Článek 31.
Protokoly ze schůzí
Zasedání správní rady, bez ohledu na jejich druh, a usnesení přijatá na těchto zasedáních musí být zaprotokolována v knize zápisů, a to jak ve španělštině, tak v angličtině.
Zápisy se budou řídit těmito zásadami:
(a) Zápisy z každého zasedání budou obsahovat místo, datum a hodinu, kde a kdy se zasedání uskutečnilo, jména osob, které se zasedání zúčastnily, agendu, projednávané záležitosti a přijatá usnesení a u každého případu bude uveden výsledek hlasování.
(b) Členové, kteří se zasedání zúčastní, mají právo žádat, aby v zápisech bylo uvedeno zdůvodnění vyjádřených názorů i výsledky hlasování.
(c) Do 60 dnů po datu schůze rozešle sekretář předběžnou verzi zápisů (protokolů) členům, kteří se jí zúčastnili. Členové, kteří se zúčastnili, pak zase budou mít 30 dnů na to, aby sekretáři odeslali písemně své poznámky a připomínky.
(d) Jakmile sekretář zpracuje obdržené poznámky a připomínky, připraví definitivní návrh zápisu, který podepíše předseda a místopředseda správní řady. Definitivní zápis (protokol) bude předán všem členům správní rady včetně těch, kteří se zasedání nezúčastnili.
(e) Během následujícího zasedání správní rady bude tento text předložen správní radě ke schválení.