3.1 Implementace
Program bude řízen v souladu s postupy decentralizovaného implementačního systému Phare (DIS). Národní koordinátor pomoci (NAC) bude mít celkovou odpovědnost za tvorbu, monitorování a implementaci programů Phare.
Národní fond (NF) na příslušném ministerstvu (dle tabulky níže), v čele s Národním schvalujícím úředníkem (NAO), bude provádět dozor nad finančním řízením programu a bude odpovědný za podávání zpráv Evropské komisi. Vhodnou finanční kontrolu ohledně implementace programu provádí příslušný národní kontrolní úřad.
Národní fond (NF) pro každou zemi:
1. Bulharsko - ministerstvo financí
2. Česká republika - ministerstvo financí
3. Estonsko - ministerstvo financí
4. Maďarsko - Státní pokladna
5. Lotyšsko - ministerstvo financí
6. Litva - ministerstvo financí
7. Polsko - ministerstvo financí
8. Slovensko - ministerstvo financí
9. Slovinsko - ministerstvo financí
Komise bude převádět fondy na NF v souladu s memorandem o porozumění podepsaným mezi Komisí a příslušnou zemí. Fondy budou převáděny po žádosti ze strany NAO. Platba do výše 20 % fondů, která má podléhat místnímu řízení, bude převedena na NF po podpisu finančního memoranda a finančních dohod (FA) mezi NF a implementační agenturou. Musí být rovněž splněna ustanovení v článcích 2 a 13 memoranda o NF. Kromě toho musí NAO předložit Komisi jmenování programových schvalujících úředníků (PAO) a popis zavedeného systému, s vysvětlením toku informací mezi NF a implementační agenturou a způsobu, jakým bude plněna platební funkce.
Budou provedeny čtyři místně řízené příděly do výše 20 % fondů nebo vyplacen celý zůstatek rozpočtu, podle toho, která částka bude nižší. První platba bude provedena, jakmile implementační agentura vyplatí 10 % rozpočtu. Žádost o druhou platbu může být podána po vyplacení 30 % celkového platného rozpočtu. Hranicí pro třetí splátku je 50 % a pro čtvrtou splátku vyplacení 70 %. Pokud vedení Komise nevydá výslovný souhlas, nelze podávat žádosti o platby v případě, že celková výše fondů uložených u NF a implementační agentury přesáhne 10 % celkového rozpočtu platného pro daný závazek. Výjimečně může NAO žádat o zálohu převyšující 20 % v souladu s postupy, které stanoví výše uvedené memorandum o porozumění.
Národní fond převede finanční prostředky na určenou implementační agenturu v každé zemi v souladu s finančními dohodami (FA), podepsanými mezi NF a implementační agenturou (IA). Každá jednotlivá finanční dohoda (FA) bude předem schválena Evropskou komisí. V případě, kdy je sám NF platebním zástupcem implementační agentury, nedojde k žádnému převodu prostředků z NF na implementační agenturu. Implementační agenturu musí vést Programový schvalující úředník (PAO), kterého jmenuje Národní schvalující úředník (NAO) po konzultaci s Národním koordinátorem pomoci (NAC). Programový schvalující úředník (PAO) bude odpovídat za všechny operace prováděné příslušnou implementační agenturou.
NF otevře a bude spravovat zvláštní bankovní účet denominovaný v EUR, ve zvláštním účetním systému v centrální bance. Všechny bankovní účty budou zásadně úročeny. Úroky budou hlášeny Evropské komisi. Pokud o tom Komise na základě návrhu Národního schvalujícího úředníka rozhodne, lze úroky reinvestovat do programu. Stejné postupy budou platit pro všechny fondy převáděné na implementační agenturu.
NAO a PAO zajistí soulad veřejných nabídkových řízení a uzavírání smluv s postupy stanovenými v manuálu DIS.
Všechny smlouvy musí být uzavřeny do 30. 11. 2002. Všechny platby musí být provedeny do 30. 11. 2003.
Všechny finanční prostředky nevyužité do data ukončení programu budou vráceny Komisi.
U smluv, kde budou finanční prostředky ponechány po záruční dobu, která přesáhne konec období pro platby programu, bude celková částka finančních prostředků týkající se těchto smluv, určená dle kalkulace programového schvalujícího úředníka a stanovená Komisí, vyplacena implementační agentuře před oficiálním ukončením programu. Implementační agentura přebírá plnou odpovědnost za uložení finančních prostředků do data splatnosti konečné platby a za zajištění toho, že uvedené fondy budou využity pouze na platby týkající se retenčních doložek. Implementační agentura dále přebírá plnou odpovědnost vůči subdodavatelům za plnění povinností ohledně retenčních doložek. Narostlý úrok z uložených prostředků bude vyplacen Komisi po konečné platbě subdodavatelům. Finanční prostředky nevyplacené subdodavatelům po zúčtování konečných plateb budou vráceny Komisi. Národní schvalující úředník bude Komisi podávat roční přehled využití fondů uložených na záručních účtech (zejména plateb z nich provedených) a narostlých úroků.