2.1. Manipulační seznam
Manipulační seznam je základní archivní pomůcka ke zpracovaným archiváliím. Manipulační seznam má prozatímní charakter. Slouží do doby vytvoření jiného typu archivní pomůcky s větší stálostí (například inventář).
Manipulační seznam se zpravidla vytvoří
a) k jednomu přírůstku nebo jeho části na základě soupisu předaných dokumentů popisujícího přírůstek (manipulační seznam prvního typu), nebo
b) k jednomu archivnímu souboru nebo jeho části; na základě soupisu předaných dokumentů popisujícího přírůstek nebo na základě změn, které nastaly s archiváliemi uvnitř archivu, je doplněn stávající manipulační seznam. Nově vzniklý manipulační seznam předchozí manipulační seznam nahrazuje (manipulační seznam druhého typu).
Určení prvního nebo druhého typu manipulačního seznamu závisí na posouzení povahy očekávaných přírůstků.
Manipulační seznam se vytvoří v závislosti na potřebě archivů provádět nahlédací a badatelskou agendu a možnosti takový seznam vytvořit na základě soupisu předaných dokumentů.
Manipulační seznamy je možné vytvořit i k fondovým oddělením. Nové verzi pomůcky se přidělí nové číslo v evidenci Národního archivního dědictví. Pokud manipulační seznamy nahradí předchozí pomůcku, tato pomůcka se z evidence Národního archivního dědictví vyřadí. Archiv zasílá manipulační seznamy do druhotné evidence.
Manipulační seznam obsahuje
a) titulní list s údaji uváděnými obdobně jako u inventáře a typ manipulačního seznamu,
b) úvod zahrnující identifikační údaje původce a předávající osoby nejméně v rozsahu jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum a místo narození a úmrtí, jde-li o fyzickou osobu, nebo název nebo obchodní firma, identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno, adresa sídla a datum vzniku, popřípadě zániku osoby, jde-li o právnickou osobu, dále údaje o výběru archiválií, nakládání s nimi po převzetí do archivu, číslo a datum vnější změny, údaje o fyzickém stavu a ošetření archiválií, záznam o vytvoření pomůcky v rozsahu jméno, popřípadě jména, a příjmení zpracovatele a datum zpracování; datum a místo narození a úmrtí se uvádí pouze, pokud jsou zpracovateli seznamu známy,
c) jednotky popisu, kdy hloubka popisu je vymezena nejméně na úrovni nejnižší prozatímní série, kterou tvoří hierarchicky nejnižší spisový znak nebo nejnižší prvek umělého schématu třídění. Pokud je rozsah archiválií v této sérii větší než jeden karton, jeden dataset (datový balíček), jeden fascikl nebo jiná jednotka odpovídající tomuto rozsahu, série se rozepíše ve složkách. Složky se vytvoří samostatně pro každý druh evidenční jednotky nebo dílčí evidenční jednotky, jednotlivost se popíše v případě, že tvoří jediný obsah série. Pokud je rozsah archiválií v této složce větší než jeden karton, jeden dataset (datový balíček), jeden fascikl nebo jiná jednotka odpovídají tomuto rozsahu, složka se rozepíše v podsložkách. V případě kartotéky se provede rozepsání na části jednotlivosti (například jednotlivé kartotéční zásuvky). Každá nejnižší prozatímní série obsahuje alespoň pořadové číslo (průběžné číslo v rámci manipulačního seznamu), ukládací číslo, obsahový popis, včetně dílčích evidenčních jednotek a dataci;
d) tiráž s údaji uváděnými u inventáře s výjimkou počtu popisných jednotek a s výčtem a počtem dílčích evidenčních jednotek.
Ukládacím číslem se rozumí jedinečné označení evidenčních jednotek nebo obalu, v nichž jsou uloženy.