Auditorská zpráva
4. Rozsah auditorské zprávy je širší než rozsah auditorského osvědčení - obsahuje navíc prohlášení o tom, zda:
I) Certifikační orgán získal rozumné záruky, že procedury vnitřní kontroly jsou teoreticky správné a že uspokojivě fungují v praxi;
II) procedury, se zvláštním přihlédnutím k významným kritériím akreditace (písemné postupy, oddělení povinností, předprojektové a předplatební kontroly, zadávání zakázek, procedury přijímání závazků a provádění plateb, účetní postupy, zabezpečení výpočetní techniky a vnitřní audit), dávají rozumné záruky, že projekty financované z Programu SAPARD odpovídají víceleté finanční dohodě;
III) všechna významná kritéria pro akreditaci jsou i nadále plněna v souladu s požadavky pro pověření řízením pomoci ze strany Komise podle článku 3 odst. 1 oddílu A přílohy k Víceleté finanční dohodě; a
IV) finanční zájmy Společenství jsou řádně chráněny.
Zpráva by měla též stanovit případná doporučení a vyznačit rozsah a způsob, jakým byla tato doporučení (a popř. doporučení z předchozích let) realizována.
5. Obsah zprávy
I) Procedury vnitřní kontroly
Zpráva by měla obsahovat důkazy získané Certifikačním orgánem, že po celou hodnocenou dobu fungovaly procedury vnitřní kontroly v praxi i v teorii, že byly aplikovány na všechny zamýšlené transakce a že vedly k nápravě chyb. Zpráva by měla obsahovat výrok o procedurách vnitřní kontroly, který měl upozorňovat na jakékoli vážné nedostatky zjištěné v organizaci nebo fungování kontrol, se zvláštním ohledem na faktory, které mohou snížit účinnost procedur vnitřní kontroly, jako např.:
- možnost, že zodpovědný úředním obejde kontrolní mechanismy;
- nesprávné uplatnění kontrolních mechanismů v důsledku špatného výkladu nebo nepozornosti; a
- vývoj nestandardních procedur.
Funkce vnitřního auditu je hlavním prvkem prostředí vnitřní kontroly. Zaslouží si proto zvláštní kapitolu v auditorské zprávě. Zpráva by měla posoudit nezávislost, pravomoci a efektivitu vnitřního auditu, a zejména: rozsah odpovědnosti; práva přístupu k vedoucímu Agentury SAPARD a ke všem záznamům, personálu a do všech prostor (včetně decentralizovaných a delegovaných orgánů); vyloučení členů jednotky vnitřního auditu z každodenních činností; personál (pravomoci, školení a zkušenosti); plánování (hodnocení potřeb, přístup založený na riziku, cyklus auditů); dokumentace (zda bude adekvátně zaznamenáno zdůvodnění testů a závěrů a uchovány podklady); doklady auditu (zajistí přijatá opatření, že audit bude dostatečný, relevantní a spolehlivý); existence přiměřených opatření k zajištění kvality; zprávy (přiměřenost jejich koncepce; zajistí procedury jejich včasnost) a závěry pro plán auditu.
II) Postupy pro zajištění souladu s Víceletou finanční dohodou
Tento bod se týká udělování povolení. Transakce zpracovávané Agenturami SAPARD se řídí složitými pravidly. Nevyhnutelné riziko, které z toho vyplývá, vyžaduje, aby Agentura SAPARD zřídila kontrolní mechanismy ke zmírňování tohoto rizika včetně písemných postupů, kontrolních seznamů a podrobného opakování úkonů či kontroly jiným úředníkem.
Zpráva by měla obsahovat stanovisko k procedurám zajišťování souladu s Víceletou finanční dohodou (podle jednotlivých opatření a případně podopatření), a to pro všechny jednotlivé procedury s uvedením, zda se příslušné kontroly ukázaly být postačujícími, aby se na ně bylo možno spolehnout v průběhu hodnoceného období. V případech, kdy se zjistí, že daný postup nedává postačující záruky, je třeba zaznamenat významné prvky selhání daného kontrolního mechanismu.
