoj a dějiny archivního souboru nebo jeho části, kterým se rozumí popis registratury původce archivního souboru s uvedením jejího vývoje s údaji o uložení písemností, jejich zpracování a případných ztrátách před převzetím do archivu,
c) archivní charakteristika archivního souboru, kterou se rozumí rozbor stavu zachovalosti, popis a zdůvodnění zvolené pořádací metody a struktury archivní pomůcky, záznam o vyřazení duplikátů a jednotlivin nearchivní povahy,
d) stručný rozbor obsahu archivního souboru,
e) záznam o uspořádání archivního souboru a sestavení archivní pomůcky, kterým se rozumí určení osoby, která archivní pomůcku zpracovala, v rozsahu jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum zpracování a archiv, ve kterém byla archivní pomůcka zpracována, určení osoby, která sestavila inventář v rozsahu jméno, popřípadě jména, a příjmení a datum sestavení, a uvedení pramenů a literatury užitých pro sestavení inventáře.
Tiráž inventáře se umístí na poslední straně archivní pomůcky a obsahuje
a) název archivní pomůcky totožný s názvem archivního souboru s případnou specifikací jeho částí,
b) značku archivního souboru, pokud existuje,
c) časové rozmezí archiválií popsaných v archivní pomůcce totožné s časovým rozsahem archivního souboru nebo jeho části zachycené archivní pomůckou,
d) počet evidenčních jednotek zpřístupněných archivní pomůckou; v závorce se specifikují počty druhů dílčích evidenčních jednotek odpovídající rubrikám evidenčního listu,
e) počet jednotek popisu, které lze na základě archivní pomůcky zpřístupnit,
f) rozsah archivní pomůckou zpřístupněných archiválií v běžných metrech,
g) datum vytvoření archivní pomůcky,
h) jméno, popřípadě jména, a příjmení zpracovatele archivního souboru,
i) jméno, popřípadě jména, a příjmení zpracovatele archivní pomůcky, popřípadě údaj o zpracovateli úvodu k archivní pomůcce, je-li jiný než zpracovatel archivní pomůcky,
j) počet stran archivní pomůcky,
k) údaje o tom, kdo archivní pomůcku schválil, s uvedením data schválení a jednoznačné identifikace dokumentu o jejím schválení.