Článek VII:
Sekretariát
1. Sekretariát je administrativním orgánem Fóra.
2. Sekretariát plánuje, organizuje a provádí činnosti, které mu byly přiděleny prostřednictvím dvouletého Plánu práce, účastní se přípravy Ministerských zasedání a provádí veškeré další činnosti, jimiž ho pověřila Výkonná rada.
3. Povinnost Sekretariátu dále zahrnují:
a. zajištění nestranné platformy pro dialog a výměnu názorů na otázky týkající se cílů Fóra mezi Členy Fóra navzájem a rovněž mezi Členy fóra a odvětvími souvisejícími s energetikou;
b. výměna údajů a informací týkajících se energetiky mezi Státy produkujícími energii, spotřebovávajícími energii, tranzitními státy, organizacemi a odvětvími souvisejícími s energetikou;
c. organizování seminářů, sympozií, konferencí, workshopů, školicích programů, výstav a diskusí u kulatého stolu o celosvětových nebo regionálních otázkách a o záležitostech týkajících se energetiky;
d. vytvoření dialogu, vedení dialogu a spolupráce s jinými subjekty zabývajícími se energetikou při provádění výzkumu a analýz;
e. rozšíření dosahu na energetické subjekty ve veřejném a privátním sektoru a na mezinárodní organizace a nevládní organizace za účelem podpory studií a výměny názorů o vzájemných vztazích mezi otázkami energetiky, technologie, životního prostředí a ekonomického růstu a rozvoje;
f. příprava a distribuce bulletinů, faktických a analytických zpráv, prohlášení a tiskových zpráv o aktivitách Fóra;
g. poskytování podpory Členům Fóra za účelem zajištění, aby dialog mezi nimi byl více cílený a orientovaný na výsledky;
h. poskytování poradenských, provozních a logistických služeb státu, který je Hostitelským státem Ministerské konference;
i. příprava zaměřeného programu jednání, shromáždění a analýza příslušných faktických informací, jež jsou relevantní pro program Ministerských zasedání, za účelem usnadnění a podpory diskuse o konkrétních otázkách a záležitostech;
j. pomoc Hostitelskému státu a Spoluhostitelskému(ým) státu(ům) při přípravě a vydávání Závěrečného komuniké;
k. příprava programů jednání, nezbytných analýz a zpráv a rovněž podpora Výkonné radě, Mezinárodní podpůrné skupině a Průmyslovému poradnímu výboru;
l. distribuce návrhu dvouletého Plánu práce Členům Fóra, distribuce návrhu ročního rozpočtu Členům Fóra a předání komentářů, které mohou mít Členové fóra k distribuovaným návrhům, Výkonné radě;
m. distribuce dvouletého Plánu práce schváleného Výkonnou radou Členům Fóra a distribuce ročního rozpočtu schváleného Výkonnou radou Členům fóra.
4. Sekretariát je povinen - na základě konzultací s Výkonnou radou - úzce spolupracovat s Mezinárodní energetickou agenturou (IEA), s Organizací zemí vyvážejících ropu (OPEC), s Fórem zemí vyvážejících zemní plyn (GECF), s Mezinárodní plynárenskou unií (IGU) a s dalšími relevantními organizacemi. Je povinen spolupracovat s těmito organizacemi na záležitostech vzájemného zájmu, přičemž je povinen dbát na to, aby nedošlo k možné duplikaci prací. V případech, kdy je to vhodné, může být taková spolupráce řešena prostřednictvím Memoranda o porozumění se souhlasem Výkonné rady.
5. Každý Člen Fóra je povinen usnadnit Sekretariátu práci týkající se organizování a realizace seminářů, konferencí, pracovních skupin, vzdělávacích programů a dalších aktivit Fóra v teritoriu daného Člena.
6. Při výkonu svých funkcí se nesmí Generální tajemník ani zaměstnanci Sekretariátu řídit pokyny ani nesmí přijímat pokyny z žádného zdroje, který je vůči Fóru externí.
7. Sekretariát vede a řídí Generální tajemník.
8. Generální tajemník jedná jako předseda Fóra, je nezávislý a má oprávnění nezbytná k řešení záležitostí Fóra při prosazování jeho cílů a funkcí, jak stanoví Charta.
9. Generální tajemník se, pokud jde o výkon svých povinností, zodpovídá Výkonné radě.
10. Generální tajemník jmenuje zaměstnance Sekretariátu z řad občanů Členů Fóra a v souladu s personálními předpisy, přičemž musí mít na paměti geografické vyvážení. Generální tajemník je povinen vyžádat si ještě před jmenováním jednotlivých ředitelů odborů Sekretariátu poradu a konzultovat takové jmenování s Výkonnou radou.
11. Generální tajemník je jmenován Výkonnou radou na dobu čtyř (4) let. Jmenování Generálního tajemníka smí být jednou prodlouženo na dodatečné období dvou (2) let. Sídlo Generálního tajemníka je v sídle Sekretariátu.
12. Povinnosti Generálního tajemníka zahrnují následující činnosti:
a. příprava dvouletého Plánu práce Sekretariátu za účelem podpory a implementace cílů Charty a takových politik a priorit, které mohou stanovit Ministerská zasedání;
b. řízení práce Sekretariátu a zajištění, aby byl dvouletý Plán práce připraven a distribuován včasným a efektivním způsobem;
c. výkon funkce tajemníka zasedání Výkonné rady;
d. pomoc Výkonné radě a poskytování informací týkajících se průběžných aktivit Sekretariátu a rovněž jakýchkoli jiných informací, jež jsou relevantní pro práci Výkonné rady, nebo informací, které bude Výkonná rada požadovat;
e. udržování spojení s Členy Fóra, s organizacemi a s odvětvími souvisejícími s energetikou ohledně záležitostí týkajících se mezinárodních energetických trhů;
f. vyžadování a přijímání návrhů ohledně aktivit Fóra od zástupců Členů Fóra, organizací a odvětvových organizací účastnících se Fóra,;
g. zajištění efektivního řízení personálních a finančních zdrojů;
h. v případě potřeby najmutí konzultantů ohledně speciálních záležitostí týkajících se práce Fóra nebo zadání provedení odborných studií, pokud takové práce nemůže provést Sekretariát;
i. informování Členů fóra o výši jejich příspěvku do ročního rozpočtu Sekretariátu v souladu se sazebníkem příspěvků do rozpočtu, jež je uveden v Příloze k Chartě, a pravidelné podávání zpráv ohledně příspěvků Výkonné radě;
j. příprava návrhu rozpočtu a dalších finančních zpráv Sekretariátu, jež mají být předloženy k úvaze a schválení Výkonné radě.