3. Pravidla, jimiž se řídí pracovní postupy Důvěrnostní komise
Tato pravidla byla schválena třetím zasedáním Konference a řídí se jimi podrobné pracovní postupy Důvěrnostní komise.
Zahájení procesu řešení sporu
3.1 V případě vyzvání Důvěrnostní komise k projednání sporu za okolností uvedených v bodu 2 výše, bude věc okamžitě předána předsedovi, který o případu okamžitě informuje všechny členy Důvěrnostní komise. Předseda se potom poradí se všemi členy Důvěrností komise o zvolení času a postupu za účelem vyřešení sporu, včetně svolání schůzí dle potřeby, v souladu s procedurálními pokyny v pracovních postupech, které zohlední takové faktory, jako jsou známky závažnosti nebo naléhavosti u jedné ze stran sporu, složitost otázek týkajících se podstaty sporu, míra údajné ztráty nebo škody a potřeba snížit rozsah dalšího přístupu k důvěrným informacím na nejmenší možnou míru. Na závěr těchto předběžných kroků získá předseda souhlas Důvěrnostní komise s navrhovaným rozvrhem a postupem řešení sporu.
Hledání vzájemně přijatelného řešení
3.2 Důvěrnostní komise se nejdříve zaměří na vyjasnění základu sporu a na vyřešení sporu způsobem, který je přijatelný pro strany sporu a je v souladu s právy a povinnostmi smluvních států a Organizace podle Úmluvy. Při vyvíjení maximálního úsilí vyzvat strany sporu ke vzájemně vyhovujícímu závěru by měla Důvěrnostní komise přijmout prostředek řešení sporu vhodný pro daný případ, který vezme v úvahu jakoukoliv běžnou prioritu stran sporu: například přijatý počáteční prostředek by přednostně zahrnoval zprostředkování prakticky napomáhající dosažení dohody o urovnání prostřednictvím vyjednávání.
3.3 Za tímto účelem může Důvěrnostní komise vytvořit poradní výbor pro neformální zprostředkující porady; obyčejně by se měl poradní výbor skládat z pěti členů Důvěrnostní komise, jednoho z každého regionu, pokud se strany sporu nedohodly žádat o podobnou, pozměněnou strukturu, o níž si myslí, že by lépe sloužila k dosažení zprostředkovaného řešení. Každý takový výbor musí podávat Důvěrnostní komisi hlášení o pokroku a výsledku jakýchkoliv konzultací, a možné zprostředkované řešení odvozené z tohoto postupu musí být dáno Důvěrnostní komise k potvrzení.
3.4 Pokud Důvěrnostní komise jakýmkoliv přiměřeným prostředkem dosáhne zprostředkovaného vyřešení sporu přijatelného pro strany sporu, Důvěrnostní komise tento výsledek schválí a faktické prohlášení o výsledku je poskytnuto stranám sporu, aby byl jejich souhlas zaznamenán.
Absence vzájemně přijatelného řešení
3.5 Pokud nemůže být dosaženo žádného takového výsledku, vypracuje Důvěrnostní komise zprávu nastiňující základní skutečnosti sporu, objektivně komentující spor a doporučující další opatření, které by se mohlo přijmout k jeho vyřešení samotnými stranami sporu, Důvěrnostní komisí, Konferencí nebo jiným orgánem Organizace v souladu se zvláštním mandátem Konference. Tuto zprávu postoupí Důvěrnostní komise stranám sporu. Zpráva ani doporučení Důvěrnostní komise nejsou pro strany sporu závazné, ale mohou poskytnout základ nebo odůvodnění pro další opatření ze strany stran sporu nebo příslušných orgánů Organizace: Důvěrnostní komise může zejména předložit věc Konferenci nebo jinému orgánu Organizace v souladu se zvláštním mandátem Konference, a pokud se strany sporu shodnou, že je to nutné kvůli naléhavosti případu.
3.6 Pokud dva smluvní státy ve sporu souhlasí s podmínkou předložit spor Důvěrnostní komisi, může Důvěrnostní komise s výslovným souhlasem stran sporu rozhodnout o smírčím vyřešení sporu, které je závazné pro obě strany sporu.
3.7 Při vypracovávání zpráv a doporučení Důvěrnostní komise bere v úvahu zásadu potřeby znát, kterou se řídí přístup k důvěrným informacím a konkrétní postupy přijaté Důvěrnostní komisí s cílem zajistit, aby při výkonu jejích funkcí důvěrnost zůstala chráněna. Členové Důvěrnostní komise jsou sami vázáni všemi povinnostmi podle Úmluvy a této politiky ve vztahu k nakládání s důvěrnými informacemi a k jejich ochraně.
