5. Krok 3: Zpráva o vyšetřování
5.1 Generální ředitel vypracuje zprávu o vyšetřování, která uvede, zda došlo k porušení důvěrnosti nebo porušení postupů nakládání s důvěrnými informacemi, jejich ochrany, šíření nebo uvolňování. Zpráva bude vyhotovena ve dvou podobách, v úplné podobě, která uvede určené skutečnosti podrobně, a v pozměněné podobě, z níž byl odstraněn konkrétní důvěrný materiál, aby se zajistilo, že důvěrné informace spojené s porušením se nebudou dále zpřístupňovat nad rámec povoleného rozsahu přístupu k nim a že se dodrží ty části soukromí jednotlivých pracovníků, kterých se případ netýká.
5.2 S úplnou zprávou se nakládá jako s důvěrnou a má být klasifikována a má se s ní nakládat podle její citlivosti. Měla by být zpřístupněna pouze těm, kterých se vyšetřování přímo týká, včetně všech jednotlivých pracovníků Sekretariátu, kterých se porušení nebo údajné porušení týká, a jakéhokoliv smluvního státu, který vznesl obvinění z porušení. Ve své poměněné podobě může být zpráva k dispozici jakémukoliv smluvnímu státu na jeho žádost a bude shrnuta ve výroční zprávě o důvěrnosti podávané generálním ředitelem Konferenci, jak se požaduje podle odstavce 3 Důvěrnostní přílohy Úmluvy. Zpráva by měla v obou podobách pokud možno obsahovat konkrétní návrhy na zlepšení režimu důvěrnosti. Pokud generální ředitel požádal Výkonnou radu o schválení prozatímního opatření v souladu s body 4.1, 4.3 nebo 4.4 této části, měl by podat přímo Výkonné radě zprávu o zavedení předběžného opatření.
5.3 Když zpráva zjistí, že došlo k porušení důvěrnosti, měla by obsahovat zhodnocení stupně závažnosti porušení s ohledem na tyto faktory:
a) zda k porušení došlo úmyslnými nebo náhodnými kroky, nebo z nedbalosti;
b) zda porušení zahrnovalo porušení povinností podle této politiky a s ní spojených administrativních směrnic nebo určitých dohod, jako je například dohoda se zaměstnancem o zachování mlčenlivosti nebo dohoda o objektu;
c) stupeň případného skutečného nebo potenciálního poškození zájmů jakékoliv dotčené strany; a
d) stupeň jakékoliv soukromé výhody získané nedovoleným zpřístupněním nebo následným zneužitím informací, zvláště podpora vlastního zájmu, konkurenční výhoda, prospěch třetí strany nebo úmysl poškodit zájem třetí strany.
5.4 Pokud smluvní stát požadující vyšetřování není spokojen se zprávou, kterou generální ředitel vydal po vyšetřování, a po vyčerpání všech přiměřených pokusů o vyřešení problému pomocí konzultací, má tento smluvní stát právo požadovat, aby byla k posouzení případu svolána Důvěrnostní komise.
5.5 Pokud nebylo vyšetřování dokončeno do tří měsíců od počátečního rozhodnutí jednat, měl by generální ředitel vypracovat prozatímní zprávu o postupu vyšetřování pro ty, kteří obdrží konečnou zprávu. Tato zpráva by měla uvádět kroky učiněné k danému dni, a všechny překážky nebo důvody opožděného dokončení vyšetřování. Pokud se po konzultacích následně ukáže, že tyto překážky nebo zpoždění není možné urychleně překonat, může generální ředitel uzavřít vyšetřování a požádat ve své zprávě v souladu s odstavcem 23 Důvěrnostní přílohy Úmluvy o svolání Důvěrnostní komise, aby případ posoudila.
5.6 Pokud se po ukončení vyšetřování rozhodne, že nedošlo k porušení důvěrnosti ani k porušení povinnosti chránit informace, měla by zpráva generálního ředitele obsahovat prohlášení očišťující obviněného pracovníka Sekretariátu nebo smluvní stát.