Příloha č. 1
Vzor jednacího protokolu a způsob jeho vedení
Obsah štítku na titulní straně příslušného jednacího protokolu
+---------------------------------------------------+
| JEDNACÍ PROTOKOL pro PŘÍSNĚ TAJNÉ dokumenty |
| TAJNÉ |
| DŮVĚRNÉ |
| VYHRAZENÉ |
+-------+-----------------------------+-------------+
| DATUM | Označení orgánu státu | ORGANIZAČNÍ |
| | nebo právnické osoby podle | CELEK |
| | § 60b zákona nebo | |
| | podnikatele | |
+-------+-----------------------------+-------------+
| | | |
+-------+-----------------------------+-------------+
| | | |
+-------+-----------------------------+-------------+
| | | |
+-------+-----------------------------+-------------+
| | | |
+-------+-----------------------------+-------------+
| | | |
+-------+-----------------------------+-------------+
Označení na vnitřní straně desek jednacího protokolu
+-----------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Protokol obsahuje ..................... listů Evidenční označení ............................ |
| |
| a byl dán do užívání ............................................................................ |
| |
| Podpis odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby |
+-------------------------------------------------------------+-------------------+-------------------+
| JEDNACÍ PROTOKOL VEDE | OD - DO | PODPISOVÝ |
| | | VZOR |
+-------------------------------------------------------------+-------------------+-------------------+
| | | |
+-------------------------------------------------------------+-------------------+-------------------+
| | | |
+-------------------------------------------------------------+-------------------+-------------------+
| | | |
+-------------------------------------------------------------+-------------------+-------------------+
| | | |
+-------------------------------------------------------------+-------------------+-------------------+
| | | |
+-------------------------------------------------------------+-------------------+-------------------+
| | | |
+-------------------------------------------------------------+-------------------+-------------------+
| | | |
+-------------------------------------------------------------+-------------------+-------------------+
| | | |
+-------------------------------------------------------------+-------------------+-------------------+
| | | |
+-------------------------------------------------------------+-------------------+-------------------+
+-----------------------------------------------+-------------+---------------------------------------+
| SLOŽENÍ SKARTAČNÍ KOMISE | PRO ROK | PODPISY ČLENŮ |
+-----------------------------------------------+-------------+---------------------------------------+
| | | |
+-----------------------------------------------+-------------+---------------------------------------+
| | | |
+-----------------------------------------------+-------------+---------------------------------------+
| | | |
+-----------------------------------------------+-------------+---------------------------------------+
| | | |
+-----------------------------------------------+-------------+---------------------------------------+
| | | |
+-----------------------------------------------+-------------+---------------------------------------+
| | | |
+-----------------------------------------------+-------------+---------------------------------------+
| | | |
+-----------------------------------------------+-------------+---------------------------------------+
| | | |
+-----------------------------------------------+-------------+---------------------------------------+
| | | |
+-----------------------------------------------+-------------+---------------------------------------+
| | | |
+-----------------------------------------------+-------------+---------------------------------------+
+---------------------+
| |
| |
+---------------------+
+---------+-----------+------------------------------------------------------------------+-------------------------+
| Poř. č. | Dne | Zaslal | Věc |
| | | | |
| | +------------------+--------------+------------------+-------------+ |
| | | kdo | dne | č. j. | počet listů | |
+---------+-----------+------------------+--------------+------------------+-------------+-------------------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
+---------+-----------+------------------+--------------+------------------+-------------+-------------------------+
