Oddíl III
Náležitá péče v případě dříve existujících účtů fyzických osob
A. Úvod. Následující postupy se uplatňují za účelem vyhledání oznamovaných účtů mezi dříve existujícími účty fyzických osob.
B. Účty s nižší hodnotou. V případě účtů s nižší hodnotou se uplatňují následující postupy.
1. Adresa bydliště. Jestliže má oznamující česká finanční instituce záznamy o aktuální adrese bydliště majitele účtu - fyzické osoby založené na listinných důkazech, může při určování, zda má daného majitele účtu - fyzickou osobu považovat za oznamovanou osobu, s tímto majitelem účtu - fyzickou osobou nakládat jako s rezidentem pro daňové účely státu nebo jiné jurisdikce, k níž se adresa vztahuje.
2. Vyhledávání v elektronických záznamech. Jestliže oznamující česká finanční instituce nevychází z informace o aktuální adrese bydliště majitele účtu - fyzické osoby založené na listinných důkazech, jak je uvedeno v bodu 1, je oznamující česká finanční instituce povinna prověřit, zda data s možností elektronického vyhledávání uchovávaná oznamující českou finanční institucí obsahují jakékoli níže uvedené indicie, a musí použít ustanovení bodů 3 až 6:
a) identifikaci majitele účtu jako rezidenta zúčastněného státu,
b) aktuální adresu pro doručování nebo adresu bydliště, včetně poštovní přihrádky, v zúčastněném státě,
c) jedno nebo více telefonních čísel v zúčastněném státě a žádné telefonní číslo v České republice,
d) trvalé příkazy, jiné než k depozitnímu účtu, pro převod finančních prostředků na účet vedený v zúčastněném státě,
e) aktuálně platnou plnou moc nebo podpisové právo udělené osobě s adresou v zúčastněném státě nebo
f) instrukce pro úschovu pošty nebo adresa osoby přebírající poštu v zúčastněném státě, jestliže oznamující česká finanční instituce neeviduje jinou adresu majitele účtu.
3. Jestliže při elektronickém vyhledávání nejsou nalezeny žádné z indicií uvedených v bodu 2, nejsou nutná žádná další opatření, dokud nedojde ke změně okolností, která povede k jedné nebo několika indiciím souvisejícím s tímto účtem, nebo se účet nestane účtem s vysokou hodnotou.
4. Jestliže při elektronickém vyhledávání jsou nalezeny jakékoli z indicií uvedených v bodu 2 písm. a) až e) nebo nastane změna okolností, která povede k jedné nebo několika indiciím souvisejícím s tímto účtem, oznamující česká finanční instituce musí s majitelem účtu nakládat jako s rezidentem pro daňové účely každého zúčastněného státu, ve vztahu k němuž je indicie identifikována, pokud se nerozhodne pro použití bodu 6 a pro tento účet neplatí některá z výjimek stanovených v uvedeném bodě.
5. Jestliže je při elektronickém vyhledávání nalezena instrukce pro úschovu pošty nebo adresa osoby přebírající poštu a jestliže ve vztahu k majiteli účtu není nalezena žádná další adresa ani žádná další indicie uvedená v bodu 2 písm. a) až e), oznamující česká finanční instituce musí využít vyhledávání v listinných záznamech podle článku C bodu 2 nebo od majitele účtu získat čestné prohlášení či listinné důkazy ke zjištění toho, kde je majitel účtu rezidentem pro daňové účely, a to v pořadí nejvhodnějším k daným okolnostem. Pokud nebude při vyhledávání v listinných záznamech nalezena patřičná indicie a ani pokus o získání čestného prohlášení nebo listinného důkazu nebude úspěšný, oznamující česká finanční instituce musí účet oznámit jako nezdokumentovaný.
6. Bez ohledu na nalezení indicií uvedených v bodu 2 není oznamující česká finanční instituce povinna nakládat s majitelem účtu jako s rezidentem zúčastněného státu v těchto případech:
a) v případě, že informace o majiteli účtu obsahují aktuální adresu pro doručování nebo adresu bydliště v zúčastněném státě, jedno nebo více telefonních čísel v zúčastněném státě, a žádné telefonní číslo v České republice, nebo trvalé příkazy k finančním účtům jiným než depozitním, pro převod finančních prostředků na účet vedený v zúčastněném státě oznamující česká finanční instituce získá nebo dříve prověřila a vede záznam o:
i) čestném prohlášení majitele účtu o rezidentství v jiném než zúčastněném státě a
ii) listinných důkazech prokazujících, že majitel účtu není oznamovanou osobou,
b) v případě, že informace o majiteli účtu obsahují aktuálně platnou plnou moc nebo podpisové právo udělené osobě s adresou v zúčastněném státě a oznamující česká finanční instituce získá nebo dříve prověřila a vede záznam o:
i) čestném prohlášení majitele účtu o rezidentství v jiném než zúčastněném státě nebo
ii) listinných důkazech prokazujících, že majitel účtu není oznamovanou osobou.
