§ 1
Příjem dokumentů
(1) Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném (dále jen "podatelna"). Příjem datových zpráv se řídí zvláštním právním předpisem 1).
(2) Za doručený dokument podle odstavce 1 se považuje také dokument přijatý mimo podatelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně, pokud byl zaevidován podle § 2; evidence se provede bezodkladně po přijetí nebo vzniku takového dokumentu.
(3) Pokud se na příjem a na manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní právní předpisy 2), přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná evidence, jejíž náležitosti upraví určený původce ve spisovém a skartačním řádu. Evidenci dokumentů obsahujících utajované skutečnosti vede pověřená osoba určeného původce 3).
(4) Dokument, případně obálka dokumentu, se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jeho zaevidování se předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří se identifikátorem elektronické podatelny 4) a předá se k vyřízení.
(5) Podací razítko obsahuje vždy:
a) název určeného původce,
b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení,
c) číslo jednací,
d) počet listů a
e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů.
(6) Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, předá se adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, která mu byla takto doručena, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování a dále postupuje podle spisového a skartačního řádu určeného původce. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, postupuje se podle věty druhé obdobně.
(7) Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást,
a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována určenému původci do vlastních rukou,
b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla určenému původci doručena,
c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele, nebo
d) stanoví-li tak spisový a skartační řád určeného původce.
------------------------------------------------------------------
1) Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.
2) Například zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.
3) Zákon č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 137/2003 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti.
4) § 2 odst. 4 písm. b) vyhlášky č. 496/2004 Sb.