Článek 14
Funkce a kritéria pro akreditaci Agentury SAPARD
Česká republika zajistí, aby Agentura SAPARD splňovala následující funkce a kritéria:
1. FUNKCE
1.1. Schvalování závazků a plateb: cílem této funkce je stanovit částku, která bude vyplacena žadateli nebo jeho zplnomocněnci v souladu s touto dohodou, zejména s ohledem na přijatelnost žádostí o schválení a nároků na platby, splnění závazků přijatých v souvislosti se schvalováním projektů, podáváním nabídek a uzavíráním smluv a ověřování provedených prací či dodaných služeb.
1.2. Provádění plateb: cílem této funkce je udílení pokynů bankám Agentury nebo případně vládnímu platebnímu úřadu k vyplacení schválených částek žadatelům (nebo jejich zplnomocněncům).
1.3. Účtování závazků a plateb: cílem této funkce je zaznamenávat závazky a platby ve zvláštních účetních knihách Agentury určených pro výdaje SAPARD, které budou obvykle mít formu elektronického systému zpracování dat, a připravovat pravidelné souhrny výdajů, včetně pravidelných a ročních výkazů pro Komisi. V účetních knihách se zaznamenávají i podrobnosti o dluzích, jež mají být vymáhány.
1.4. Kontrola: cílem této funkce je ověřit skutečnosti, z nichž vycházejí žádosti a nároky s cílem přezkoumat jejich soulad s touto dohodou a smluvními podmínkami závazku mezi Agenturou SAPARD a příjemcem. Kontrola v daných případech zahrnuje kontroly prováděné před výběrem projektu, přeměření parametrů, kontroly množství a jakosti dodávaného zboží či služeb, analýzu nebo kontrolu vzorků, kontroly před provedením platby a jakákoli zvláštní ustanovení pro realizaci této dohody v souvislosti s přijatelností výdajů. Ke zjištění přijatelnosti zahrnují kontroly v daných případech šetření technické povahy, které může zahrnovat ekonomická finanční hodnocení a kontroly specifické zemědělské, technické či vědecké povahy.
1.5. Podávání zpráv: cílem této funkce je zajistit, aby byly zprávy o provádění jednotlivých projektů a opatření podávány způsobem, který pomůže zajistit efektivní a účinnou realizaci opatření.
2. KRITÉRIA
2.1. Administrativní struktura Agentury SAPARD zajistí oddělení tří funkcí: schvalování, realizace a účtování. Každá z těchto funkcí je úkolem zvláštní nižší administrativní jednotky, jejíž povinnosti stanoví organizační schéma.
2.2. Agentura SAPARD stanoví následující postupy nebo takové postupy, které dávají rovnocenné záruky:
2.2.1. Agentura SAPARD stanoví podrobné písemné postupy pro přijímání, zaznamenávání a zpracovávání žádostí o schválení projektů, nároků, faktur a podkladů a kontrolních zpráv, včetně popisu všech dokumentů, jež se mají použít.
Tyto postupy zajistí, aby byly vyřizovány pouze takové nároky na platbu nebo vybrány takové projekty, které splňují kritéria pro výběr projektů, a zajistí vedení projektové složky s veškerou příslušnou dokumentací pro účely auditu projektu.
2.2.2. Povinnosti budou rozděleny tak, aby žádný úředník v žádném okamžiku nenesl u žádného projektu zodpovědnost za více než jeden z následujících úkolů: schválení projektu, schválení plateb, výplata nebo účtování částek. Na práci každého úředník provádějícího jeden z těchto úkolů dohlíží jiný úředník. Úkoly každého úředníka se definují písemně a určí se finanční limity jejich oprávnění. Personál projde příslušným školením a personál v citlivých funkcích podléhá rotaci nebo zvýšenému dohledu.
2.2.3. Každý úředník odpovědný za schvalování má k dispozici podrobný kontrolní seznam uvádějící veškeré ověřovací úkony, jež je třeba provést, a v podkladech každého nároku potvrdí, že byly tyto kontroly provedeny. Toto potvrzení je možno provést elektronicky na základě kontrolních požadavků stanovených v bodu 2. 2. 6.
Doloží se, že práce byla přezkoumána pracovníkem vyšší úrovně. Analýzu, hodnocení a schválení projektů je nutno dokládat písemně. Analýza projektu se řídí zásadami správného finančního řízení.
