3.1 Dokumentace
3.1.1 Dokumentace vydaných povolení
Veškerá povolení, schválení, souhlasy a úřední rozhodnutí zdokumentovat, vést v aktuálním stavu a mít volně přístupné příslušným kontrolním orgánům.
3.1.2 Provozní řád
Připravit podnikový provozní řád, který obsahuje předpisy a pokyny pro provozní bezpečnost a pořádek. Provozní řád platí též pro zákazníky a návštěvníky podniku a proto musí být vyvěšen na dobře viditelném místě v místě činnosti, alespoň ve svých hlavních částech. Řád obsahuje též předpisy pro chování v případě nebezpečí.
3.1.3 Provozní příručka
Vypracovat provozní příručku, v níž jsou uvedena nutná opatření pro řádnou recyklaci chladicích zařízení s obsahem regulovaných látek, jakož i pro provozní bezpečnost za normálního provozu, při opravách a provozních poruchách. Zde jsou též obsaženy úkoly a oblasti odpovědnosti zaměstnanců a popis postupu recyklace chladicích zařízení s obsahem regulovaných látek.
3.1.4 Provozní deník
Jako doklad řádně prováděné recyklace chladicích zařízení s obsahem regulovaných látek vést provozní deník v elektronické formě. Deník obsahuje
a) dokumentaci všech převzatých chladicích zařízení k úpravě podle druhu výrobku a množství; kopie dodacích listů vystavených pro dodavatele zařízení,
b) dokumentaci druhu a množství všech vyskladněných chladicích zařízení, znovuzískaných regulovaných látek a fluorovaných skleníkových plynů určených k dalšímu využití a zneškodnění spolu s příslušnými doklady podle jiného právního předpisu 2),
c) záznamy o zvláštních událostech, především provozních poruchách včetně uvedení možných příčin a následných nápravných opatření,
d) protokoly o funkčních kontrolách, provedených pracích údržby.
3.1.5 Ostatní dokumentace
Všechny osoby, kterým jsou předávány regulované látky, materiály, části zařízení, resp. konstrukční díly a součástky k dalšímu využití nebo zneškodnění, vést v dokumentaci s dokladem, že tyto osoby vlastní potřebná povolení, schválení, certifikáty atd. Dále zdokumentovat, jaké postupy úpravy, využití nebo zneškodnění jsou používány a které další metody jsou voleny pro vznikající výstupní materiál.