7. Jestliže u účtu s nižší hodnotou, u kterého byl použit postup podle bodu 1, dojde ke změně okolností, ze kterých se oznamující česká finanční instituce dozví nebo má důvod předpokládat, že původní listinné důkazy prokazující aktuální adresu bydliště jsou nesprávné nebo nespolehlivé, oznamující česká finanční instituce ve lhůtě do konce kalendářního roku, ve kterém se o změně okolností dozvěděla, nebo do 90 dnů ode dne, kdy se o změně okolností dozvěděla, podle toho, která skutečnost nastane později, získá čestné prohlášení, ve kterém je uvedeno, kde je aktuální adresa bydliště, a listinné důkazy prokazující tuto skutečnost. Pokud oznamující česká finanční instituce nezíská čestné prohlášení a listinné důkazy do konce lhůty, je povinna uplatnit postup pro vyhledávání v elektronických záznamech podle bodů 2 až 6.
C. Rozšířené postupy v případě účtů s vysokou hodnotou. V případě účtů s vysokou hodnotou se uplatňují následující postupy.
1. Vyhledávání v elektronických záznamech. Pokud jde o účty s vysokou hodnotou, oznamující česká finanční instituce musí prověřit, zda data s možností elektronického vyhledávání uchovávaná oznamující finanční institucí obsahují jakékoli indicie uvedené v článku B bodu 2.
2. Vyhledávání v listinných záznamech. Jestliže databáze s možností elektronického vyhledávání u oznamující české finanční instituce obsahují pole pro všechny informace uvedené v bodu 3 a tyto informace jsou v nich uvedeny, pak další prohledávání listinných záznamů není nutné. Pokud elektronické databáze všechny tyto informace neobsahují, oznamující česká finanční instituce musí u účtů s vysokou hodnotou rovněž prověřit, zda aktuální hlavní složka s daty o zákazníkovi obsahuje jakékoli indicie uvedené v článku B bodu 2, a pokud se tyto v aktuální hlavní složce s daty o zákazníkovi nenacházejí, musí je vyhledat v níže uvedených dokumentech souvisejících s účtem, které oznamující česká finanční instituce získala za posledních 5 let:
a) v nejnovějších listinných důkazech shromážděných k účtu,
b) v nejnovější smlouvě o založení účtu nebo dokumentaci k účtu,
c) v nejnovější dokumentaci, kterou oznamující česká finanční instituce získala podle postupů AML/KYC nebo pro jiné regulatorní účely,
d) v jakýchkoli aktuálně platných plných mocích nebo formulářích pro podpisová práva a
e) v jakýchkoli aktuálně platných trvalých příkazech, jiných než k depozitnímu účtu, pro převod finančních prostředků.
3. Výjimka v případě, že databáze obsahují dostatečné informace. Oznamující česká finanční instituce není povinna vyhledávat v listinných záznamech podle bodu 2, jestliže informace s možností elektronického vyhledávání u oznamující české finanční instituce obsahují tyto údaje:
a) zemi, v níž je majitel účtu rezidentem,
b) adresu bydliště majitele účtu a jeho adresu pro doručování aktuálně vedenou u oznamující české finanční instituce,
c) telefonní číslo nebo čísla majitele účtu, aktuálně vedená u oznamující české finanční instituce,
d) v případě jiných finančních účtů než depozitních účtů také skutečnost, zda existují trvalé příkazy pro převod finančních prostředků z účtu na jiný účet (včetně účtu u jiné pobočky oznamující české finanční instituce nebo u jiné finanční instituce),
e) skutečnost, zda existuje aktuální adresa osoby přebírající poštu nebo instrukce pro úschovu pošty pro majitele účtu a
f) skutečnost, zda k účtu existuje jakákoli plná moc nebo podpisové právo.
4. Dotaz k získání aktuální znalosti od manažera pro styk se zákazníky. Kromě vyhledávání v elektronických a listinných záznamech podle bodu 1 a 2 musí oznamující česká finanční instituce nakládat jako s oznamovaným účtem s jakýmkoli účtem s vysokou hodnotou, kterému je přidělen manažer pro styk se zákazníky, včetně jakýchkoli finančních účtů sloučených s tímto účtem s vysokou hodnotou, jestliže manažer pro styk se zákazníky má aktuální znalost toho, že majitel účtu je oznamovanou osobou.
