3.1 Dokumentace
3.1.1 Dokumentace vydaných povolení
Veškeré certifikáty, povolení, schválení, souhlasy a úřední rozhodnutí, na jejichž základě je technologie provozována, musí být vedeny v aktuálním stavu a být volně přístupné příslušným kontrolním orgánům.
3.1.2 Provozní řád
Připravit podnikový provozní řád, který obsahuje směrodatné předpisy a pokyny pro provozní bezpečnost a pořádek. Platí též pro zákazníky a návštěvníky zvláštního skladu halonů a proto je vyvěšován na dobře viditelném místě u vstupu do provozovny, alespoň ve svých hlavních částech. Řád obsahuje též předpisy pro chování v případě nebezpečí.
3.1.3 Provozní příručka
Vypracovat provozní příručku, v níž jsou uvedena nutná opatření pro řádnou recyklaci hasicích přístrojů a systémů protipožární ochrany, jakož i pro provozní bezpečnost za normálního provozu, při opravách a provozních poruchách. Zde jsou též obsaženy úkoly a oblasti odpovědnosti zaměstnanců a popis průběhu prací při recyklaci.
3.1.4 Pracovní instrukce
Pro činnosti důležité z hlediska bezpečnosti a ochrany životního prostředí vypracovat pracovní instrukci, která je zaměstnancům přístupná.
3.1.5 Provozní deník
Jako doklad řádně prováděné recyklace hasicích přístrojů a systémů protipožární ochrany vést provozní deník v elektronické formě, pokud je to možné. Deník obsahuje
a) dokumentaci všech převzatých hasicích přístrojů a systémů protipožární ochrany k znovuzískávání, v nich obsažených regulovaných látek a fluorovaných skleníkových plynů, jejich množství a množství obsažených halonů; kopie potvrzení pro dodavatele o odevzdání hasicího přístroje či regulovaných látek a fluorovaných skleníkových plynů do zvláštního skladu halonů,
b) dokumentaci všech uskladněných hasicích přístrojů a systémů protipožární ochrany a znovuzískaných regulovaných látek a fluorovaných skleníkových plynů (druh a množství) určených k dalšímu využití a zneškodnění, přehled o jejich druhu a množství recyklovaných a regenerovaných regulovaných látek a fluorovaných skleníkových plynů,
c) zvláštní události, především provozní poruchy včetně možných příčin a následných nápravných opatření,
d) kopie protokolů o kontrolách.
3.1.6 Ostatní dokumentace
Vést v dokumentaci všechny osoby, kterým jsou předávány regulované látky a fluorované skleníkové plyny, hasicí přístroje či systémy protipožární ochrany ke kritickému použití nebo ke zneškodnění. Zároveň v dokumentaci vést kopie certifikátů osob, kterým budou regulované látky a fluorované skleníkové plyny, hasicí přístroje nebo stabilní hasicí zařízení s obsahem regulovaných látek a fluorovaných skleníkových plynů vydány, a které budou provádět jejich doplnění či instalaci pro kritické použití.
3.1.7 Požadavky na fyzické osoby
Zaměstnanci provádějící recyklaci hasicích přístrojů, systémů protipožární ochrany a znovuzískávání regulovaných látek a fluorovaných skleníkových plynů musí mít platný certifikát, pokud jde o stacionární systémy požární ochrany a hasicí přístroje obsahující některé fluorované skleníkové plyny.