Polsko
Program bude řízen v souladu s postupy decentralizovaného implementačního systému Phare (DIS). Národní koordinátor pomoci (NAC) bude mít celkovou odpovědnost za tvorbu, monitorování a implementaci programů Phare.
Národní fond (NF) na ministerstvu financí v čele s národním schvalujícím úředníkem (NAO) bude provádět dozor nad finančním řízením programu a bude odpovědný za podávání zpráv Evropské komisi. Vhodnou finanční kontrolu, s ohledem na implementaci programu, provádí příslušný národní kontrolní úřad.
Komise bude převádět fondy na NF v souladu s Memorandem o porozumění podepsaným mezi Komisí a Polskem dne 24. prosince 1998. Fondy budou převáděny po žádosti ze strany NAO. Platba do výše 20 % fondů, která má podléhat místnímu řízení, bude převedena na NF po podpisu Finančního memoranda a Finančních dohod (FA) mezi NF a implementační agenturou (IA). Implementační agentura pro program přeshraniční spolupráce Phare bude podléhat dozoru ředitele v rámci ministerstva vnitra a státní správy; konečnou odpovědnost nese PAO. Implementační agenturou je Implementační orgán.
Musí být rovněž splněna ustanovení v článcích 2 a 13 Memoranda o porozumění týkající se NF. Kromě toho musí NAO předložit Komisi jmenování schvalujícího úředníka programu a popis zavedeného systému, s vysvětlením toku informací mezi NF a IA a způsobu, jakým bude plněna platební funkce.
Budou provedeny čtyři místně řízené platby do výše 20 % fondů nebo vyplacen celý zůstatek rozpočtu, podle toho, která částka bude nižší. První platba bude provedena jakmile IA vyplatí 10 % rozpočtu. Žádost o druhou platbu může být podána po vyplacení 30 % celkového rozpočtu. Hranicí pro třetí splátku je 50 % a pro čtvrtou splátku vyplacení 70 %. Pokud vedení Komise nevydá výslovný souhlas, nelze podávat žádosti o platby v případě, že celková výše fondů uložených u NF a IA přesáhne 10 % celkového rozpočtu platného pro daný závazek. Vyjímečně může NAU žádat o zálohu převyšující 20 % v souladu s postupy, které stanoví výše uvedené Memorandum o porozumění.
Národní fond převede finanční prostředky na implementační agentury (IA) v souladu s Finančními dohodami (FA), podepsanými mezi NF a IA. Každá jednotlivá Finanční dohoda bude předem schválena Evropskou komisí. IA musí vést schvalující úředník programu (PAO), kterého jmenuje národní schvalující úředník po konzultaci s národním koordinátorem pomoci. Schvalující úředník programu bude odpovídat za všechny operace prováděné IA.
NF otevře a bude spravovat zvláštní bankovní účet denominovaný v EUR, ve zvláštním účetním systému v centrální bance. Všechny bankovní účty budou zásadně úročeny. Úroky budou hlášeny Evropské komisi. Pokud o tom Komise na základě návrhu národního schvalujícího úředníka rozhodne, lze úroky reinvestovat do programu. Stejné postupy budou platit pro všechny fondy převáděné na IA.
Národní schvalující úředník a schvalující úředník programu zajistí, aby byly všechny smlouvy vypracovány v souladu s postupy stanovenými v příručce DIS, pokud Finanční memorandum nestanoví jinak. Projekt uvedený pod bodem 2.2.5 SFMP bude implementován v souladu se všeobecnými pokyny Komise pro fondy malých projektů a s polskými pokyny pro fondy malých projektů, které schválí Komise.
S přihlédnutím k charakteristice projektů drobné infrastruktury a jejich spolufinancování, bude veřejná nabídková řízení a uzavírání smluv těchto prací v rámci těchto projektů dle popisu v článku 2.2.5 provádět příjemce v souladu s polským zákonem o veřejných zakázkách a při dodržení níže uvedených dodatečných podmínek:
- všechny smlouvy o očekávané celkové hodnotě přesahující 50.000 EUR musí být uzavírány po otevřeném veřejném nabídkovém řízení;
- každé takové otevřené veřejné nabídkové řízení bude oznámeno v místním tisku, včetně uveřejnění v denním tisku vydávaném v jazyce Evropské unie v Polské republice;
- musí být dodržena pravidla programu Phare pro oprávněnost a původ, což znamená, že společnosti musí být registrovány v členském státu Evropské unie nebo v zemi, která je příjemcem pomoci z programu Phare, veškeré dodávané zboží musí mít průkaz původu uvádějící, že zboží bylo vyrobeno v členském státě Evropské unie nebo v zemi, která je příjemcem pomoci z programu Phare.
Smlouvy na všechny finanční prostředky musí být uzavřeny do 30. listopadu 2002. Všechny platby musí být provedeny do 30. listopadu 2004. Všechny finanční prostředky nevyužité do data ukončení programu budou vráceny Komisi.
Smlouvy na všechny finanční prostředky musí být uzavřeny do 30. listopadu 2002. Všechny platby musí být provedeny do 30. listopadu 2004. Všechny projekty musí být vyšší než 2 miliony EUR, pokud Komise neschválí jinou částku.
U smluv, kde budou finanční prostředky ponechány po záruční dobu, která přesáhne konec období pro platby programu, bude celková částka finančních prostředků týkajících se těchto smluv, určená dle kalkulace schvalujícího úředníka programu a stanovená Komisí, vyplacena implementační agentuře před oficiálním ukončením programu. Implementační agentura přebírá plnou odpovědnost za uložení finančních prostředků do data splatnosti konečné platby a za zajištění toho, že uvedené fondy budou využity pouze na platby týkající se retenčních doložek. Implementační agentura dále přebírá plnou odpovědnost vůči subdodavatelům za plnění povinností ohledně retenčních doložek. Narostlý úrok z uložených prostředků bude vyplacen Komisi po konečné platbě subdodavatelům. Finanční prostředky nevyplacené subdodavatelům po zúčtování konečných plateb budou vráceny Komisi. Národní schvalující úředník bude Komisi podávat roční přehled využití fondů uložených na záručních účtech (zejména plateb z nich provedených) a narostlých úroků.
------------------------------------------------------------------
5) National Aid Coordinator
6) National Authorising Officer
7) Financing Agreement