5. Účinek nalezení indicií.
a) Jestliže při rozšířeném prověření účtů s vysokou hodnotou podle tohoto článku nejsou nalezeny žádné z indicií uvedených v článku B bodu 2 a není určeno, že účet drží oznamovaná osoba podle bodu 4 tohoto článku, nejsou nutná další opatření, dokud nedojde ke změně okolností, která povede k jedné nebo více indiciím souvisejícím s tímto účtem.
b) Jestliže při rozšířeném prověření účtů s vysokou hodnotou podle tohoto článku jsou nalezeny jakékoli z indicií uvedených v článku B bodu 2 písm. a) až e) nebo jestliže dojde k následné změně okolností, která povede k jedné nebo několika indiciím souvisejícím s tímto účtem, oznamující česká finanční instituce musí s účtem nakládat jako s oznamovaným účtem vůči každému zúčastněnému státu, ve vztahu k němuž je indicie identifikována, pokud se nerozhodne pro použití článku B bodu 6 a pro tento účet neplatí některá z výjimek stanovených v uvedeném bodě.
c) Jestliže je při rozšířeném prověření účtů s vysokou hodnotou podle tohoto článku nalezena instrukce pro úschovu pošty nebo adresa osoby přebírající poštu a jestliže ve vztahu k majiteli účtu není nalezena žádná další adresa a žádná další indicie uvedená v článku B bodu 2 písm. a) až e), oznamující česká finanční instituce musí od majitele účtu získat čestné prohlášení či listinné důkazy ke zjištění toho, kde je majitel účtu rezidentem pro daňové účely. Jestliže oznamující česká finanční instituce nemůže takové čestné prohlášení nebo listinný důkaz získat, musí účet oznámit jako nezdokumentovaný.
6. Jestliže dříve existující účet fyzické osoby není k rozhodnému dni účtem s vysokou hodnotou, ale stane se jím k poslednímu dni některého následujícího kalendářního roku, oznamující česká finanční instituce musí u takového účtu provést rozšířené postupy prověřování podle tohoto článku do konce kalendářního roku následujícího po roce, v němž se účet stal účtem s vysokou hodnotou. Jestliže je takový účet na základě tohoto prověření určen jako oznamovaný účet, oznamující česká finanční instituce musí požadované informace o tomto účtu ve vztahu k roku, v němž byl určen jako oznamovaný účet, a k následujícím rokům oznamovat každoročně, dokud majitel účtu nepřestane být oznamovanou osobou.
7. Poté, co oznamující česká finanční instituce na účet s vysokou hodnotou použije rozšířené postupy prověřování podle tohoto článku, oznamující česká finanční instituce nebude povinna tyto postupy znovu použít s výjimkou dotázání se manažera pro styk se zákazníky podle článku C bodu 4 ve vztahu k témuž účtu s vysokou hodnotou v jakémkoli následujícím roce, pokud se nebude jednat o nezdokumentovaný účet, přičemž v takovém případě oznamující česká finanční instituce tyto postupy opakovaně použije každý rok, dokud se účet nestane zdokumentovaným.
8. Jestliže u účtu s vysokou hodnotou dojde ke změně okolností, která povede k jedné nebo několika indiciím uvedeným v článku B bodu 2 a souvisejícím s účtem, musí oznamující česká finanční instituce s tímto účtem nakládat jako s oznamovaným účtem vůči každému zúčastněnému státu, ve vztahu k němuž je indicie identifikována, pokud se nerozhodne pro použití článku B bodu 6 a pro tento účet neplatí některá z výjimek stanovených v uvedeném bodě.
9. Oznamující česká finanční instituce musí zavést postupy k zajištění toho, aby manažer pro styk se zákazníky mohl u účtu identifikovat jakoukoli změnu okolností. Bude-li například manažeru pro styk se zákazníky oznámeno, že majitel účtu má v zúčastněném státě novou adresu pro doručování, je oznamující česká finanční instituce povinna novou adresu považovat za změnu okolností, a pokud si zvolí použití článku B bodu 6, je povinna od majitele účtu získat příslušnou dokumentaci.
D. Prověření dříve existujících účtů fyzických osob s vysokou hodnotou musí být dokončeno do 1 roku od rozhodného dne. Prověření dříve existujících účtů fyzických osob s nižší hodnotou musí být dokončeno do 2 let od rozhodného dne.
E. S jakýmkoli dříve existujícím účtem fyzické osoby, který byl identifikován jako oznamovaný účet v souladu s tímto oddílem, musí být nakládáno jako s oznamovaným účtem ve všech následujících letech, pokud majitel účtu nepřestane být oznamovanou osobou.