Implementační pravidla
Na základě Finančních dohod, které budou uzavřeny s vládami zemí, které jsou příjemci pomoci, lze projekty financované v rámci tohoto programu řídit v souladu s decentralizovaným implementačním systémem PHARE (DIS) dle potřeby každého projektu a v případech, kdy je příjemcem instituce jedné země.
Kromě uplatnění obecných pravidel pro decentralizovanou implementaci má být řádná pozornost věnována "novým pravidlům pro smlouvy v sektoru jaderná bezpečnost", která Komise přijala dne 6. září 2000, v rozsahu, v jakém jejich ustanovení výhradně neupravují centrálně implementované projekty ("Komise bude..."). Národní koordinátoři pomoci (NAC) ponesou celkovou odpovědnost za programování, monitorování a implementaci programu PHARE. Národní koordinátoři pomoci a Národní schvalující úředníci budou společně odpovědní za koordinaci mezi PHARE (včetně PHARE CBC), ISPA a SAPARD.
Národní fondy (NF) na příslušných ministerstvech financí nebo příslušných úřadech, v jejichž čele budou stát Národní schvalující úředníci (NAO), budou provádět dozor nad finančním řízením programu a budou odpovídat za podávání zpráv Evropské komisi, se zvláštním ohledem na specifické požadavky na zprávy a monitorování, které budou platit pro implementaci projektů jaderné bezpečnosti v rámci DIS. Národní schvalující úředníci (NAO) budou mít obecnou odpovědnost za finanční řízení fondů PHARE. NAO zajistí dodržování všech pravidel, předpisů a postupů PHARE pro výběrová řízení, podávání zpráv a finanční řízení a zajistí řádnou funkci výkaznictví a projektového informačního systému. NAO ponesou plnou odpovědnost za fondy PHARE v programu do uzavření programu.
Vhodnou finanční kontrolu implementace programu provádí příslušný Národní kontrolní úřad.
Národní fond (NF) v každé zemi je řízen takto:
Bulharsko - Ministerstvo financí
Česká republika - Ministerstvo financí
Estonsko - Ministerstvo financí
Maďarsko - Ministerstvo financí
Lotyšsko - Ministerstvo financí
Litva - Ministerstvo financí
Polsko - Ministerstvo financí
Rumunsko - Ministerstvo veřejných financí
Slovensko - Ministerstvo financí
Slovinsko - Ministerstvo financí
Komise bude převádět fondy Národnímu fondu v souladu s Memorandum o porozumění podepsaným mezi Komisí a příslušnými vládami většinou v prosinci 1998. Fondy budou převáděny na žádost ze strany NAO. Platba do výše 20 % fondů, která má podléhat místnímu řízení, bude převedena příslušnému Národnímu fondu po podpisu Finančního memoranda (FM) a finančních dohod (FD) mezi NF a implementačními agenturami (IA)/Centrální finanční a kontraktační jednotkou (CFCU). Kromě toho musí NAO předložit Komisi jmenování Schvalujících úředníků programu (PAO) a popis zavedeného systému, s vysvětlením toku informací mezi NF a IA/CFCU a způsobu, jakým bude plněna platební funkce.
Budou provedeny čtyři zálohové platby do výše 20 % fondů řízené lokálně (příjemcem) nebo bude vyplacen celý zůstatek rozpočtu, podle toho, která částka bude nižší. První platba bude provedena jakmile IA a CFCU vyplatí 10 % rozpočtu. Žádost o druhou platbu může být podána po vyplacení 30 % celkového platného rozpočtu. Hranicí pro třetí splátku je 50 % a pro čtvrtou splátku vyplacení 70 %. Pokud vedení Komise nevydá výslovný souhlas, nelze podávat žádosti o platby v případě, že celková výše fondů uložených v NF a IA přesáhne 10 % celkového rozpočtu platného pro daný závazek.
Výjimečně může NAO žádat o zálohu převyšující 20 % v souladu s postupy, které stanoví výše uvedené Memorandum o porozumění.
Za projekt bude odpovídat příslušná CFCU.