III) Významná kritéria pro akreditaci
Zpráva by měla uvádět rozsah, v němž Agentura SAPARD a decentralizované a delegované orgány splnily veškerá významná kritéria pro akreditaci (písemné postupy, oddělení povinností, předprojektové a předplatební kontroly, zadávání zakázek, přijímání závazků a provádění plateb, účetní postupy, zabezpečení výpočetní techniky, vnitřní audit) nezbytná pro pověření řízením pomoci ze strany Komise podle článku 3 odst. 1 oddílu A přílohy k Víceleté finanční dohodě a jaké případné kroky (a jejich načasování a trvání) má Agentura SAPARD či decentralizovaný/delegovaný orgán provést k odstranění případných nedostatků.
IV) Ochrana finančních zájmů EU
Tento bod se týká zejména částek, které je nutno nahradit (dlužníků). Mezi příslušné klíčové cíle kontroly patří správné a včasné zaznamenání veškerých transakcí dlužníků do knihy dlužníků, započtení dluhů na jiné platby SAPARD příjemcům, kteří mají dluhy; a správné zaznamenání všech příjmů od dlužníků.
Obecně by zpráva měla obsahovat i výrok o ochraně finančních zájmů Společenství, s uvedením pro každou jednotlivou proceduru, zda se příslušné kontroly ukázaly být postačujícími, aby se na ně bylo možno spolehnout. V případech, kdy se zjistí, že daný postup nedává postačující záruky, je třeba zaznamenat významné prvky selhání daného kontrolního mechanismu.
V) Doporučení
Jakákoli doporučení je třeba rozdělit podle významu, který má podle mínění Certifikačního orgánu každá příslušná situace. Pro usnadnění předkládání výsledků se navrhuje následující rozdělení:
- vysoká důležitost: doporučení vyžadující okamžitou pozornost vedoucího Agentury SAPARD;
- střední důležitost: doporučení významná v kontextu kontrolního prostředí Agentury SAPARD a vyžadující okamžitou pozornost vedoucích pracovníků;
- malá důležitost: doporučení, podle nichž by měly být učiněny kroky, které zajistí plný soulad s kritérii pro akreditaci.
Zpráva by měla pro každé doporučení uvádět související procedurální a politické otázky, jež si vyžadují pozornost, a reakci Agentury SAPARD.
6. Osnova zprávy
Při zpracovávání zpráv o certifikaci může Komisi napomoci dodržování standardní osnovy podle následujícího příkladu.
Shrnutí: obsahuje stanovisko, souhrnné výroky o každém z výše uvedených bodů - I, II, III a IV a pasáže o doporučeních vysoké a střední důležitosti.
Obecný úvod.
I Procedury vnitřní kontroly: zhodnocení hlavních kontrolních mechanismů, funkce vnitřního auditu, výrok o procedurách vnitřní kontroly a důkazy.
II Postupy k zajištění souladu s Víceletou finanční dohodou: zhodnocení klíčových kontrolních mechanismů, výrok o postupech k zajištění souladu s Víceletou finanční dohodou a důkazy.
III Významná kritéria pro akreditaci: zhodnocení rozsahu, v němž Agentura SAPARD splňuje všechna významná kritéria pro akreditaci (písemné postupy, oddělení povinností, předprojektové a předplatební kontroly, zadávání zakázek, přijímání závazků a provádění plateb, účetní postupy, zabezpečení výpočetní techniky, vnitřní audit) podle požadavků článku 14 oddílu B přílohy k Víceleté finanční dohodě.
IV Procedury pro ochranu finančních zájmů Společenství: zhodnocení klíčových kontrolních mechanismů, výrok o procedurách na ochranu finančních zájmů Společenství a důkazy.
Obecné závěry
Doporučení
Přílohy
U každého opatření / podopatření a společné funkce (např. účetnictví, kontrolní služba, vnitřní audit, informační technologie) by měla být v příloze uvedena práce vykonaná ke splnění daného kontrolního cíle, včetně popisu daného kontrolního cíle, kontrolního mechanismu, struktury složky (ke stanovení, zda obsahuje požadované primární důkazy/dokumenty nezbytné na podporu žádosti), zjištění, hodnocení, závěr a podrobná doporučení.
Je třeba vypracovat seznam doporučení, obsahující alespoň tyto údaje: odkaz na zprávu/doporučení/status/opatření.
------------------------------------------------------------------