Kapitola III
Schůze
3.1 Výbor se bude v zásadě scházet v místnostech Agentury, zpravidla ne častěji než dvakrát ročně, bezprostředně po schůzi VPP nebo AFV.
3.2 Na počátku každé schůze nechá předseda kolovat seznam účastníků.
3.3 Účast zástupců členských států Agentury a předsedů AFV, VPP a VVP na schůzích Výboru nebude v žádném případě zahrnovat právo hlasovat.
3.4 Na každé schůzi určí Výbor datum své příští schůze. Bude-li to nutné, může předseda změnit datum stanovené pro schůzi.
3.5 Předseda může svolat mimořádné schůze Výboru, buď zvláštní iniciativy nebo na žádost většiny ES států. Bude se snažit zorganizovat takové schůze v návaznosti na schůze VPP nebo AFV.
3.6 Po konzultaci s předsedou připraví tajemník výboru návrh pořadu jednání, který bude rozeslán ES státům nejpozději čtrnáct dní před každou schůzí.
3.7 Návrh pořadu jednání bude projednán a přijat Výborem po jakýchkoliv nezbytných úpravách bezprostředně po zahájení schůze. Další body mohou být přidány k návrhu pořadu jednání, ale rozhodnout o nich bude možné, pouze pokud všechny přítomné ES státy s nimi vyjádří souhlas.
3.8 Generální ředitel Agentury určí některého ze zaměstnanců Agentury, aby jednal jako tajemník Výboru.
3.9 Zaměstnanci Agentury určení generálním ředitelem Agentury se účastní schůzí Výboru.
3.10 Každý ES stát bude mít jeden hlas.
3.11 S výjimkou, kde bude stanoveno jinak, budou rozhodnutí přijímána prostou většinou zastoupených a hlasujících ES států.
3.12 Tento jednací řád je zaváděn pro usnadnění plnění cílů programu a vstoupí v platnost, jestliže Výbor budou tvořit alespoň tři ES státy.