2.2.4. Žádosti či nároky se schválí pouze po provedení kontrol, jež postačují k ověření, že tyto žádosti či nároky odpovídají této dohodě. Mezi takové kontroly patří úkony požadované ustanoveními, jimiž se řídí specifické opatření, v jehož rámci je pomoc požadována, a úkony nezbytné k zamezení a odhalení podvodů a nesrovnalostí se zvláštním ohledem na hrozící rizika.
V rámci funkce schvalování se žádosti podrobí kontrole zahrnující zjištění plnění podmínek a ustanovení, způsobilost, úplnost dokumentů, správnost podkladů a datum přijetí.
Všechny kontroly, jež je třeba provést, jsou uvedeny na kontrolním seznamu a jejich provedení se potvrzuje pro každou žádost a nárok, nebo pro každý soubor žádostí nebo nároků.
U dodávaných služeb či zboží kontrola sestává z:
- kontroly dokumentů: s cílem zajistit, aby údaje o množství, jakosti a ceně zboží či služeb uvedených na faktuře odpovídaly v objednávce;
- fyzické kontroly: s cílem zajistit, aby množství a jakost zboží či služeb odpovídaly údajům uvedeným na faktuře či ve formuláři nároku.
Tuto kontrolu služeb nebo zboží lze provádět i průběžně během dodávek, tj. při poskytování první nebo prozatímních plateb.
2.2.5. Stanovené postupy by měly zajistit, aby se platba poskytla pouze žadateli na jeho bankovní účet nebo jeho zplnomocněnci. Platbu provede banka Agentury nebo případně vládní platební úřad, nebo se zašle šek, a to zásadně do 3 pracovních dnů od data zapsání na vrub SAPARD EURo účtu. Veškeré platby, u nichž nedojde k převodu finančních prostředků, se připíší zpět SAPARD EURo účet do 3 pracovních dnů od oznámení o neuskutečnění převodu.
Částky pocházející ze šeků, jež nejsou proplaceny v době jejich platnosti, se připíší na SAPARD EURo účet do 3 pracovních dnů od oznámení o jejich neproplacení.
Žádné platby se neprovádí v hotovosti. Souhlas schvalujícího úředníka a dohlížejícího úředníka je možno udělit elektronicky za předpokladu, že je zajištěna příslušná úroveň zabezpečení a že se identita signatáře uloží v elektronických záznamech.
2.2.6. V případech zpracovávání žádostí, nároků či faktur s využitím počítačového systému se přístup k počítačovému systému chrání a kontroluje tak, aby:
(a) všechny informace vkládané do systému byly řádně ověřeny, s cílem zajistit odhalení a opravu vstupních chyb, a aby tyto informace byly podrobeny logické kontrole k odhalení neúplných nebo mimořádných údajů,
(b) žádné údaje nemohl vkládat, měnit ani ověřovat nikdo jiný než oprávnění úředníci, jimž byla přidělena individuální hesla ,
(c) identita každého úředníka, který vkládá či mění data nebo programy, byla zaznamenána v provozním deníku,
(d) se hesla pravidelně měnila s cílem zabránit zneužití,
(e) změny hardwaru a softwaru byly před jejich realizací testovány a schváleny a podléhaly změnám v řídících postupech,
(f) počítačového systémy byly chráněny před neoprávněným přístupem prostřednictvím fyzických kontrol a aby data byla zálohována na kopiích uložených na zvláštním, zabezpečeném místě,
(g) veškerá vkládána data podléhala logické kontrole směřující k odhalení neúplných nebo mimořádných údajů.
Na základě schválené strategie pro informační a komunikační technologie se vytvoří komplexní politika zabezpečení informačních technologií k zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti dat.
2.2.7. Stanovené postupy zajistí, aby byly včas zaznamenávány změny v úrovni pomoci či podmínkách pro přiznání pomoci a aby byly ve vhodném čase aktualizovány pokyny, databáze a kontrolní seznamy.
2.3. Schvalovací a kontrolní funkcí nebo jejich částí je možno pověřit jiné orgány, za předpokladu splnění následujících podmínek:
2.3.1. Úkoly a povinnosti těchto jiných orgánů, zejména v oblasti kontroly a ověřování souladu s touto dohodou, jsou jasně definovány.