| 1 | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+---------+-----------+------------------+--------------+------------------+-------------+-------------------------+
| 2 | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+---------+-----------+------------------+--------------+------------------+-------------+-------------------------+
| 3 | | | | | | |
| | | | | | | |
+---------+-----------+------------------+--------------+------------------+-------------+-------------------------+
| 4 | | | | | | |
| | | | | | | |
+---------+-----------+------------------+--------------+------------------+-------------+-------------------------+
| 5 | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+---------+-----------+------------------+--------------+------------------+-------------+-------------------------+
| 6 | | | | | | |
| | | | | | | |
+---------+-----------+------------------+--------------+------------------+-------------+-------------------------+
| 7 | | | | | | |
| | | | | | | |
+---------+-----------+------------------+--------------+------------------+-------------+-------------------------+
| 8 | | | | | | |
| | | | | | | |
+---------+-----------+------------------+--------------+------------------+-------------+-------------------------+
| 9 | | | | | | |
| | | | | | | |
+---------+-----------+------------------+--------------+------------------+-------------+-------------------------+
| 0 | | | | | | |
| | | | | | | |
+---------+-----------+------------------+--------------+------------------+-------------+-------------------------+
+-----------+-------------------------------------+------------------+----------------+---------------+
| Přiděleno | Vyřízeno/odesláno | Uloženo | Spisový | Záznam |
| kdy/komu +--------+------------+-----+---------+--------+---------+ a skartační | o vyřazení |
| | dne | komu | jak | počet | značka | počet | znak a rok | |
| | | | | listů | spisu | listů | skartačního | |
| | | | | | | | řízení | |
+-----------+--------+------------+-----+---------+--------+---------+----------------+---------------+
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
+-----------+--------+------------+-----+---------+--------+---------+----------------+---------------+
| | | | | | | | | |
+-----------+--------+------------+-----+---------+--------+---------+----------------+---------------+
| | | | | | | | | |
+-----------+--------+------------+-----+---------+--------+---------+----------------+---------------+
| | | | | | | | | |
+-----------+--------+------------+-----+---------+--------+---------+----------------+---------------+
| | | | | | | | | |
+-----------+--------+------------+-----+---------+--------+---------+----------------+---------------+
| | | | | | | | | |
+-----------+--------+------------+-----+---------+--------+---------+----------------+---------------+
| | | | | | | | | |
+-----------+--------+------------+-----+---------+--------+---------+----------------+---------------+
| | | | | | | | | |
+-----------+--------+------------+-----+---------+--------+---------+----------------+---------------+
| | | | | | | | | |
+-----------+--------+------------+-----+---------+--------+---------+----------------+---------------+
| | | | | | | | | |
+-----------+--------+------------+-----+---------+--------+---------+----------------+---------------+
| | | | | | | | | |
+-----------+--------+------------+-----+---------+--------+---------+----------------+---------------+
Nad sloupce č. 1 - 2 do předtištěného rámečku se zapíše rozmezí pořadových čísel z prvního a posledního řádku stránky.
Sloupec č. 1
Uvede se zkratka příslušného stupně utajení. Po vyřazení utajovaného dokumentu z evidence v jednacím protokolu (skartace nebo přeevidování) se sloupec č. 1 proškrtne.
Sloupec č. 2
U doručeného utajovaného dokumentu se uvede den a měsíc, kdy byl utajovaný dokument doručen.
U vlastního utajovaného dokumentu se uvede den a měsíc, kdy bylo číslo jednací utajovanému dokumentu přiděleno.
U utajovaného dokumentu, který byl přeevidován, se uvede den a měsíc, kdy byl utajovaný dokument k novému číslu jednacímu přeevidován.
U vyhotoveného opisu, kopie nebo překladu utajovaného dokumentu se uvede den a měsíc, kdy byly vyhotoveny; pokud byly vyhotoveny v jiném roce, než byl evidován utajovaný dokument, ze kterého byly vyhotoveny, a pokud jsou zároveň evidovány v rámci evidenčního záznamu utajovaného dokumentu, ze kterého byly vyhotoveny, uvede se i rok.
Sloupec č. 3
U doručeného utajovaného dokumentu se uvede odesílatel utajovaného dokumentu.
U vlastního utajovaného dokumentu se uvede označení "vlastní".
