PROTOKOL 1
O provozních výdajích společných orgánů
1. Členské státy a Společenství na jedné straně a státy AKT na straně druhé odpovídají za výdaje, které jim vzniknou z důvodu jejich účasti na schůzích Rady ministrů a jejích závislých subjektů, pokud jde o výdaje na zaměstnance, cestovné, stravné i pokud jde o poštovní a telekomunikační výdaje.
Výdaje spojené s tlumočením na schůzích, překlady a rozmnožováním dokumentů a s praktickými opatřeními ohledně schůzí společných orgánů této dohody (například prostory, zařízení a kurýři), ponese Společenství nebo jeden ze států AKT podle toho, zda se bude schůze konat na území členského státu nebo státu AKT.
2. Rozhodci jmenovaní podle článku 98 dohody mají nárok na úhradu nákladů, cestovné a stravné. Posledně jmenovanou položku stanoví Rada ministrů.
Jednu polovinu nákladů na cestovné a stravné, které vynaloží rozhodci, nese Společenství a druhou polovinu státy AKT. Výdaje spojené s jakýmikoli spisovnami, které rozhodci zřídí, s přípravným šetřením ohledně sporů a s organizací slyšení (například prostory, personál a tlumočení) nese Společenství. Výdaje spojené se zvláštním šetřením se hradí společně s ostatními náklady a strany skládají zálohy stanovené nařízením rozhodců.
3. Státy AKT zřizují fond, který bude spravovat jejich generální sekretariát, s cílem přispívat na financování výdajů, které vzniknou účastníkům ze států AKT na schůzích Společného parlamentního shromáždění a Rady ministrů.
Státy AKT do tohoto fondu přispívají. V zájmu povzbuzení aktivní účasti všech států AKT na dialogu vedeném v rámci orgánů AKT-ES vloží Společenství do tohoto fondu příspěvek podle finančního protokolu (4 miliony EUR podle prvního finančního protokolu).
Způsobilé pro čerpání z fondu jsou výdaje, které splňují tyto podmínky a podmínky uvedené v odstavci 1:
- Musí je vynaložit členové parlamentů, nebo, za jejich nepřítomnosti, jiní takoví zástupci států AKT cestující ze státu, který zastupují, aby se zúčastnili zasedání Společného parlamentního shromáždění, schůzí pracovních skupin nebo misí pod jejich záštitou, nebo musí být vynaloženy v důsledku účasti stejných zástupců a zástupců občanské společnosti AKT a hospodářských a sociálních subjektů na konzultačních schůzkách konaných podle článků 15 a 17 dohody.
- Rozhodnutí o povaze, organizaci, četnosti a místě konání schůzí, misí a pracovních skupin musí být přijímána v souladu s jednacím řádem Rady ministrů a Společného parlamentního shromáždění.
4. Konzultační schůzky a schůze hospodářských a sociálních subjektů AKT-EU organizuje Hospodářský a sociální výbor Evropské unie. V tomto zvláštním případě se příspěvek Společenství na krytí účasti hospodářských a sociálních subjektů AKT platí přímo Hospodářskému a sociálnímu výboru.
Sekretariát AKT, Rada ministrů a Společné parlamentní shromáždění mohou po dohodě s Komisí delegovat organizaci konzultačních schůzek občanské společnosti AKT na zastupující organizace, které strany schválí.