Získávání, sběr a vytváření důvěrných informací
3.2 Organizace nepřetržitě používá zvláštní postupy nakládání s důvěrnými informacemi a jejich ochrany od jejich prvního získání, sběru nebo vytvoření a při všech následných činnostech během jejich šíření. Organizace získává, sbírá a vytváří informace 6), které mohou být důvěrné, několika způsoby:
a) informace poskytují Organizaci smluvní státy:
- v souladu s jejich povinnostmi předložit deklarace a požadavky na ohlašování stanovenými podle Úmluvy;
- během formálního postupu stanoveného podle Úmluvy, jako jsou postupy zahrnuté v článku IX Úmluvy; a
- při předávání dalších informací vztahujících se k provádění Úmluvy;
b) jiné informace týkající se provádění Úmluvy ve smluvním státě může předávat Sekretariátu tento smluvní stát;
c) informace může předávat Sekretariátu nebo jinému orgánu Organizace zástupce smluvního státu během formálního postupu stanoveného podle Úmluvy, jako jsou postupy zahrnuté v článku IX Úmluvy;
d) informace získává nebo sbírá inspekční tým během inspekce na místě;
e) informace vytvoří zaměstnanci Sekretariátu slučováním nebo jiným zpracováním jiných informací, například během analyzování vzorků nebo sestavování inspekčních zpráv. Vytvořené informace mohou čerpat z informací původně poskytnutých smluvními státy nebo je zdvojovat, nebo mohou používat pouze informace ze Sekretariátu. Slučování informací nebo provádění analýzy může vytvořit důvěrné informace, které mají vyšší úroveň citlivosti než jejich původní zdroje.
3.3 Když Organizace přijímá informace z kteréhokoliv z těchto zdrojů, přebírá zvláštní povinnosti patřičně je chránit a nakládat s nimi. Původní příjemce nebo původce informací je především povinen zajistit, aby byl jasně určen důvěrný obsah a aby tam byla použita správná klasifikace, a to v případě potřeby po poradě s OCS. Důvěrné informace, které sestavují nebo slučují zaměstnanci sekretariátu a které čerpají z důvěrných informací pocházejících od smluvních států, mají zpravidla přinejmenším takovou klasifikaci, kterou označil smluvní stát, pokud nedošlo ke snížení úrovně citlivosti informací se souhlasem smluvního státu původu nebo pokud nebyla určena vyšší úroveň citlivosti. Jakoukoliv odchylku od tohoto pravidla povoluje generální ředitel nebo k tomu zmocněný pracovník. Generální ředitel k tomu zmocnil ředitele OCS.
3.4 Informace vytvořené v rámci Sekretariátu (jako jsou analytické a jiné zprávy, politické dokumenty, profily, dopisy, memoranda), které obsahují důvěrné informace, zpočátku klasifikuje a označuje jejich původce v souladu s jejich citlivostí na takové úrovni, která je přinejmenším tak vysoká jako nejcitlivější klasifikace zdrojového materiálu, z něhož byly odvozeny nebo který byl použit při sloučení. Pokud došlo následně ke zvýšení úrovně citlivosti nad úroveň původního zdrojového materiálu, použije se vyšší úroveň klasifikace.
3.5 Informace včetně informací označených jako důvěrné, které předává Organizaci smluvní stát, musí být poskytnuty oficiálním zástupcem tohoto smluvního státu. Sekretariát zavede postup evidence za účelem zaznamenání příjmu takového materiálu a jeho oficiálního zdroje a tímto postupem se bude řídit.
3.6 Klasifikaci informací, které Sekretariátu poskytuje smluvní stát, pravděpodobně ve většině případů již určil tento smluvní stát vzhledem ke své primární pravomoci klasifikace. Přitom by měl smluvní stát vzít v úvahu úroveň citlivosti a odpovídající kritéria stanovená pro každou kategorii klasifikace v části V této politiky. Pokud smluvní stát poskytuje Sekretariátu informace, které se jeví jako důvěrné, avšak bez označení úrovně citlivosti, použije se prozatímní kategorie klasifikace, jak je uvedeno v části V bodu 2.2 této politiky.
3.7 Celková povinnost chránit informace po prvním zpřístupnění Organizaci a patřičně s nimi nakládat je zvláště důležitá tehdy, když se informace sbírají během inspekcí na místě, jako je sběr poznatků specifických pro místo nebo odběr vzorků. Konkrétní zásady nakládání s důvěrnými informace a pro jejich ochranu během inspekcí jsou odpovídajícím způsobem stanoveny v odstavci 6 této části.