Zajištění implementace
Program bude implementován prostřednictvím Decentralizovaného Implementačního Systému. Implementační orgán bude vybrán jedním z těchto dvou alternativních mechanismů:
a) Centrální finanční a kontraktační jednotka (CFCU) zorganizuje veřejné nabídkové řízení (v Bulharsku, Estonsku, Maďarsku, Lotyšsku, Polsku a Slovinsku) nebo
b) implementačním orgánem bude přímo jmenována nadace pro rozvoj občanské společnosti nebo rovnocenná organizace (v České republice, Litvě, Rumunsku a Slovenské republice).
Pokud bude existovat implementační systém národního programu Phare pro občanskou společnost, měla by se implementace ACCESS řídit pokud možno stejným mechanismem. Národní koordinátor pomoci (NAC) bude mít celkovou odpovědnost za tvorbu, monitorování a implementaci programů Phare.
Pro účely tohoto programu lze ustavit zvláštní řídící výbor aby
a) přijímal klíčová strategická rozhodnutí o programu (dle definice v článcích 5.3 a 5.4) a
b) dohlížel nad implementací programu.
Výbor by měl zahrnovat zástupce hlavních zúčastněných subjektů, zejména NAC, vedoucího Delegace a zástupce občanské společnosti.
Národní fond (NF) na ministerstvu financí v čele s národním schvalujícím úředníkem (NAO) bude provádět dozor nad finančním řízením programu a bude odpovědný za podávání zpráv Evropské komisi. Vhodnou finanční kontrolu ohledně implementace programu provádí příslušný národní kontrolní úřad.
Komise bude převádět fondy na NF v souladu s Memorandem o porozumění podepsaným mezi Komisí a Českou republikou dne 12. října 1998. Fondy budou převáděny na žádost NAO. Platba do výše 20 % fondů, která má podléhat místnímu řízení, bude převedena na NF po podpisu finančního memoranda a finančních dohod (FA) mezi NF a implementačními agenturami (IA)/Centrální finanční a kontraktační jednotkou (CFCU). Musí být rovněž splněna ustanovení v článcích 2 a 13 memoranda o NF. Kromě toho musí NAO předložit Komisi jmenování programových schvalujících úředníků a popis zavedeného systému, s vysvětlením toku informací mezi NF a IA/CFCU a způsobu, jakým bude plněna platební funkce.
Budou provedeny čtyři zálohové platby do výše 20 % fondů řízené lokálně (příjemcem) nebo vyplacen celý zůstatek rozpočtu, podle toho, která částka bude nižší. První platba bude provedena jakmile IA/CFCU vyplatí 10 % rozpočtu. Žádost o druhou platbu může být podána po vyplacení 30 % celkového rozpočtu. Hranicí pro třetí splátku je 50 % a pro čtvrtou splátku vyplacení 70 %. Pokud vedení Komise nevydá výslovný souhlas, nelze podávat žádosti o platby v případě, že celková výše fondů uložených u NF a IA přesáhne 10 % celkového rozpočtu platného pro daný závazek. Výjimečně může NAO žádat o zálohu převyšující 20 % v souladu s postupy, které stanoví výše uvedené memorandum o porozumění.
Národní fond převede finanční prostředky na IA/CFCU v souladu s finanční dohodou (FA), podepsanou mezi NF a IA/CFCU. Každá jednotlivá finanční dohoda bude předem schválena Evropskou komisí. V případě, kdy je sám NF platebním zástupcem IA/CFCU, nedojde k žádnému převodu prostředků z NF na IA/CFCU. CFCU a IA musí vést programoví schvalující úředníci (PAO), které jmenuje Národní schvalující úředník po konzultaci s Národním koordinátorem pomoci (NAC). Programový schvalující úředník bude odpovídat za všechny operace prováděné příslušnou IA/CFCU.
NF otevře a bude spravovat zvláštní úročený bankovní účet denominovaný v EUR, ve zvláštním účetním systému v centrální bance. Úroky budou hlášeny Evropské komisi. Pokud o tom Komise na základě návrhu Národního schvalujícího úředníka rozhodne, lze úroky reinvestovat do programu. Stejné postupy budou platit pro všechny fondy převáděné na IA nebo CFCU.
Národní schvalující úředník a Programový schvalující úředník zajistí, aby byly všechny smlouvy vypracovány v souladu s postupy stanovenými v příručce DIS. Všechny projekty budou v částce vyšší než 2 miliony EUR, kromě projektů obsahujících budování institucí, kde lze smlouvy na služby a dodávky uzavírat na nižší částky.
Všechny smlouvy musí být uzavřeny do 30. listopadu 2002. Všechny platby musí být provedeny do 30. listopadu 2003.
Všechny finanční prostředky nevyužité do data ukončení programu budou vráceny Komisi.
U smluv, kde budou finanční prostředky ponechány po záruční dobu, která přesáhne konec období pro platby programu, bude celková částka finančních prostředků týkající se těchto smluv, určená dle kalkulace Programového schvalujícího úředníka a stanovená Komisí, vyplacena implementační agentuře/CFCU před oficiálním ukončením programu. IA/CFCU přebírá plnou odpovědnost za uložení finančních prostředků do data splatnosti konečné platby a za zajištění toho, že uvedené fondy budou využity pouze na platby týkající se retenčních doložek. IA/CFCU dále přebírá plnou odpovědnost vůči subdodavatelům za plnění povinností ohledně retenčních doložek. Narostlý úrok z uložených prostředků bude vyplacen Komisi po konečné platbě subdodavatelům. Finanční prostředky nevyplacené subdodavatelům po zúčtování konečných plateb budou vráceny Komisi. Národní schvalující úředník bude Komisi podávat roční přehled využití fondů uložených na záručních účtech (zejména plateb z nich provedených) a narostlých úroků.