b. Podrobný plán prací a harmonogram
Celková doba trvání celého úkolu je odhadována na 8 kalendářních měsíců, s vkladem zhruba 52 osobodnů.
Audit znamená plně finanční a systémový audit každé cílové instituce.
Pro každou instituci se audit zaměří zejména na tyto oblasti, které představují hlavní oblasti pro EDIS:
- řídící struktura a organizace a zejména:
- závazek NAO nést plnou odpovědnost za fondy ISPA
- existence jasných a přiměřených organizačních schémat
- pomocí písemných dohod jasně definované delegace pravomocí (zejména finanční dohody mezi NAO a IA a dohody mezi IA a konečnými příjemci)
- pracovníci (statut, pravomoci, přiměřený počet, úkoly a odpovědnosti definované písemně, školicí programy
- oddělení funkcí: žádný úředník nemůže mít nikdy odpovědnost za jakýkoli projekt pro více než jednu z pravomocí pro schvalování plateb, platby a účetnictví; každý úkol musí být vždy prováděn pod dozorem druhého úředníka a musí existovat důkazy o přezkumu práce
- existence písemného řízení
- musí existovat podrobné manuály vysvětlující postupy a identifikující podpůrnou dokumentaci:
- pro nabídková řízení a uzavírání smluv
- pro příjem, záznam a zpracování nároků (od dodavatelů, od IA pro NF, od NF pro EK)
- musí existovat podrobný kontrolní formulář pro kontroly záloh
- nabídková a kontraktační řízení: pravidla by měla být v souladu s pravidly uvedenými v Praktické příručce Komise pro PHARE, ISPA a SAPARD - kontraktační postupy (pravidla pro inzerci, nabídková řízení, technické hodnocení, účast a udělování smluv). Zvláštní pozornost by měla být věnována nabídkovým řízením, s přihlédnutím k čl. 108 odst. 2, hlava IX finančního nařízení ze dne 21. 12. 1977 (základ čl. 12 odst. 2 nařízení Rady 1266/99). Předběžné kontroly dokumentace nabídek a smluv by měly být podrobně analyzovány (tato funkce předběžného schvalování může být delegována na nezávislý orgán);
- monitoring implementace projektů: existence vhodného systému pro hlášení pokroku v každém projektu podle definovaných ukazatelů (fyzické i finanční ukazatele). Výkaznický systém musí sdílet NF a IA a musí být kontrolován proti účtům;
- řízení a kontrola fondů: audit by měl zejména prověřit systém bankovních účtů a povolovacích řízení, koordinace ISPA a fondů spolufinancování, systém dvojího podpisu, kontroly záloh, platby, kontrolní postupy a nakládání s úroky. Povolování plateb musí být prováděno na základě podrobných kontrolních ověřovacích formulářů, mimo jiné ohledně oprávněnosti, úplnosti a správnosti podpůrných dokumentů, data příjmu, shody faktur se smlouvami a s certifikacemi ze strany kontrolního orgánu nezávislého na dodavateli, ohledně identity žadatele a fyzické kontroly;
- účetní postupy a registrační systém a historie pro audit: účetní systém musí být založen na závazcích a uvádět pro každý jednotlivý projekt celkové náklady, budoucí výdaje, platby a zůstatek. Musí existovat kontrolní postupy k zajištění úplnosti, přesnosti a existence účtů. Musí být používán přesný převodní kurz eura. Musí být vedena složka projektu s veškerou dokumentací pro audit projektu (historie);
- IT zpracování a bezpečnost výpočetní techniky: pokud je používán počítač, bude přístup k počítačovému systému chráněn a kontrolován, tak aby:
- byly veškeré údaje zadávané do systému řádně ověřeny (chyby budou zjištěny a opraveny)
- žádné údaje nemohly zadat, změnit nebo ověřit jiné osoby nežli oprávnění úředníci s přidělenými hesly;
- aby bylo jméno každého úředníka, který zadává nebo mění údaje či programy, zaznamenáno v operačním deníku. Hesla budou měněna pravidelně, aby se předešlo zneužití. Počítačové systémy budou chráněny před neoprávněným přístupem pomocí fyzických kontrol a data budou chráněna kopiemi uloženými na zvláštních chráněném místě. Zadávání dat bude kontrolováno logickými kontrolami zaměřenými na zjištění rozporných nebo zvláštních údajů.
