3.1 Dokumentace
3.1.1 Dokumentace vydaných povolení
Veškeré certifikáty, povolení, schválení, souhlasy a úřední rozhodnutí, na jejichž základě je technologie provozována, musí být vedeny v aktuálním stavu a být volně přístupné příslušným kontrolním orgánům.
3.1.2 Provozní řád
Připravit podnikový provozní řád, který obsahuje předpisy a pokyny pro provozní bezpečnost a pořádek. Provozní řád platí též pro zákazníky a návštěvníky podniku a proto musí být vyvěšen na dobře viditelném místě v místě činnosti, alespoň ve svých hlavních částech. Řád obsahuje též předpisy pro chování v případě nebezpečí.
3.1.3 Provozní příručka
Vypracovat provozní příručku, v níž jsou uvedena nutná opatření pro řádnou recyklaci chladicích zařízení s obsahem regulovaných látek, jakož i pro provozní bezpečnost za normálního provozu, při opravách a provozních poruchách. Zde jsou též obsaženy úkoly a oblasti odpovědnosti zaměstnanců a popis postupu recyklace chladicích zařízení s obsahem regulovaných látek.
3.1.4 Provozní deník
Jako doklad řádně prováděné recyklace chladicích zařízení s obsahem regulovaných látek a fluorovaných skleníkových plynů vést provozní deník v elektronické formě. Deník obsahuje
a) dokumentaci všech převzatých chladicích zařízení k úpravě podle druhu výrobku a množství; kopie dodacích listů vystavených pro dodavatele zařízení,
b) dokumentaci druhu a množství všech vyskladněných chladicích zařízení, znovuzískaných regulovaných látek a fluorovaných skleníkových plynů určených k dalšímu využití a zneškodnění spolu s příslušnými doklady podle jiného právního předpisu 2),
c) záznamy o zvláštních událostech, především provozních poruchách včetně uvedení možných příčin a následných nápravných opatření,
d) protokoly o funkčních kontrolách, provedených pracích údržby; protokolem o funkční kontrole se rozumí záznam o provedení kontroly zařízení, na kterém probíhá recyklace chladicího zařízení, které obsahuje regulovanou látku nebo fluorovaný skleníkový plyn.
3.1.5 Ostatní dokumentace
Všechny osoby, kterým jsou předávány regulované látky, materiály, části zařízení, resp. konstrukční díly a součástky k dalšímu využití nebo zneškodnění, vést v dokumentaci s dokladem, že tyto osoby vlastní potřebná povolení, schválení, certifikáty atd. Dále zdokumentovat, jaké postupy úpravy, využití nebo zneškodnění jsou používány a které další metody jsou voleny pro vznikající výstupní materiál.