Česká republika
Program bude řízen v souladu s postupy decentralizovaného implementačního systému Phare (DIS). Národní koordinátor pomoci [NAC 5)] bude mít celkovou odpovědnost za tvorbu, monitorování a implementaci programů Phare.
Národní fond (NF) na ministerstvu financí v čele s národním schvalujícím úředníkem [NAO 6)] bude provádět dozor nad finančním řízením programu a bude odpovědný za podávání zpráv Evropské komisi. Vhodnou finanční kontrolu, s ohledem na implementaci programu, provádí příslušný národní kontrolní úřad.
Komise bude převádět fondy na NF v souladu s Memorandem o porozumění podepsaným mezi Komisí a vládou České republiky dne 12. října 1998. Fondy budou převáděny po žádosti ze strany NAO. Platba do výše 20 % fondů, která má podléhat místnímu řízení, bude převedena na NF po podpisu Finančního memoranda a Finanční dohody [FA 7)] mezi NF a implementační agenturou (IA). Musí být rovněž splněna ustanovení v článcích 2 a 13 memoranda o NF. Kromě toho musí NAO předložit Komisi jmenování schvalujícího úředníka programu a popis zavedeného systému, s vysvětlením toku informací mezi NF a IA a způsobu, jakým bude plněna platební funkce.
Budou provedeny čtyři zálohové platby do výše 20 % fondů, které jsou řízeny místně, nebo vyplacen celý zůstatek rozpočtu, podle toho, která částka bude nižší. První platba bude provedena jakmile IA vyplatí 10 % rozpočtu. Žádost o druhou platbu může být podána po vyplacení 30 % celkového rozpočtu. Hranicí pro třetí splátku je 50 % a pro čtvrtou splátku vyplacení 70 %. Pokud vedení Komise nevydá výslovný souhlas, nelze podávat žádosti o platby v případě, že celková výše fondů uložených u NF a IA přesáhne 10 % celkového rozpočtu platného pro daný závazek. Vyjímečně může NAO žádat o zálohu převyšující 20 % v souladu s postupy, které stanoví výše uvedené Memorandum o porozumění.
Ministerstvo pro místní rozvoj ve spolupráci s Centrem pro regionální rozvoj budou implementační agenturou pro program - tj. dva české investiční projekty a českou část SFMP.
Národní fond převede finanční prostředky na IA v souladu s Finanční dohodou (FA), podepsanou mezi NF a IA. Každá jednotlivá finanční dohoda bude předem schválena Evropskou komisí. V případě, kdy je sám NF platebním zástupcem IA, nedojde k žádnému převodu prostředků z NF na IA. IA musí vést schvalující úředník programu (PAO), kterého určí ministr pro regionální rozvoj a jmenuje národní schvalující úředník po konzultaci s národním koordinátorem pomoci. Schvalující úředník programu bude odpovídat za všechny operace prováděné IA.
NF otevře a bude spravovat zvláštní bankovní účet denominovaný v EUR, ve zvláštním účetním systému v centrální bance. Všechny bankovní účty budou zásadně úročeny. Úroky budou hlášeny Evropské komisi. Pokud o tom Komise na základě návrhu národního autorizačního úředníka rozhodne, lze úroky reinvestovat do programu. Stejné postupy budou platit pro všechny fondy převáděné na IA.
Národní schvalující úředník a schvalující úředník programu zajistí, aby byly všechny smlouvy vypracovány v souladu s postupy stanovenými v příručce DIS, pokud Finanční memorandum nestanoví jinak. Projekt uvedený pod bodem 2.2.5 SFMP bude implementován v souladu se všeobecnými pokyny Komise pro fondy malých projektů a s českými pokyny pro fondy malých projektů odsouhlasenými Komisí. Tyto dva investiční projekty budou implementovány pomocí veřejných nabídkových řízení zakončených uzavřením smlouvy s vybraným dodavatelem nebo konsorciem.
S přihlédnutím k charakteristice projektů drobné infrastruktury a jejich spolufinancování, bude veřejná nabídková řízení a uzavírání smluv těchto prací v rámci projektů dle popisu v článku 2.2.5 provádět příjemce v souladu s českým zákonem o veřejných zakázkách a při dodržení níže uvedených dodatečných podmínek:
- všechny smlouvy o očekávané celkové hodnotě přesahující 50.000 EUR musí být uzavírány po otevřeném veřejném nabídkovém řízení;
- každé takové otevřené veřejné nabídkové řízení bude oznámeno v místním tisku, včetně uveřejnění v denním tisku vydávaném v jazyce Evropské unie v České republice;
- musí být dodržena pravidla programu Phare pro oprávněnost a původ, což znamená, že společnosti musí být registrovány v členském státu Evropské unie nebo v zemi, která je příjemcem pomoci z programu Phare, veškeré dodávané zboží musí mít průkaz původu uvádějící, že zboží bylo vyrobeno v členském státě Evropské unie nebo v zemi, která se příjemcem pomoci z programu Phare.
Smlouvy na všechny finanční prostředky musí být uzavřeny do 30. listopadu 2002. Všechny platby musí být provedeny do 30. listopadu 2004. Všechny finanční prostředky nevyužité od data ukončení programu budou vráceny Komisi.
Konečný termín pro podepsání smluv je 30. listopad 2002. V zájmu zajištění co nejrychlejší implementace projektů však musí být veškerá nabídková dokumentace ve veřejné soutěži (nebo případně žádosti o služby nebo smluvní dokumentace) předložena Komisi do 6 měsíců od data podpisu FM. V možných a vhodných případech budou nezávislí odborníci hodnotit specifikace v rámci twinningu. Jakýkoli projekt, pro který nebudou příslušné dokumenty předloženy do specifikovaného termínu, bude zrušen a finanční prostředky budou uvolněny k realokaci. Pokud budou finanční prostředky realokovány na nový projekt, musí být nabídková dokumentace ve veřejné soutěži (nebo případně jiná dokumentace) předložena Komisi do 3 měsíců od rozhodnutí o realokaci nebo do 31. května 2002, podle toho, které datum nastane dříve. Doba právní platnosti všech projektů skončí do 30. listopadu 2004. Všechny fondy nevyužité do data ukončení programu budou vráceny Komisi.
U smluv, kde budou finanční prostředky ponechány po záruční dobu, která přesáhne konec období pro platby programu, bude celková částka finančních prostředků týkající se těchto smluv, určená dle kalkulace schvalujícího úředníka programu a stanovená Komisí, vyplacena implementační agentuře před oficiálním ukončením programu. Implementační agentura přebírá plnou odpovědnost za uložení finančních prostředků od data splatnosti konečné platby a za zajištění toho, že uvedené fondy budou využity pouze na platby týkající se retenčních doložek. Implementační agentura dále přebírá plnou odpovědnost vůči subdodavatelům za plnění povinností ohledně retenčních doložek. Narostlý úrok z uložených prostředků bude vyplacen Komisi po konečné platbě subdodavatelům. Finanční prostředky nevyplacené subdodavatelům po zúčtování konečných plateb budou vráceny Komisi. Národní schvalující úředník bude Komisi podávat roční přehled využití fondů uložených na záručních účtech (zejména plateb z nich provedených) a narostlých úroků.