§ 20
Zálohy k vyúčtování
(1) Organizace mohou vyplácet v hotovosti svým pracovníkům nebo funkcionářům, popř. členům (dále jen "pracovníkům"), popř. i jednotlivým svým složkám, přiměřené zálohy k vyúčtování na:
a) drobné a neodkladné provozní výdaje (např. na nákupy v maloobchodě placené hotově apod.),
b) cestovní, stěhovací apod. výdaje,
c) nákup zemědělských a jiných výrobků, surovin a materiálů.
(2) Výplaty nebo doplnění záloh pracovníkům nebo složkám organizace mimo sídlo organizace se provádějí z účtu organizace u banky nebo u jiného peněžního ústavu. Prostředky vyplácené na zálohy k vyúčtování se nezapočítávají do limitu pokladního zůstatku (§ 11).
(3) Zálohy na drobné a neodkladné výdaje [odstavec 1 písm. a)] se poskytují zpravidla jako jednorázové, které musí být vyúčtovány s předložením dokladů do tří dnů po provedení stanoveného účelového výdaje.
(4) V odůvodněných případech mohou organizace poskytnout svým pracovníkům (včetně pokladníka) nebo svým složkám, u kterých nebyla zřízena pokladna na drobné provozní výdaje, stálé zálohy k vyúčtování určené tak, aby odpovídaly nejvýše měsíční potřebě. Poskytne-li organizace v jednotlivém případě stálou zálohu v částce nad 600,- Kčs, je povinna oznámit to současně pobočce banky, která je oprávněna požadovat snížení takové stálé zálohy, zjistí-li, že není řádně obhospodařována nebo využívána. Při obhospodařování stálých záloh je nutné řídit se těmito zásadami:
a) pracovníci nebo složky organizací, kterým byly poskytnuty stálé zálohy, jsou povinni vést o výdajích z těchto záloh pokladní záznam v pokladních a podobných výkazech,
b) s přihlédnutím k výši stálé zálohy určí vedoucí organizace, která z ustanovení platných pro vedení pokladny budou uplatněna i pro vedení stálých záloh (např. § 9),
c) stálá záloha se doplňuje na podkladě předloženého vyúčtování s doklady, které musí být provedeno nejméně jednou za měsíc, a to nejpozději do 7 dnů po uplynutí měsíce,
d) stálou zálohu je nutno vyúčtovat vždy do konce roku tak, aby její případné překročení mohlo být uhrazeno z prostředků běžného roku. Je-li naproti tomu vyúčtování stálé zálohy zůstatkové a zůstatek není do konce roku odveden, připojí se k jejímu vyúčtování záznam o inventarizaci zbývající hotovosti (§ 22).
(5) Zálohy k vyúčtování na cestovní, stěhovací a podobné výdaje [odstavec 1 písm. b)] se poskytují nejvýše do částky očekávaných výdajů. *) Tyto zálohy musí být vyúčtovány pracovníky, kterým byly poskytnuty, předložením příslušného účtu na náhrady v těchto lhůtách:
a) při pracovních cestách do 4 dnů po skončení pracovní cesty, s výjimkou záloh poskytnutých na více pracovních cest v jednom měsíci, které musí být vyúčtovány do 4 dnů po uplynutí měsíce, kterého se výdaje týkají,
b) při přechodném přidělení (odlučné) do 4 dnů po uplynutí každého měsíce, popř. do 4 dnů po zastavení jejich výplaty,
c) při přestěhování do 7 dnů ode dne složení nábytku v novém bytě.
(6) Pracovníkům vykonávajícím převážně a pravidelně pracovní činnost na cestách může být - zjednoduší-li se tím podstatně administrativa - poskytována přiměřená stálá záloha na cestovní výdaje, která se určí tak, aby odpovídala nejvýše průměrné měsíční potřebě. Tato stálá záloha se doplňuje a vyúčtuje podle zásad stanovených v odstavci 4.
(7) Pracovníci a složky organizací, kterým byly zálohy uvedené v odstavci 1 vyplaceny, jsou povinni vyúčtování těchto záloh s doklady předložit orgánu, který dal příkaz k vyplacení zálohy.
(8) Nedojde-li k provedení výkonu nebo úkolu, na které byly zálohy uvedené v odstavci 1 poskytnuty, musí být tyto zálohy ihned vráceny. Témuž pracovníkovi nebo téže složce lze vydat na týž účel další zálohu jen po vyúčtování předchozí zálohy. Dodatečné zvýšení zálohy se nepovažuje za další zálohu a proto se vyúčtuje společně s původní zálohou.
(9) U rozpočtových organizací je přípustné vyplatit zálohu ke konci roku jen tehdy, je-li zajištěno její vyúčtování a vypořádání do konce roku; zálohu na cestovní výdaje lze však poskytnout i koncem roku, jde-li o cestu spadající do následujícího roku.
------------------------------------------------------------------
*) Vyhláška ministerstva financí č. 100/1964 Sb., o náhradách cestovních, stěhovacích a jiných výdajů.