U utajovaného dokumentu, který byl přeevidován, se uvede označení "Přeevidováno" a údaje ze sloupce č. 3 jednacího protokolu, ze kterého je utajovaný dokument přeevidováván.
U vyhotoveného opisu, kopie nebo překladu utajovaného dokumentu se uvede jejich počet a druh (např. "3 kopie"). Pokud je vyhotovený opis, kopie nebo překlad evidován pod novým číslem jednacím, postupuje se jako v případě přeevidovaného utajovaného dokumentu.
Pokud je použit sběrný arch, uvede se též označení "SBĚRNÝ ARCH".
Sloupec č. 4
U doručeného utajovaného dokumentu se uvede datum uvedené původcem na doručeném utajovaném dokumentu.
U vlastního utajovaného dokumentu nebo u opisu, kopie nebo překladu se položka proškrtne. Pokud je vyhotovený opis, kopie nebo překlad evidován pod novým číslem jednacím, postupuje se jako v případě přeevidovaného utajovaného dokumentu.
U utajovaného dokumentu, který byl přeevidován, se uvede datum uvedené původcem na přeevidovaném utajovaném dokumentu.
Sloupec č. 5
U doručeného utajovaného dokumentu se uvede číslo jednací utajovaného dokumentu odesílatele.
U vlastního utajovaného dokumentu nebo u opisu, kopie nebo překladu se položka proškrtne. Pokud je vyhotovený opis, kopie nebo překlad evidován pod novým číslem jednacím, postupuje se jako v případě přeevidovaného utajovaného dokumentu.
U utajovaného dokumentu, který byl přeevidován, se uvede číslo jednací, pod kterým byl evidován v jednacím protokolu, ze kterého je přeevidováván, a je-li přeevidováván doručený utajovaný dokument, uvede se rovněž číslo jednací odesílatele.
Sloupec č. 6
Uvede se počet listů doručeného, vlastního nebo přeevidovaného utajovaného dokumentu nebo vyhotoveného opisu, kopie nebo překladu. Jsou-li k utajovanému dokumentu připojeny přílohy v listinné podobě, zapíše se jejich počet a celkový počet jejich listů zlomkem, kdy čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet jejich listů. Více doručených nebo vyhotovených výtisků a více vyhotovených opisů, kopií nebo výtisků překladu se vyjádří násobkem. Zápis "3 + 3/15 (2x)" znamená, že utajovaný dokument je ve dvou výtiscích, z nichž každý má 3 listy a 3 připojené přílohy mající celkem 15 listů. Každý list bez ohledu na jeho formát je považován za 1 list. Jsou-li k utajovanému dokumentu připojeny přílohy v nelistinné podobě, zapíše se jejich počet a druh, případně jejich evidenční označení (např. disketa č. ..., videokazeta, 2 CD evid. ozn. ...). Jedná-li se o utajovaný dokument v nelistinné podobě, uvede se jeho druh a počet kusů.
Sloupec č. 7
Uvede se označení věci tak, aby byla vystižena podstata utajovaného dokumentu.
Sloupec č. 8
U doručeného utajovaného dokumentu se uvede, kdy a komu byl doručený utajovaný dokument přidělen k vyřízení.
U vlastního utajovaného dokumentu se uvede jméno a příjmení toho, kdo jej vytvořil.
Pokud je utajovaný dokument, opis, kopie nebo výtisk překladu předán a platí-li povinnost předat utajovaný dokument proti podpisu, uvede se podpis; podpis lze uvést i v jiné administrativní pomůcce, v takovém případě se v jednacím protokolu ve sloupci č. 8 uvede pouze datum podpisu a administrativní pomůcka, ve které bylo převzetí podpisem potvrzeno (např. "DK").
Sloupec č. 9
Uvede se den a měsíc, kdy byl utajovaný dokument, opis, kopie nebo výtisk překladu vyřízen, přeevidován, odeslán, byla od nich odpojena příloha nebo u nich byl změněn nebo zrušen stupeň utajení; pokud k uvedenému došlo v jiném roce, než ve kterém byl zaevidován, uvede se i rok.