2.3.2. Tyto orgány mají účinné systémy zajišťující uspokojivé plnění jejich povinností.
2.3.3. Tyto orgány agentuře potvrdí, že skutečně plní svoje povinnosti, a popíší použité prostředky.
2.3.4. Agentura SAPARD bude pravidelně a včas informována o výsledcích prováděných kontrol tak, aby bylo vždy možno vzít v úvahu přiměřenost těchto kontrol před schválením nebo splněním nároku či zaplacením faktury. Provedená práce se podrobně popíše ve zprávě přiložené ke každé žádosti a nároku, každému souboru žádostí a nároků nebo případně ve zprávě za jeden rok. Ke zprávě se přiloží potvrzení o přijatelnosti schválených žádostí a nároků a o povaze, rozsahu a omezení provedené práce. Ve zprávě se označí provedené fyzické a administrativní kontroly, definovaná metoda, výsledky všech kontrol a opatření přijatá ohledně ohlášených nedostatků a nesrovnalostí. Podklady předložené Agentuře musí zaručovat, že byly provedeny všechny požadované kontroly přijatelnosti nároků nebo faktur schválených k úhradě.
2.3.5. Agentura SAPARD se musí před schválením projektu a přiznáním pomoci ujistit, že se tyto jiné orgány řídily postupy, jež odpovídají kritériím stanoveným v tomto článku.
2.3.6. Jasně se určí a zaznamenají kritéria pro posuzování žádostí a pořadí jejich důležitosti.
2.3.7. V případech, kdy si jiné orgány ponechávají dokumenty se schválených nároků, přislíbených výdajů a provedených kontrol, stanoví tyto orgány i Agentura postupy zajišťující zaznamenání míst uložení všech takových dokumentů týkajících se určitých plateb poskytnutých Agenturou a aby byly tyto dokumenty k dispozici k nahlédnutí v kancelářích Agentury na žádost osob a orgánů, jež by obvykle měly právo do takovýchto dokumentů nahlížet, včetně:
(i) pracovníků Agentury, kteří nárok vyřizují,
(ii) vnitřní auditní služby Agentury,
(iii) Certifikačního orgánu, který potvrzuje roční výkazy Agentury,
(iv) oprávněných zmocněnců nebo zástupců Společenství.
2.3.8. Mezi Agenturou SAPARD a orgány, jež jsou pověřeny výkonem funkcí Agentury SAPARD, se uzavřou písemné smlouvy. Tyto smlouvy musí jasně určovat funkce, které má pověřený orgán vykonávat a druh podkladů a zpráv, jež mají být agentuře SAPARD zasílány v určených lhůtách. Celý systém, včetně funkcí delegovaných na jiné orgány, by měl být stanoven v organizačním schématu.
Smlouva by měla upravit přístup oprávněných zmocněnců nebo zástupců Společenství k informacím v držení těchto pověřených orgánů a zkoumání žádostí těmito úředníky včetně kontrol projektů a příjemců pomoci.
2.4. Účetní postupy zajistí, aby výkazy výdajů předkládané Komisi byly úplné, přesné a včasné a aby byly odhaleny a odstraněny veškeré chyby nebo opominutí, zejména prostřednictvím kontrol a srovnání prováděných nejméně jednou za tři měsíce. Pro každou položku zanesenou do účetnictví se uvádí plný revizní záznam.
Účetní postupy Agentury SAPARD zajistím aby byl účetní systém schopen poskytovat přehled o celkových nákladech, přislíbených výdajích, částečných platbách a zůstatkových platbách, a to v EUR i v národní měně, pro každou regionální kancelář, a pro každý projekt, smlouvu nebo opatření a sub-opatření. Stanoví se lhůty pro zrušení příslibu v případě, kdy práce nejsou dokončeny podle odsouhlaseného rozvrhu. Takové zrušení příslibu se odpovídajícím způsobem zaznamená v účetním systému.
2.5. Agentura SAPARD zajistí existenci služby pro vnitřní audit nebo jí odpovídající služby, s cílem zajistit efektivní fungování systému vnitřní kontroly Agentury. Služba pro vnitřní audit je nezávislí na ostatních odděleních Agentury a podává zprávy přímo nejvyššímu vedení Agentury. Služba pro vnitřní audit ověřuje, zda jsou postupy přijaté Agenturou přiměřené pro zajišťování ověření souladu s touto dohodou a zda je účtování přesné, úplné a včasné.
Ověřování se může omezit na vybrané opatření a sub - opatření a na vzorky transakcí, za předpokladu, že auditní plán zajistí pokrytí všech důležitých oblastí, včetně oddělení a orgánů odpovědných za schvalování a těch oddělení a orgánů, jež byly pověřeny výkonem funkcí, za období nepřesahující tři roky. Služba pro vnitřní audit postupuje podle mezinárodně přijatých auditních norem, svou práci zaznamenává v pracovních dokumentech a výsledky předkládá v podobě zpráv a doporučení určených nejvyššímu vedení Agentury. Auditní plány a zprávy se poskytují Certifikačnímu orgánu a řádně oprávněným zmocněncům nebo zástupcům Společenství k provedení finančního auditu a výlučně pro účely hodnocení efektivity funkce interního auditu.