Příslušný NF převede finanční prostředky na IA, včetně centrální finanční a kontraktační jednotky (CFCU) v souladu s finančními dohodami (FD), podepsanými v případě, že je vhodné, mezi NF a IA/CFCU. Každá jednotlivá finanční dohoda bude předem schválena Evropskou komisí. V případě, kdy je sám NF platebním zástupcem CFCU/IA, nedojde k žádnému převodu prostředků z NF na CFCU/IA. V čele CFCU/IA musí stát Schvalující úředník programu (PAO), kterého jmenuje NAO po konzultaci s Národním koordinátorem pomoci. Schvalující úředník programu bude odpovídat za všechny operace prováděné příslušnou CFCU/IA.
NF otevřou a budou spravovat zvláštní bankovní účet denominovaný v EUR ve zvláštním účetním systému v centrální bance (nebo "v bance předem dohodnuté s Komisí"). Všechny bankovní účty budou zásadně úročeny. Úroky budou hlášeny Evropské komisi. Pokud o tom Komise na základě návrhu Národního schvalujícího úředníka rozhodne, lze úroky reinvestovat do programu. Stejné postupy budou platit pro všechny fondy převáděné z IA na CFCU.
Národní schvalující úředník a Schvalující úředník programu zajistí, aby byly všechny smlouvy vypracovány v souladu s postupy stanovenými Komisí. Všechny smlouvy musí být uzavřeny do 31. prosince 2004 a všechny platby musí být provedeny do 31. prosince 2005. Všechny fondy nevyužité do data ukončení platnosti programu budou vráceny Komisi.
U smluv, kde budou finanční prostředky ponechány po záruční dobu, která přesáhne konec období pro platby programu, bude celková částka finančních prostředků týkající se těchto smluv, určená dle kalkulace Schvalujícího úředníka programu a stanovená Komisí, vyplacena implementační agentuře/CFCU před oficiálním ukončením programu. IA/CFCU přebírá plnou odpovědnost za uložení finančních prostředků do data splatnosti konečné platby a za zajištění toho, že uvedené fondy budou využity pouze na platby týkající se retenčních doložek. IA/CFCU dále přebírá plnou odpovědnost vůči subdodavatelům za plnění povinností ohledně retenčních doložek. Narostlý úrok z uložených prostředků bude vyplacen Komisi po konečné platbě subdodavatelům. Finanční prostředky nevyplacené subdodavatelům po zúčtování konečných plateb budou vráceny Komisi. Národní schvalující úředník bude Komisi podávat roční přehled využití fondů uložených na záručních účtech (zejména plateb z nich provedených) a narostlých úroků.
Všechny ostatní specifikace stanoví rozhodnutí Komise o zřízení a prodloužení programu.
Pro vládu České republiky, která je smluvní stranou tohoto memoranda, platí tyto údaje o zúčastněných úřadech:
Národní fond: České ministerstvo financí
Implementační agentura: CFCU, Ministerstvo financí
p. Jan Slavíček
Letenská 15
CZ - 118 10 PRAHA 1
Tel.: +420-2-57044551
Fax: +420-2-57044550
E-mail: jan.slavicek@mfcr.cz
4. MONITORING A HODNOCENÍ
Byl založen Společný monitorovací výbor (JMC), jehož členy jsou NAO, NAC a Komise. JMC se schází nejméně jednou ročně, aby přezkoumal všechny programy financované v rámci PHARE a zhodnotil jejich pokrok směrem ke splnění cílů stanovených ve finančních memorandech a Přístupovém partnerství. JMC může doporučit změnu priorit a/nebo realokaci fondů Phare. Společnému monitorovacímu výboru pomáhají monitorovací podvýbory (MSC), které tvoří NAC, PAO z implementační agentury (případně CFCU) a odbory Komise. MSC bude podrobně projednávat pokrok v každém programu, včetně jeho složek a smluv, na základě pravidelných zpráv o monitoringu a hodnocení, které budou vypracovány za pomoci externích poradců (v souladu s ustanoveními příručky DIS), a bude podávat doporučení ohledně řízení a projektování a zajišťovat jejich provedení. Monitorovací podvýbor bude podávat zprávy společnému monitorovacímu výboru, kterému bude předávat celkové podrobné zprávy o všech programech financovaných v rámci PHARE.