§ 5
Administrativní pomůcky
(1) Za administrativní pomůcky se pro účely této vyhlášky považují
a) jednací protokol, kterým je kniha nebo sešit pro evidování utajované písemnosti. Jednací protokol obsahuje příslušné evidenční položky podle vzoru uvedeného v příloze č. 2 této vyhlášky,
b) pomocný jednací protokol, kterým je kniha nebo sešit pro zaznamenávání pohybu utajované písemnosti uvnitř orgánu státu nebo organizace. Pomocný jednací protokol obsahuje položky podle vzoru uvedeného v příloze č. 3 této vyhlášky,
c) manipulační kniha, kterou je kniha nebo sešit pro přebírání a předávání utajované písemnosti osobou, která utajovanou písemnost vytváří nebo které byla utajovaná písemnost předána k vyřízení. Manipulační kniha obsahuje položky podle vzoru uvedeného v příloze č. 4 této vyhlášky,
d) doručovací kniha, kterou je kniha nebo sešit pro předávání utajované písemnosti. Doručovací kniha obsahuje položky podle vzoru uvedeného v příloze č. 5 této vyhlášky,
e) zápůjční kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání zápůjček již uložené utajované písemnosti. Zápůjční kniha obsahuje položky podle vzoru uvedeného v příloze č. 6 této vyhlášky,
f) systém schválený statutárním orgánem, který umožňuje vedení jednacího protokolu nebo pomocného jednacího protokolu pomocí prostředků výpočetní techniky za předpokladu, že obsahuje evidenční položky jako administrativní pomůcky uvedené v písmenu a) nebo b), je účinně zabezpečen proti následnému nebo jinému neoprávněnému zásahu do vedené evidence, proti přístupu neoprávněné osoby a prokazatelným způsobem zaznamenává všechny prováděné změny vedené evidence,
g) kontrolní list utajované písemnosti pro vedení přehledu osob, které se s utajovanou písemností u orgánu státu nebo organizace seznámily. Vzor kontrolního listu utajované písemnosti je uveden v příloze č. 6a této vyhlášky.
(2) Mimo administrativních pomůcek uvedených v odstavci 1 je možné, v odůvodněných případech, použít další administrativní pomůcky.
(3) Administrativní pomůcky uvedené v odstavci 1 písm. a), b), c) a e) a další administrativní pomůcky podle odstavce 2, kterými jsou kniha nebo sešit, musí být před vzetím do užívání upraveny (autentizovány) tak, že se jejich listy průběžně očíslují a prošijí. Na vnitřní straně desek se přelepí konce prošití, otiskne razítko s názvem orgánu státu nebo organizace přesahující okraj přelepu, uvede doložka o počtu listů a podpis bezpečnostního ředitele nebo osoby pověřené ochranou utajovaných skutečností (dále jen "pověřená osoba") a datum přidělení k užívání.
(4) Na konci kalendářního roku se z jednacího protokolu nebo pomocného jednacího protokolu vedeného pomocí prostředků výpočetní techniky přestanou přidělovat pořadová čísla čísel jednacích utajovaných písemností v končícím kalendářním roce. Jednací protokol nebo pomocný jednací protokol vedený pomocí prostředků výpočetní techniky se vytiskne ve formě grafického dokumentu dle potřeby, nejpozději však na začátku následujícího kalendářního roku, po vyřízení všech čísel jednacích, která byla z jednacího protokolu nebo pomocného jednacího protokolu vedeného pomocí prostředků výpočetní techniky přidělena. Vytištění jednacího protokolu nebo pomocného jednacího protokolu ve formě grafického dokumentu se provede rovněž při změně osoby pověřené vedením jednacího protokolu. Jednací protokol nebo pomocný jednací protokol za uplynulý kalendářní rok vytištěný ve formě grafického dokumentu se upraví způsobem uvedeným v odstavci 3.
(5) Kontrolní list utajované písemnosti vyhotovuje osoba pověřená vedením jednacího protokolu v případě seznámení se osoby s utajovanou písemností nebo v případě výpůjčky utajované písemnosti osobě podle § 24. Kontrolní list utajované písemnosti se nestává součástí utajované písemnosti, ale ukládá se společně s ní. Kontrolní list utajované písemnosti se skartuje nebo archivuje společně s utajovanou písemností.
(6) Evidenci vydaných administrativních pomůcek uvedených v odstavcích 1 a 2, mimo doručovací knihy, vede pověřená osoba.