Článek 12
Příkaz k založení souboru údajů
1. Pro každý počítačový soubor údajů obsahující osobní údaje, se kterými pracuje Europol při plnění svých úkolů uvedených v článku 10, musí Europol uvést v příkazu, kterým se soubor zakládá a který schvaluje správní rada:
1) jméno souboru;
2) účel souboru;
3) okruh osob, o kterých jsou údaje uchovány;
4) povahu údajů, které mají být uchovávány, a případně těch údajů, které jsou uvedeny v první větě článku 6 Úmluvy Rady Evropy ze dne 28. ledna 1981, které jsou bezpodmínečně potřebné;
5) druhy osobních údajů, které umožňují přístup k souboru;
6) přesun a vkládání údajů, které mají být uchovány;
7) předpoklady, za kterých se smějí v souboru uložené osobní údaje sdělovat, jakým příjemcům a jakým postupem;
8) lhůty pro přezkum a trvání uložení;
9) protokolování.
Ředitel Europolu neprodleně vyrozumí společný kontrolní orgán uvedený v článku 24 o příkazu založit takový soubor údajů a sdělí mu odpovídající podklady, aby mohl kontrolní orgán správní radě odevzdat případné připomínky, které považuje za nezbytné.
2. Pokud je věc tak naléhavá, že není možné dosáhnout schválení správní radou podle odstavce 1, může ředitel z vlastního podnětu nebo na žádost dotčených členských států nařídit odůvodněným rozhodnutím založení souboru údajů. Zároveň sdělí členům správní rady své rozhodnutí. Poté je třeba bezodkladně zahájit postup podle odstavce 1 a pokud možno co nejdříve jej dokončit.