Sloupec č. 10
Uvede se adresát, kterému je utajovaný dokument, opis, kopie nebo překlad určen. Je-li adresátů více, a pokud není možné je všechny uvést, uvede se "podle rozdělovníku".
Sloupec č. 11
Uvede se způsob vyřízení "dokumentem", "postoupením", "vzetím na vědomí", "záznamem na dokumentu" nebo jiným vhodným způsobem. Při změně nebo zrušení stupně utajení se uvede "stupeň utajení změněn na" nebo "stupeň utajení zrušen", dojde-li k přeevidování dokumentu, i odkaz na nové číslo jednací. V případě odpojení přílohy se uvede, která příloha byla odpojena a její nové číslo jednací. Pokud je vyhotovený opis, kopie nebo překlad evidován pod novým číslem jednacím, uvede se záznam o jeho vyhotovení, počet vyhotovení a nové číslo jednací. V případě zničení výtisku utajovaného dokumentu podle § 28 odst. 5 se uvede záznam (např. "výtisk č. 5 zničen dne", "kopie č. 1 zničena dne").
Sloupec č. 12
Uvede se celkový počet listů odesílaného nebo přeevidovaného utajovaného dokumentu, opisu, kopie nebo překladu a druh a počet příloh v nelistinné podobě, případně jejich evidenční označení. V případě odeslání utajovaného dokumentu cizí moci v nelistinné podobě nebo přeevidování utajovaného dokumentu v nelistinné podobě se uvede jeho druh a počet kusů. V případě odpojení přílohy se uvede počet listů přeevidovávané přílohy a v případě, že jsou odpojovány přílohy v nelistinné podobě, jejich druh a počet kusů.
Sloupec č. 13
Uvede se značka spisu v případě, že je utajovaný dokument uložen ve spisu. V případě, že spis vznikne pomocí sběrného archu, se značka spisu neuvádí.
Sloupec č. 14
Uvede se celkový počet listů ukládaného utajovaného dokumentu včetně ukládaných opisů, kopií a překladů a druh a počet příloh v nelistinné podobě, případně jejich evidenční označení. V případě utajovaného dokumentu v nelistinné podobě druh a počet kusů. V případě použití sběrného archu se uvede celkový počet uložených listů, druh a počet příloh v nelistinné podobě a druh a počet uložených utajovaných dokumentů v nelistinné podobě až při uložení tohoto spisu.
Kontrolní listy, rozdělovníky uvedené na samostatných listech, souhlasy k vyhotovení opisů, kopií, překladů a výpisů uvedené na samostatných listech, stvrzenky o převzetí utajovaného dokumentu, vrácená potvrzení o převzetí a o doručení utajovaného dokumentu držitelem poštovní licence, kopie uzavřených sběrných archů a další přiložené materiály se do počtu listů nezapočítávají.
Sloupec č. 15
Uvede se spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Nelze-li při uložení utajovaného dokumentu nebo spisu stanovit rok skartačního řízení, uvede se skartační lhůta.
Sloupec č. 16
Po vyřazení utajovaného dokumentu se uvede "ARCHIV" nebo "ZNIČENO", evidenční označení záznamu o vyřazení, datum provedení a podpis jednoho člena skartační komise; evidenční označení záznamu o vyřazení lze uvést na vnitřní straně desek jednacího protokolu u záznamu o složení skartační komise.
V případě ztráty nebo neoprávněného zničení utajovaného dokumentu se uvede "ZTRÁTA" nebo "NEOPRÁVNĚNĚ ZNIČENO" a evidenční označení záznamu o neoprávněném nakládání s utajovanou informací.
V případě doručení utajovaného dokumentu omylem se uvede "doručeno omylem".
------------------------------------------------------------------