§ 28
(1) Školy a školská zařízení vedou podle povahy své činnosti tuto dokumentaci:
a) rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku a o jeho změnách a doklady uvedené v § 147,
b) evidenci dětí, žáků nebo studentů (dále jen "školní matrika"),
c) doklady o přijímání dětí, žáků, studentů a uchazečů ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončování,
d) vzdělávací programy podle § 4 až 6,
e) výroční zprávy o činnosti školy, zprávy o vlastním hodnocení školy,
f) třídní knihu, která obsahuje průkazné údaje o poskytovaném vzdělávání a jeho průběhu,
g) školní řád nebo vnitřní řád, rozvrh vyučovacích hodin,
h) záznamy z pedagogických rad,
i) knihu úrazů a záznamy o úrazech dětí, žáků a studentů, popřípadě lékařské posudky,
j) protokoly a záznamy o provedených kontrolách a inspekční zprávy,
k) personální a mzdovou dokumentaci, hospodářskou dokumentaci a účetní evidenci 15) a další dokumentaci stanovenou zvláštními právními předpisy 16).
(2) Školní matrika školy podle povahy její činnosti obsahuje tyto údaje o dítěti, žákovi nebo studentovi:
a) jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo dítěti, žákovi nebo studentovi přiděleno, dále státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li dítě, žák nebo student na území České republiky,
b) údaje o předchozím vzdělávání, včetně dosaženého stupně vzdělání,
c) obor, formu a délku vzdělávání, jde-li o střední a vyšší odbornou školu,
d) datum zahájení vzdělávání ve škole,
e) údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk,
f) údaje o tom, zda je dítě, žák nebo student zdravotně postižen, včetně údaje o druhu postižení, nebo zdravotně znevýhodněn; popřípadě údaj o tom, zda je dítě, žák nebo student sociálně znevýhodněn, pokud je škole tento údaj zákonným zástupcem dítěte nebo nezletilého žáka nebo zletilým žákem či studentem poskytnut,
g) údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání,
h) datum ukončení vzdělávání ve škole; údaje o zkoušce, jíž bylo vzdělávání ve střední nebo vyšší odborné škole ukončeno,
i) jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.
(3) Školní matrika školského zařízení podle povahy jeho činnosti obsahuje tyto údaje o dítěti, žákovi nebo studentovi:
a) jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo dítěti, žákovi nebo studentovi přiděleno, dále státní občanství a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li dítě, žák nebo student na území České republiky,
b) datum zahájení a ukončení školské služby nebo vzdělávání,
c) údaje o zdravotní způsobilosti, popřípadě o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na poskytování školské služby nebo vzdělávání,
d) údaje o tom, zda je dítě, žák nebo student zdravotně postižen, včetně údaje o druhu postižení, nebo zdravotně znevýhodněn; popřípadě údaj o tom, zda je dítě, žák nebo student sociálně znevýhodněn, pokud je škole tento údaj zákonným zástupcem dítěte nebo nezletilého žáka nebo zletilým žákem či studentem poskytnut,
e) označení školy, v níž se dítě, žák nebo student vzdělává,
f) jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.
(4) Záznam nebo změna údaje ve školní matrice se provede neprodleně po rozhodné události. Při vedení dokumentace a školní matriky a při zpracování osobních údajů dětí, žáků a studentů postupují školy a školská zařízení podle zvláštního právního předpisu 17). Školy a školská zařízení jsou údaje z dokumentace a údaje ze školní matriky oprávněny poskytovat osobám, které svůj nárok prokáží oprávněním stanoveným tímto nebo zvláštním zákonem 18).
(5) Ministerstvo, popřípadě jím zřízená organizace, sdružuje pro statistické účely a plnění dalších povinností podle tohoto zákona údaje z dokumentace škol a školských zařízení a ze školních matrik s výjimkou údajů uvedených v odstavci 2 písm. g) a i) a odstavci 3 písm. c) a f); údaje uvedené v odstavci 2 písm. f) a odstavci 3 písm. d) se sdružují pouze v anonymizované podobě. Školy a školská zařízení zřizované obcí nebo svazkem obcí předávají tyto údaje prostřednictvím obecního úřadu obce s rozšířenou působností krajskému úřadu; krajský úřad předává tyto údaje ministerstvu, popřípadě jím zřízené organizaci. Ostatní školy a školská zařízení, s výjimkou škol a školských zařízení zřizovaných ministerstvem, předávají tyto údaje prostřednictvím krajského úřadu ministerstvu, popřípadě jím zřízené organizaci. Při předávání a zpracování údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školních matrik postupují orgány státní správy a samosprávy podle zvláštního právního předpisu 17).
(6) Ministerstvo stanoví prováděcím právním předpisem podmínky, rozsah, formu a způsob vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a rozsah, formu, způsob a termíny předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky příslušnému orgánu státní správy ve školství a jeho prostřednictvím ministerstvu, popřípadě jím zřízené organizaci.
(7) Ministerstvo stanoví prováděcím právním předpisem formu a obsah platných tiskopisů vysvědčení, výpisů z vysvědčení, výučních listů a diplomů o absolutoriu. Na vysvědčeních, výučních listech a diplomech o absolutoriu se vždy uvádí rodné číslo žáka nebo studenta, bylo-li mu přiděleno. Vysvědčení, diplomy o absolutoriu a výuční listy jsou opatřeny státním znakem České republiky 19) a jsou veřejnou listinou.
(8) Na vysvědčení, výučním listu nebo na diplomu o absolutoriu není přípustné provádět opravy zápisu. Podpisy na vysvědčeních, výučních listech a diplomech o absolutoriu musí být originální. Školy vydávají stejnopisy a opisy vysvědčení, výučních listů a diplomů o absolutoriu; za vystavení tohoto stejnopisu či opisu lze požadovat úhradu vynaložených nákladů, jejíž výše nesmí překročit 100 Kč. Ministerstvo stanoví prováděcím právním předpisem podmínky pro vydávání stejnopisů a opisů vysvědčení, výučních listů a diplomů o absolutoriu.
(9) Školy vedou evidenci tiskopisů vysvědčení, která jsou dokladem o dosaženém stupni vzdělání, výučních listů a diplomů o absolutoriu.
(10) Ukládání dokumentace upravují zvláštní právní předpisy 20).
------------------------------------------------------------------
15) Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.
16) Například § 50 a 52 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů.
17) Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
18) Například § 8 trestního řádu, § 47 odst. 1 a 2 zákona č. 283/1991 Sb., o Policii České republiky, § 21 odst. 1 písm. d) zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.
19) Zákon č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů.
20) Zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 117/1974 Sb., kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení.