Příloha č. 2
Vzor jednacího protokolu a způsob jeho vedení
+---------------------------------------------------------------+
| JEDNACÍ PROTOKOL pro PŘÍSNĚ TAJNÉ písemnosti |
| (TAJNÉ) |
| (DŮVĚRNÉ) |
| (VYHRAZENÉ) |
+-----------+------------------------+----------+---------------+
| DATUM | Označení orgánu státu | ORG. | BLIŽŠÍ OZN. |
| | nebo organizace | CELEK | |
+-----------+------------------------+----------+---------------+
| | | | |
| | | | |
+-----------+------------------------+----------+---------------+
| | | | |
| | | | |
+-----------+------------------------+----------+---------------+
| | | | |
| | | | |
+-----------+------------------------+----------+---------------+
| | | | |
| | | | |
+-----------+------------------------+----------+---------------+
| | | | |
| | | | |
+-----------+------------------------+----------+---------------+
Obsah štítku na titulní straně příslušného jednacího protokolu
+---------------------------------------------------------------+
| Protokol obsahuje.........listů Evidenční číslo: |
| a byl dán do používání................................... |
| Podpis pověřené osoby.................................... |
| |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| JEDNACÍ PROTOKOL VEDE | DATUM ZMĚNY | PODPISOVÝ |
| | | VZOR |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
+-----------------------------+----------------+----------------+
| SLOŽENÍ SKARTAČNÍ KOMISE | PRO ROK | PODPISY |
| | | ČLENŮ |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
| | | |
+-----------------------------+----------------+----------------+
Označení na vnitřní straně desek jednacího protokolu
+--------+
| |
+--------+
+-------+-------+-------------------------------+---------------+
| | | Zaslal | |
| Č. j. | Dne +-------+-------+-------+-------+ Věc |
| | | kdo | dne | č. j. | počet | |
| | | | | | listů | |
+-------+-------+-------+-------+-------+-------+---------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
+-------+-------+-------+-------+-------+-------+---------------+
| 1 | | | | | | |
| | | | | | +---------------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+-------+-------+-------+-------+-------+-------+---------------+
| 2 | | | | | | |
| | | | | | +---------------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+-------+-------+-------+-------+-------+-------+---------------+
| 3 | | | | | | |
| | | | | | +---------------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+-------+-------+-------+-------+-------+-------+---------------+
| 4 | | | | | | |
| | | | | | +---------------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+-------+-------+-------+-------+-------+-------+---------------+
| 5 | | | | | | |
| | | | | | +---------------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+-------+-------+-------+-------+-------+-------+---------------+
| 6 | | | | | | |
| | | | | | +---------------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+-------+-------+-------+-------+-------+-------+---------------+
| 7 | | | | | | |
| | | | | | +---------------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+-------+-------+-------+-------+-------+-------+---------------+
| 8 | | | | | | |
| | | | | | +---------------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+-------+-------+-------+-------+-------+-------+---------------+
| 9 | | | | | | |
| | | | | | +---------------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+-------+-------+-------+-------+-------+-------+---------------+
| 0 | | | | | | |
| | | | | | +---------------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
+-------+-------+-------+-------+-------+-------+---------------+
+-----------+--------------------------+----------------+-------------+------------+
| Přiděleno | Vyřízeno - odesláno | Uloženo | Skartační | Záznam |
| kdy/komu +-----+------+-----+-------+--------+-------+ znak a rok | o vyřazení |
| | dne | komu | jak | počet | značka | počet | skartačního | |
| | | | | listů | svazku | listů | řízení | |
+-----------+-----+------+-----+-------+--------+-------+-------------+------------+
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
+-----------+-----+------+-----+-------+--------+-------+-------------+------------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-----------+-----+------+-----+-------+--------+-------+-------------+------------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-----------+-----+------+-----+-------+--------+-------+-------------+------------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-----------+-----+------+-----+-------+--------+-------+-------------+------------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-----------+-----+------+-----+-------+--------+-------+-------------+------------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-----------+-----+------+-----+-------+--------+-------+-------------+------------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-----------+-----+------+-----+-------+--------+-------+-------------+------------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-----------+-----+------+-----+-------+--------+-------+-------------+------------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-----------+-----+------+-----+-------+--------+-------+-------------+------------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-----------+-----+------+-----+-------+--------+-------+-------------+------------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-----------+-----+------+-----+-------+--------+-------+-------------+------------+
Nad sloupce č. 1 - 2 do předtištěného rámečku se zapíše rozmezí pořadových čísel z prvního a posledního řádku stránky, např. 1 -10.
