A. Všeobecná ustanovení
a) Výměna jednotlivců podle čl. 3 tohoto Programu
1. Kandidáti navržení k výměně v rámci ustanovení čl. 3 tohoto Programu budou nominováni vysílající smluvní stranou nejméně 3 měsíce před předpokládaným datem příjezdu.
2. Vysílající smluvní strana předloží přijímající smluvní straně údaje týkající se specializace, odborné kvalifikace, akademických titulů, znalostí jazyků (čeština nebo angličtina), programu a délky pobytu osob, které se mají účastnit výměny, jakož i další důležité informace.
3. Přijímající smluvní strana sdělí vysílající smluvní straně svůj souhlas nejméně jeden měsíc před předpokládaným datem příjezdu. Po obdržení souhlasu přijímající smluvní strany vysílající smluvní strana sdělí přesné datum příjezdu alespoň 15 dní předem.
b) Výměna stipendistů podle čl. 4 tohoto Programu
1. Smluvní strany si každoročně v lednu sdělí počet stipendií, který hodlají nabídnout pro následující školní rok.
2. Vysílající smluvní strana předá přijímající smluvní straně materiály uchazečů podle písmena b) bodu 3, nejpozději do 31. března.
3. Nominace uchazečů bude předložena na formulářích přijímající smluvní strany spolu s předepsanými doklady. Nominační složka musí obsahovat vždy tyto doklady:
- životopis uchazeče
- ověřené kopie diplomů
- program studijního nebo výzkumného pobytu
- potvrzení o zdravotním stavu.
4. Přijímající smluvní strana oznámí definitivní přijetí uchazečů o stipendium nejpozději do 30. června.
c) Letní kursy podle čl. 5 tohoto Programu
1. Smluvní strany si každoročně v lednu oznámí počet stipendií na letní školy, který hodlají nabídnout pro následující školní rok.
2. Vysílající smluvní strana postoupí přijímající smluvní straně požadované materiály uchazečů nejpozději do 31. března.
3. Přijímající smluvní strana oznámí své stanovisko k přijetí uchazečů nejpozději do 31. května.
d) Výběr kandidátů navržených na základě čl. 4 a 5 provede v obou státech každoročně podle vnitrostátních předpisů smíšená výběrová komise, jejímž členem bude alespoň jeden zástupce velvyslanectví státu přijímající smluvní strany, která výměnný studijní pobyt nabízí.
Seznam vybraných uchazečů musí zahrnovat náhradníky a bude odeslán velvyslanectví státu smluvní strany nabízející stipendium nebo výměnný studijní pobyt v rámci dohodnutých termínů. Uchazeči, kteří nebudou zařazeni do seznamu, nebudou přijati.
Vybraní uchazeči obdrží prostřednictvím velvyslanectví státu smluvní strany, která stipendium nebo výměnný studijní pobyt uděluje, oficiální dopis potvrzující udělení stipendia nebo výměnného studijního pobytu spolu s navrženým termínem nástupu studijního pobytu.