Podávání zpráv Konferenci
3.8 Důvěrnostní komise zůstane odpovědnou Konferenci a podává zprávu o své činnosti v předcházejícím roce na každém řádném zasedání Konference. Tato zpráva obsahuje počet dosažených zprostředkovaných a rozhodnutých řešení, kategorie posuzovaných sporů, dosažené výsledky a podrobnosti o výsledcích v souladu s nepřetržitou ochranou důvěrnosti. Důvěrnostní komise také podává zprávy o svých obecných činnostech i o účinnosti a výkonnosti a může podávat návrhy nebo doporučení pro své zlepšení.
Povinnosti členů Důvěrnostní komise
3.9 Důvěrnostní komise a její jednotliví členové jednají bez zásahů nebo řízení ze strany Sekretariátu nebo jiných orgánů Organizace, avšak musí dodržovat mandát Konference. Předseda však může při výkonu své funkce požadovat a přijímat porady a logistickou podporu od Sekretariátu. Členové Důvěrnostní komise se střetem zájmů ve vztahu k určitému sporu se zdrží vyřizování takového sporu; je odpovědností jednotlivých členů Důvěrnostní komise, aby ohlásili jakýkoliv střet zájmů, jakmile je oznámen jakýkoliv spor. Členové Důvěrnostní komise nevykonávají žádnou jinou funkci v rámci Organizace nebo jejich orgánů ani neudržují žádný právní nebo finanční vztah nebo zájem spojený s Organizací.
Schůzky Důvěrnostní komise
3.10 Důvěrnostní komise se sejde na začátku a bude se scházet společně s řádnými zasedáními Konference v souladu s bodem 1.4 této části a také se schází podle potřeby k posouzení sporů, které jí jsou předloženy.
3.11 Na své počáteční schůzi a následných ročních schůzích Důvěrnostní komise:
a) vybere konsensem předsedu pro nadcházející rok, přičemž vezme v úvahu zásadu rotace regionů určených v čl. VIII odst. 23 Úmluvy;
b) posoudí a přijme zprávu Konferenci ohledně výsledku sporů, jimiž se Důvěrnostní komise v předcházejícím roce zabývala;
c) posoudí a přijme zprávu Konferenci o práci, účinnosti a výkonnosti Důvěrnostní komise a posoudí všechna doporučení nebo návrhy, které v tomto ohledu učinil předseda;
d) podle potřeby přezkoumá a doporučí jakékoliv změny svých pracovních postupů;
e) vydá takové pokyny nebo vznese takové žádosti předsedy, které pokládá za vhodné; a
f) učiní taková další doporučení nebo podá návrhy Konferenci, které bude pokládat za vhodné.
Příprava pracovních postupů
3.12 Konference schválí podrobné pracovní postupy Důvěrnostní komise, které mimo jiné stanoví:
a) jakým formálním procesem se mají svolávat schůzky Důvěrnostní komise;
b) jak se mají spory okamžitě předávat předsedovi a jak má předseda okamžitě informovat všechny členy Důvěrnostní komise;
c) jak má Důvěrnostní komise rozhodnout o čase a postupu řešení sporu v souladu s bodem 3.1 této části;
d) jak má Důvěrnostní komise potvrdit vzájemně dohodnuté řešení sporu a jak se má evidovat souhlas stran sporu s takovým řešením sporu;
e) postupy pro vypracování a předkládání zpráv a doporučení Důvěrnostní komise stranám sporu a Konferenci nebo jinému orgánu Organizace v souladu se zmocněním Konference;
f) postup zajišťující, že zůstane chráněna důvěrnost při výkonu funkcí Důvěrnostní komise v souladu s Důvěrnostní přílohou Úmluvy, s OPOC a se zásadou potřeby znát, jíž se řídí přístup k důvěrným informacím;
g) postup pro uložení časových lhůt, v nichž musí Důvěrnostní komise konat;
h) postupy volby následných předsedů, volby následných členů Důvěrnostní komise a naplnění občasných volných míst zohledňující zásady stanovené v bodech 1.1, 1.2 a 1.3 této části;
i) ve vztahu k těm členům Důvěrnostní komise, kteří právě posuzují určitý spor, mechanismus pro usnadnění pokračování jejich služebního poměru po celou dobu procesu řešení sporu v souladu se zásadami pravidel, jimiž se řídí složení, stanovených v odstavci 1 této části a při podřízení se těmto zásadám;
j) postup, kterým se bude monitorovat výkonnost Důvěrnostní komise; a
k) postup změn těchto pracovních postupů.
Postup rozhodování
3.13 Předseda usiluje o konsensus Důvěrnostní komise jako celku ohledně jakéhokoliv rozhodnutí nebo doporučení, ale v případě, že není možné dosáhnout konsensu o určitém rozhodnutí, může Důvěrnostní komise rozhodnout věc dvoutřetinovou většinou všech svých členů.