Polsko:
Tento program bude řízen v souladu s postupy Decentralizovaného implementačního systému Phare (DIS). Národní koordinátor pomoci (NAC) bude celkově zodpovídat za programování, monitorování a implementaci programů Phare.
Národní fond (NF) na Ministerstvu financí v čele s Národním schvalujícím úředníkem (NAO) bude provádět dozor nad finančním řízením programu a bude mít odpovědnost za podávání zpráv Evropské komisi. Příslušný národní finanční kontrolní úřad bude provádět vhodnou finanční kontrolu implementace programu.
Komise bude převádět prostředky do NF v souladu s Memorandem o porozumění podepsaným mezi Komisí a Polskem dne 24. prosince 1998. Prostředky budou převáděny po žádosti ze strany NAO. Platbu do výše 20 % prostředků, které mají podléhat místnímu řízení, Komise převede do NF po podpisu finančního memoranda a finančních dohod (FA) mezi NF a implementační agenturou (IA). Implementačním orgán pro program přeshraniční spolupráce Phare bude pod dozorem ředitele na ministerstvu vnitřních a správních věcí; konečnou odpovědnost má PAO. Implementační agentura je implementačním orgánem.
Musí být rovněž splněna ustanovení v článcích 2 a 13 memoranda o porozumění o NF. Kromě toho musí NAO předložit Komisi jmenování schvalujících úředníků programu (PAO) a popis zavedeného systému, s vysvětlením toku informací mezi NF a IA a způsobu, jakým bude plněna platební funkce.
Budou provedeny čtyři splátky do výše 20 % místně řízených prostředků nebo celého zůstatku rozpočtu, podle toho, která částka bude nižší. První platba bude provedena, jakmile IA vyplatí 10 % celkového rozpočtu. Žádost o druhou platbu může být podána po vyplacení 30 % celkového platného rozpočtu. Hranicí pro třetí splátku je vyplacení 50 % a pro čtvrtou splátku vyplacení 70 % rozpočtu. Pokud to vedení Komise předem výslovně neschválí, nelze podat žádost o výplatu, pokud souhrn částek uložených v NF a IA přesáhne 10 % celkového platného rozpočtu. Výjimečně může NAO požádat o zálohu převyšující 20 % v souladu s postupy, které stanoví výše uvedené memorandum o porozumění.
Národní fond převede finanční prostředky do implementačních agentur (IA) v souladu s finančními dohodami (FA) podepsanými mezi NF a IA. Každá jednotlivá finanční dohoda bude předem schválena Evropskou komisí. V čele IA bude stát schvalující úředník programu (PAO), kterého jmenuje NAO po konzultaci s NAC. PAO bude odpovídat za všechny operace prováděné IA.
NF otevře a bude spravovat zvláštní bankovní účet denominovaný v EUR, ve zvláštním účetním systému v centrální bance. Všechny bankovní účty budou zásadně úročeny. Úroky budou hlášeny Evropské komisi. Pokud o tom Komise na základě návrhu NAO rozhodne, lze úroky reinvestovat do programu. Stejný postup platí pro veškeré fondy převáděné na IA.
NAO a PAO zajistí, aby byly veškeré smlouvy vypracovány v souladu s postupy, které stanoví Příručka DIS, kromě společného fondu malých projektů, pro který Komise definovala zvláštní opatření. Pro SFMP budou použity Všeobecné pokyny Komise pro fondy malých projektů a podrobné pokyny vypracované pro FMP v Polsku, schválené Komisí. Veřejná nabídková řízení a uzavírání smluv na práce provede příjemce v souladu s polským zákonem o státních zakázkách a současně musí být dodrženy i následující podmínky:
- všechny smlouvy na práce v očekávané celkové hodnotě nad 50 000 EUR musí být uděleny po otevřeném veřejném nabídkovém řízení;
- každé takové otevřené veřejné výběrové řízení bude oznámeno v místním tisku, včetně zveřejnění v novinách v jazyce Evropské unie, které vycházejí v Polsku;
- musí být splněna pravidla programu Phare pro oprávněnost nároku, to znamená, že společnosti musí být registrovány v členském státu Evropské unie nebo v zemi, která je příjemcem pomoci Phare, a veškeré dodávané zboží musí mít osvědčení o původu uvádějící, že zboží bylo vyrobeno v členském státu Evropské unie nebo v zemi, která je příjemcem pomoci Phare.
Smlouvy na všechny prostředky musí být uzavřeny do 30. listopadu 2003. Všechny výplaty musí být provedeny do 30. listopadu 2005. Všechny projekty musí přesahovat částku 2 miliony EUR, pokud není Komisí schváleno jinak.
Všechny prostředky nevyužité do data uplynutí platnosti programu budou vráceny Komisi. U smluv, kde budou finanční prostředky ponechány po záruční dobu, která přesáhne konec období pro výplaty programu, bude celková částka finančních prostředků týkající se těchto smluv, určená dle kalkulace PAO a stanovená Komisí, vyplacena implementační agentuře před oficiálním ukončením programu. IA přebírá plnou odpovědnost za uložení finančních prostředků do data splatnosti konečné platby a za zajištění toho, že uvedené prostředky budou využity pouze na platby týkající se retenčních doložek. Implementační agentura dále přebírá plnou odpovědnost vůči smluvním partnerům za plnění povinností ohledně retenčních doložek. Narostlý úrok z uložených prostředků bude vyplacen Komisi po konečné platbě smluvním partnerům. Finanční prostředky nevyplacené smluvním partnerům po zúčtování konečných plateb budou vráceny Komisi. NAO bude Komisi každoročně podávat přehled využití fondů uložených na záručních účtech (zejména plateb z nich provedených) a narostlých úroků.