Článek 4
Úkoly Kompetentního orgánu
1. Před akreditací Agentury SAPARD Česká republika zajistí, aby se Kompetentní orgán ujistil, že organizační uspořádání administrativní, účetní, platební a vnitřní kontroly v rámci této Agentury zaručuje:
(a) ověření přijatelnosti nároků a souladu s touto dohodou před chválením platby;
(b) uskutečnění závazků a plateb a jejich správné a úplné zaznamenání v účetnictví;
(c) předložení nezbytných dokumentů v požadovaném termínu a formě;
(d) ověření přijatelnosti žádostí a souladu s touto dohodou před podepsáním smluv s příjemci a přijetím závazků.
Agentura SAPARD uchovává dokumenty odůvodňující provedení plateb a dokumenty týkající se provádění předepsaných správních a fyzických kontrol. Pokud příslušné dokumenty uchovávají orgány odpovědné za schvalování výdajů, musí tyto orgány podávat Agentuře SAPARD zprávy o počtu provedených kontrol, jejich obsahu a opatření přijetých v návaznosti na výsledky těchto kontrol.
2. Česká republika zajistí, aby rozhodnutí Kompetentního orgánu o akreditaci Agentury SAPARD bylo přijato na základě šetření postupů a struktur organizačního uspořádání uvedeného v odstavci 1. Toto šetření se týká především opatření přijatých k ochraně zájmů Společenství ve vztahu k transakcím financovaným Programem, s přihlédnutím k článku 5 a článku 14 tohoto oddílu, a zejména:
(a) provádění plateb,
(b) ochrany finančních prostředků,
(c) zabezpečení počítačových systémů,
(d) vedení účetních záznamů,
(e) rozdělení povinností a přiměřenosti vnitřních a vnějších kontrol,
(f) záruk, jež je třeba získat,
(g) částek, jež je třeba vybrat,
(h) výběru projektů, soutěží, uzavírání smluv, a
(i) dodržování pravidel pro zadávání zakázek.
3. Šetření uvedené v odstavci 2 se provádí v souladu s mezinárodně přijatými auditními standardy.
Kompetentní orgán může pověřit prováděním šetření jiné orgány. Ve všech případech nese jménem České republiky celkovou odpovědnost Národní schvalující úředník.
4. Akreditaci je možno udělit dočasně, před provedením jakýchkoli nezbytných změn v administrativním a účetním uspořádání, na dobu stanovenou podle závažnosti problému. V případech, kdy se předpokládá udělení dočasné akreditace, musí být uspokojivým způsobem splněn článek 5 a článek 14 tohoto oddílu, zejména následující kritéria:
(i) písemné postupy;
(ii) rozdělení povinností,
(iii) schválení před zahájením projektu a kontrola před provedením platby.
(iv) platební postupy,
(v) účetní postupy,
(vi) počítačové zabezpečení,
(vii) vnitřní audit a případně ustanovení o veřejném zadávání zakázek.
5. Kompetentní orgán zajistí, aby účetní systém Agentury SAPARD splňoval mezinárodně přijaté účetní standardy.
6. Pokud dojde Kompetentní orgán k závěru, že Agentura SAPARD, u níž bylo provedeno šetření, splňuje všechny příslušné požadavky, pokračuje v procesu udělování akreditace. V opačném případě vydá Agentuře SAPARD pokyny týkající se administrativního a účetního uspořádání a zejména jakýchkoli podmínek, které má Agentura splnit před udělením akreditace.
7. Národní schvalující úředník sdělí Komisi následující podrobnosti o Agentuře SAPARD akreditované k plnění úkolů stanovených v článku 5:
(a) název a statut Agentury SAPARD;
(b) administrativní a účetní podmínky a podmínky vnitřní kontroly, za kterých jsou poskytovány platby související s realizací Programu;
(c) vlastní akreditace, která sestává z písemného potvrzení, že orgán splňuje kriteria pro akreditaci, a případného stanovení pokynů k provedení změn a stanovení příslušné lhůty;
(d) informace o:
(i) určené odpovědnosti,
(ii) rozdělení odpovědnosti mezi jednotlivá oddělení,
(iii) jejím vztahu s jinými orgány, soukromými či veřejnými, které mají rovněž odpovědnost za provádění opatření, v rámci kterých se hradí výdaje podle Programu,
(iv) postupech přijímání, ověřování a ověřování nároků příjemců a postupech schvalování výdajů, jejich hrazení a účtování,
(v) ustanoveních pro vnitřní audit.
Národní schvalující úředník informuje předem Komisi o jakýchkoli navrhovaných změnách těchto náležitostí, a to před jejich realizací.
8. Česká republika zajistí, aby Kompetentní orgán monitoroval akreditaci a neprodleně akreditaci odebral, pokud provoz Agentury SAPARD nesplňuje jakékoli kritérium stanovené v odstavci 4, body (i) až (vii). Národní schvalující úředník o tom neprodleně informuje Komisi.