Příloha č. 7
Vzor sběrného archu
Název orgánu státu
nebo právnické osoby
podle § 60b zákona,
obchodní firma nebo
název podnikatele anebo
jméno, příjmení a sídlo podnikatele
(evidenční místo)
PRO STUPEŇ UTAJENÍ:
Sběrný arch k č. j. ..................
Věc:
+---------+-----+--------------------+----------+---------------------------+----------------------------+
| Poř. | Dne | Odesílatel/adresát | Č. j. | Počet listů | Poznámka |
| číslo | | | | | (způsob vyřízení, datum |
| | | | +----------+--------+-------+ a způsob odeslání) |
| | | | | doruč./ | odesl. | ulož. | |
| | | | | vyhot. | | | |
+---------+-----+--------------------+----------+----------+--------+-------+----------------------------+
| | | | | | | | |
+---------+-----+--------------------+----------+----------+--------+-------+----------------------------+
| | | | | | | | |
+---------+-----+--------------------+----------+----------+--------+-------+----------------------------+
| | | | | | | | |
+---------+-----+--------------------+----------+----------+--------+-------+----------------------------+
| | | | | | | | |
+---------+-----+--------------------+----------+----------+--------+-------+----------------------------+
| | | | | | | | |
+---------+-----+--------------------+----------+----------+--------+-------+----------------------------+
Evidenční místo se uvádí, pokud je v rámci orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele zřízeno více evidenčních míst.
Podpis podle § 4 odst. 2 se uvádí u vyznačení názvu orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona, obchodní firmy nebo názvu podnikatele anebo jména a příjmení podnikatele.
Sloupec "Poř. číslo"
Uvede se zkratka stupně utajení a pořadové číslo dokumentu ve sběrném archu, které se stává součástí čísla jednacího utajovaného dokumentu.
Sloupec "Dne"
Uvede se datum, kdy byl utajovaný dokument do sběrného archu zaevidován.
Sloupec "Odesílatel/adresát"
Uvede se odesílatel u doručeného dokumentu, nebo adresát u odesílaného dokumentu. Je-li adresátů více a není-li možné je všechny uvést, uvede se "podle rozdělovníku".
Může se uvést i název dokumentu (věc).
Sloupec "Č. j."
U doručeného utajovaného dokumentu se uvede číslo jednací odesílatele.
U vlastního utajovaného dokumentu se uvede označení "vlastní".
V případě, že se do sběrného archu přeeviduje dokument, který již byl zaevidován pod jiným číslem jednacím, uvede se i toto předchozí číslo jednací, a je-li přeevidováván doručený utajovaný dokument, uvede se rovněž číslo jednací odesílatele.
Sloupce "Počet listů" - "doruč./vyhot.", "odesl." a "ulož."
Do sloupce "doruč./vyhot." se uvede počet listů doručeného, vlastního nebo přeevidovaného utajovaného dokumentu nebo vyhotoveného opisu, kopie nebo překladu. Jsou-li k takovým utajovaným dokumentům připojeny přílohy, uvede se též jejich počet a celkový počet jejich listů zlomkem, kdy čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet jejich listů. U příloh v nelistinné podobě a v případě utajovaných dokumentů v nelistinné podobě (např. diskety, videokazety, CD a jiné materiály) se uvede jejich počet, druh, případně evidenční označení.
Do sloupce "odesl." se uvede celkový počet listů odeslaného utajovaného dokumentu, opisu, kopie nebo překladu.
Do sloupce "ulož." se uvede celkový počet listů uloženého utajovaného dokumentu, včetně ukládaných opisů, kopií nebo překladů.
Do sloupců "odesl." a "ulož." se též uvede druh a počet utajovaných dokumentů v nelistinné podobě a druh a počet příloh v nelistinné podobě.
Více doručených nebo vyhotovených výtisků se vyjádří násobkem, např. 2+1/2 (2x).
Kontrolní listy, rozdělovníky uvedené na samostatných listech, souhlasy k vyhotovení opisů, kopií, překladů a výpisů uvedené na samostatných listech, stvrzenky o převzetí utajovaného dokumentu, vrácená potvrzení o převzetí a o doručení utajovaného dokumentu držitelem poštovní licence, kopie uzavřených sběrných archů a další přiložené materiály se do počtu listů nezapočítávají.
Sloupec "Poznámka"
Uvede se způsob vyřízení "dokumentem", "postoupením", "vzetím na vědomí", "záznamem na dokumentu" nebo jiným vhodným způsobem.
U odeslaného utajovaného dokumentu, opisu, kopie nebo překladu se uvede datum a způsob odeslání.
U vyhotoveného opisu, kopie nebo překladu se uvede jejich počet, druh a datum jejich vyhotovení, případně datum a způsob jejich odeslání.
V případě změny nebo zrušení stupně utajení se uvede "stupeň utajení změněn na" nebo "stupeň utajení zrušen" a dále se uvede datum a případný odkaz na číslo jednací, pod kterým byl dokument nově zaevidován.
V případě odpojení přílohy se uvede, která příloha byla odpojena a její nové evidenční označení.
Dojde-li k přeevidování dokumentu, opisu, kopie nebo překladu, uvede se "přeevidováno" a odkaz na nové číslo jednací.
------------------------------------------------------------------