244/1998 Sb. Vyhláška o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností - Příloha č. 2 - Jednací protokol

Příloha č. 2

Jednací protokol

+-------------+

| |

+-------------+

+-------+-------+--------------------------------------------------------------+--------------------+

| Č. j. | Dne +----------------------+-------+----------------------+--------+ Věc +

| | | kdo | dne | č. j. | počet | |

+-------+-------+----------------------+-------+----------------------+--------+--------------------+

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

+-------+-------+----------------------+-------+----------------------+--------+--------------------+

| | | | | | | |

| 1 | | | | | +--------------------+

| | | | | | | |

+-------+-------+----------------------+-------+----------------------+--------+--------------------+

| | | | | | | |

| 2 | | | | | +--------------------+

| | | | | | | |

+-------+-------+----------------------+-------+----------------------+--------+--------------------+

| | | | | | | |

| 3 | | | | | +--------------------+

| | | | | | | |

+-------+-------+----------------------+-------+----------------------+--------+--------------------+

| | | | | | | |

| 4 | | | | | +--------------------+

| | | | | | | |

+-------+-------+----------------------+-------+----------------------+--------+--------------------+

| | | | | | | |

| 5 | | | | | +--------------------+

| | | | | | | |

+-------+-------+----------------------+-------+----------------------+--------+--------------------+

| | | | | | | |

| 6 | | | | | +--------------------+

| | | | | | | |

+-------+-------+----------------------+-------+----------------------+--------+--------------------+

| | | | | | | |

| 7 | | | | | +--------------------+

| | | | | | | |

+-------+-------+----------------------+-------+----------------------+--------+--------------------+

| | | | | | | |

| 8 | | | | | +--------------------+

| | | | | | | |

+-------+-------+----------------------+-------+----------------------+--------+--------------------+

| | | | | | | |

| 9 | | | | | +--------------------+

| | | | | | | |

+-------+-------+----------------------+-------+----------------------+--------+--------------------+

| | | | | | | |

| 0 | | | | | +--------------------+

| | | | | | | |

+-------+-------+----------------------+-------+----------------------+--------+--------------------+

+-----------+-------+----------------------------------+-----------------+-------------+------------+

| Přiděleno +-------+------------+------------+--------+--------+--------+ znak a rok | Záznam |

+-----------+-------+------------+------------+--------+--------+--------+-------------+------------+

| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |

+-----------+-------+------------+------------+--------+--------+--------+-------------+------------+

| | | | | | | | | |

+-----------+-------+------------+------------+--------+--------+--------+-------------+------------+

| | | | | | | | | |

+-----------+-------+------------+------------+--------+--------+--------+-------------+------------+

| | | | | | | | | |

+-----------+-------+------------+------------+--------+--------+--------+-------------+------------+

| | | | | | | | | |

+-----------+-------+------------+------------+--------+--------+--------+-------------+------------+

| | | | | | | | | |

+-----------+-------+------------+------------+--------+--------+--------+-------------+------------+

| | | | | | | | | |

+-----------+-------+------------+------------+--------+--------+--------+-------------+------------+

| | | | | | | | | |

+-----------+-------+------------+------------+--------+--------+--------+-------------+------------+

| | | | | | | | | |

+-----------+-------+------------+------------+--------+--------+--------+-------------+------------+

| | | | | | | | | |

+-----------+-------+------------+------------+--------+--------+--------+-------------+------------+

| | | | | | | | | |

+-----------+-------+------------+------------+--------+--------+--------+-------------+------------+

Nad sloupce č. 1 - 2 do předtištěného rámečku se zapíše rozmezí pořadových čísel z prvního a posledního řádku stránky, např. 1 - 10.

Sloupec č. 1

pořadová čísla není nutno doplňovat dalšími údaji čísla jednacího. Pouze v případě, kdy v 1 jednacím protokolu jsou evidovány utajované písemnosti různých stupňů utajení nižších než "Přísně tajné", se před pořadové číslo uvede zkratka příslušného stupně utajení,

sloupec č. 2

uvádí se den a měsíc, kdy utajovaná písemnost byla doručena. U vlastních písemností den a měsíc, kdy bylo vznikající utajované písemnosti přiděleno číslo jednací,

sloupec č. 3

zapisuje se odesílatel utajované písemnosti, jde-li o vlastní písemnost, uvede se "vlastní", v případě použití sběrného archu se uvede "SBĚRNÝ ARCH",

sloupec č. 4

zapíše se datum uvedené na doručené utajované písemnosti, u vlastních utajovaných písemností se položka proškrtne,

sloupec č. 5

zapíše se číslo jednací odesílatele, u vlastní utajované písemnosti se položka proškrtne,

sloupec č. 6

uvádí se počet listů doručené utajované písemnosti. Jsou-li k písemnosti připojeny přílohy, zapíše se jejich počet a celkový počet jejich listů zlomkem, kdy čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet jejich listů. Např. 3 + 3/15 znamená, že utajovaná písemnost má 3 listy a 3 připojené přílohy o 15 listech, počet listů se uvádí i u vlastní písemnosti,

sloupec č. 7

uvede se označení věci tak, aby byla vystižena podstata utajované písemnosti,

sloupec č. 8

vyznačuje se, kdy a komu byla utajovaná písemnost přidělena k vyřízení, ten potvrdí podpisem převzetí, pokud nebyla předána jiným způsobem. Tento způsob se zde uvede, např. "Doruč. kniha",

sloupec č. 9

zapíše se den a měsíc, kdy byla utajovaná písemnost vyřízena nebo odeslána, pokud je utajovaná písemnost vyřízena nebo odeslána v jiném roce, než vznikla nebo byla doručena, uvede se i rok,

sloupec č. 10

vyznačí se adresát, kterému je utajovaná písemnost odesílána, pokud je adresátů více, uvede se "podle rozdělovníku",

sloupec č. 11

uvede se způsob vyřízení, např. "referátníkem", "průpisem", "záznamem na spisu" atd., při změně stupně utajení se zde uvede "převedeno k č. j. . . . " a číslo jednací, ke kterému je utajovaná písemnost přeevidována,

sloupec č. 12

uvede se celkový počet listů odesílané utajované písemnosti,

sloupec č. 13

vyplňuje se tehdy, jestliže se utajovaná písemnost ukládá do spisového svazku,

sloupec č. 14

uvede se celkový počet listů ukládané utajované písemnosti,

sloupec č. 15

vyznačí se skartační znak a rok skartačního řízení, uvedené na utajované písemnosti, např. V-2007, A-2005, S-2001,

sloupec č. 16

uvádí se záznam o skartaci utajované písemnosti "ARCHIV" nebo "ZNIČENO", datum provedení a podpis 1 člena skartační komise. Při ztrátě nebo zničení (mimo skartační řízení) utajované písemnosti se uvede "ZTRÁTA" nebo "NEOPRÁVNĚNĚ ZNIČENO" a číslo jednací oznámení o neoprávněném nakládání s utajovanou písemností.