2.6 Pravidla pro zadávání zakázek na služby, práce a dodávky v České republice musí být transparentní, nediskriminační a nesmí být příčinou střetů zájmů. Musí být v souladu s pravidly uvedenými v příručce Komise nazvané "Smlouvy o službách, dodávkách a dílech uzavírané v rámci spolupráce Společenství se třetími zeměmi" 5). Neuplatní se však požadavek na předběžné schválení ze strany Komise uvedený v této příručce. Obstarávané služby, díla a dodávky musí pocházet ze Společenství nebo ze zemí uvedených v bodu 8 oddílu F. Avšak postupy při zadávání veřejných zakázek, které budou započaty po vstupu do Evropské unie, musí být prováděny v souladu s legislativou Společenství.
2.7. U zadávání jiných zakázek, než je uvedeno v bodu 2. 6., musí následující položky pocházet ze Společenství nebo ze zemí uvedených v bodu 8 oddílu F:
(i) obstarávané služby, díla, stroje a dodávky;
(ii) dodávky a zařízení kupované dodavatelem pro účely smluv o dílo nebo službách, pokud se mají tyto dodávky nebo zařízení stát po skončení smlouvy majetkovou součástí projektu.
2.8. Ve vztahu k Programu Agentura zřídí systém uznávání všech splatných částek a zaznamenávání veškerých takovýchto dluhů v knize dlužníků, včetně nesrovnalostí před jejich přijetím. Kniha dlužníků podléhá pravidelné kontrole prováděné s cílem učinit kroky k uhrazení dluhů po lhůtě splatnosti, zejména v případě propadnutí záruk a vrácených plateb.
Aniž by tím bylo dotčeno ustanovení článku 8 odst. 5 tohoto oddílu nebo jakákoli vnitrostátní ustanovení týkající se vymáhání dluhů, jakýkoli finanční příspěvek zapisovaný na vrub Společenství v souvislosti s těmito částkami, včetně nesrovnalostí, se odepíše na konci druhého roku následujícího po jeho zaznamenání v knize dlužníků a odečte se z příští žádosti o platbu podle článku 9 tohoto oddílu. Jakékoli úroky, které Agentura SAPARD získá a které je možno přičíst příspěvku Společenství ve vztahu k vydobytým dluhům, se zaznamenají v účetnictví Agentury SAPARD a použijí se výlučně pro účely Programu. Agentura SAPARD zajistí, aby jakékoli vydobyté částky byly připsány na SAPARD EURo účet do 3 pracovních dnů od data vydobytí.
2.9. Agentura SAPARD zajistí, aby byla podána přiměřená publicita o dostupnosti podpory. Při zveřejnění bude zmíněno spolufinancování Společenství a pozornost bude zaměřena na potenciální manažery projektu a jeho realizátory tak, aby byl získán co nejširší výběr potenciálních manažerů projektů a realizátorů projektů. Standardní formuláře žádostí s jasným návodem k vyplnění a podmínkami přijatelnosti budou stanoveny dříve, než bude zveřejněna podoba Programu. Žádné poplatky nesmí být uloženy potenciálním příjemcům nebo těm, kteří požádají o informace, včetně formulářů žádostí vztahujících se k Programu. Tímto ustanovením není dotčeno ukládání poplatků, jež jsou věcně ukládány v jiných odvětvích hospodářství.
2.10. Agentura SAPARD urychleně zpracuje žádosti příjemců.
2.11. Agentura SAPARD zřídí vhodný systém pro podávání zpráv o provádění každého projektu a měření podle předem definovaných ukazatelů. Tyto ukazatele se v případě potřeby, se souhlasem monitorovacího výboru a na základě schválení Komise, revidují.
2.12. V případě prodlení s plněním předem stanovených cílů se přijmou odpovídající opatření, včetně případného odnětí souhlasu s projektem. O všech přijatých opatřeních se vedou řádné záznamy.
2.13. Pro urychlené vypracovávání příslušných zpráv o projektech a opatřeních se použije vhodný systém řízení informací. Tyto zprávy se na požádání poskytnou řídícímu orgánu, monitorovacímu výboru a Komisi.
------------------------------------------------------------------
2) SEC (1999) 1801/2.
5) SEC (1999) 1801/2.