- interní audit a externí audit: musí existovat interní audit, jehož cílem je zajistit, aby systém vnitřní kontroly řízení projektů ISPA pracoval efektivně. Vnitřní audit může provádět NF a IA nebo centrální kontrolní orgán či všechny tyto subjekty. V každém případě by měl být vnitřní audit nezávislý na řídících funkcích. Vnitřní audit bude prováděn v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy. Bude existovat centrální orgán pro harmonizaci, podporu a hodnocení práce provedené týmy vnitřního auditu na každém ministerstvu/orgánu;
- kontroly na místě;
- prevence a řešení nesrovnalostí podle přílohy III finančního memoranda.
Ohledně souladu národní legislativy pro veřejné zakázky se směrnicemi Společenství budou auditoři vycházet výhradně ze zpráv hodnocení tohoto souladu ze strany GŘ pro vnitřní trh, pravidelných zpráv Komise nebo jiných později definovaných zdrojů. Není nutné provádět přímé hodnocení textů právních předpisů.
Podrobnější informace budou uvedeny o oblastech, které mají projít auditem na počátku úkolu.
- Výše uvedené oblasti budou předmětem auditu a další implementace doporučení ke zlepšení (4 - 8 expertů obeznámených s postupy Společenství) v určených institucích:
(i) Národní fond a
(ii) implementační agentury spolu s pracovníky SAO.
- V první fázi poskytnou NF a IA své vlastní hodnocení a následně smluvně sjednaní externí auditoři přezkoumají zjištění těchto vlastních hodnocení, provedou analýzy stávající situace ve čtyřech hlavních institucích (NF, IA) v každé z hlavních funkcí/oblastí, které jsou považovány za významné pro EDIS. Na konci této fáze budou auditoři schopni podat zprávu o nedostatcích a doporučení k implementaci; po této zprávě budou určeny hlavní oblasti, ke kterým budou poradci/experti přizváni na podporu implementace. Práce externích auditorů bude dokončena ve 2 - 3 týdnech.
- Až poté, co auditoři dokončí výše uvedený krok (přezkum vlastního hodnocení institucí, analýza a definice doporučení k implementaci), budou schopni předat informace NAO k formulaci připomínek a doporučení, včetně návrhu vymezení kompetencí pro fázi 2, po němž budou určení experti připraveni podporovat implementaci; to proběhne v 1 - 2 týdnech pro přenos informací a schůzky. Celková doba trvání práce auditorů ve fázi 1 se odhaduje na 3 - 5 týdnů, se vstupem 148 člověkodnů.
- Ve druhé fázi zahájí experti ES spolu s národními úředníky implementační práce na určených hlavních oblastech pro čtyři hlavní struktury; opět po jednotlivých strukturách nebo funkcích, v průměru asi 35 člověkodnů pro každou strukturu/funkci, podle výsledného výkonu, 8 jmenovaných expertů). Bude následovat závěrečná zpráva o stavu implementace.
- Jakmile jmenovaní experti dokončí asistenci, měli by předat výsledky Národnímu schvalujícímu úředníkovi ke schválení. NAO po potvrzení rozešle zprávy všem zúčastněným subjektům. V případě potřeby budou organizována setkání odborů Komise, jmenovaných expertů a příslušných institucí, případně lze rozhodnout o změnách nebo dodatečných akcích.
- Celková doba trvání práce expertů ve fázi 2 se odhaduje na 10 - 12 týdnů, se vstupem 150 osobodnů.
- Třetí fáze: hodnocení splnění požadavků u výsledků pro NAO ze strany externích auditorů. Bude následovat formální žádost Evropské komisi o EDIS.
- Celková doba trvání práce expertů ve fázi 3 se odhaduje na 4 - 5 týdnů, se vstupem 216 osobodnů.
- Rozpis doby trvání a vstupů ve fázích 2 a 3 uvedený výše je indikativní a může být změněn podle výsledků fáze 1.