sloupec č. 1
pořadová čísla není nutno doplňovat dalšími údaji čísla jednacího utajované písemnosti. Zkratka příslušného stupně utajení se před pořadové číslo uvede v případě, kdy jsou v 1 jednacím protokolu evidovány utajované písemnosti různých stupňů utajení,
sloupec č. 2
uvádí se den a měsíc, kdy utajovaná písemnost byla doručena. U vlastních písemností den a měsíc, kdy bylo vznikající utajované písemnosti přiděleno číslo jednací utajované písemnosti,
sloupec č. 3
zapisuje se odesílatel utajované písemnosti, jde-li o vlastní písemnost, uvede se "vlastní", v případě použití sběrného archu se uvede "SBĚRNÝ ARCH",
sloupec č. 4
zapíše se datum uvedené na doručené utajované písemnosti, u vlastních utajovaných písemností se položka proškrtne,
sloupec č. 5
zapíše se číslo jednací utajované písemnosti odesílatele (evidenční označení), u vlastní utajované písemnosti se položka proškrtne,
sloupec č. 6
uvádí se počet listů doručené utajované písemnosti. Jsou-li k písemnosti připojeny přílohy, zapíše se jejich počet a celkový počet jejich listů zlomkem, kdy čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet jejich listů. Např. 3 + 3/15 znamená, že utajovaná písemnost má 3 listy a 3 připojené přílohy mající celkem 15 listů, počet listů se uvádí i u vlastní písemnosti. Jsou-li k písemnosti připojeny přílohy v nelistinné formě, zapíše se jejich počet a druh, případně jejich evidenční čísla (např. disketa č. ...)
sloupec č. 7
uvede se označení věci tak, aby byla vystižena podstata utajované písemnosti,
sloupec č. 8
vyznačuje se, kdy a komu byla doručená utajovaná písemnost přidělena k vyřízení (čitelné příjmení), ten potvrdí podpisem převzetí, pokud nebyla předána jiným způsobem. Tento způsob se zde uvede, např. "Doruč. kniha"; pokud se jedná o vlastní utajovanou písemnost, vyznačuje se, kdo ji vytvořil (čitelné příjmení),
sloupec č. 9
zapíše se den a měsíc, kdy byla utajovaná písemnost vyřízena nebo odeslána, pokud je utajovaná písemnost vyřízena nebo odeslána v jiném roce, než vznikla nebo byla doručena, uvede se i rok,
sloupec č. 10
vyznačí se adresát, kterému je utajovaná písemnost odesílána, pokud je adresátů více, uvede se "podle rozdělovníku".
sloupec č. 11
uvede se způsob vyřízení, např. "referátníkem", "průpisem", "prvopisem", "záznamem na spisu" atd., při změně nebo zrušení stupně utajení se uvede "stupeň utajení změněn na:" nebo "stupeň utajení zrušen - přeevidováno k:".
sloupec č. 12
uvede se celkový počet listů odesílané utajované písemnosti a druh a počet příloh v nelistinné formě, případně jejich evidenční čísla. V případě použití sběrného archu se uvede celkový počet odeslaných listů a příloh v nelistinné formě při uložení celého spisu.
sloupec č. 13
vyplňuje se tehdy, jestliže se utajovaná písemnost ukládá, např. do spisového svazku,
sloupec č. 14
uvede se celkový počet listů ukládané utajované písemnosti a druh a počet příloh v nelistinné formě, případně jejich evidenční čísla. V případě použití sběrného archu se uvede celkový počet uložených listů, včetně sběrného archu, a příloh v nelistinné formě při uložení celého spisu.
sloupec č. 15
vyznačí se skartační znak a rok skartačního řízení, uvedený na utajované písemnosti, např. V - 2007, A - 2010, S - 2004,
sloupec č. 16
uvádí se záznam o skartaci utajované písemnosti "ARCHIV" nebo "ZNIČENO", datum provedení a podpis 1 člena skartační komise. Při ztrátě nebo neoprávněném zničení (mimo skartační řízení) utajované písemnosti se uvede "ZTRÁTA" nebo "NEOPRÁVNĚNĚ ZNIČENO" a číslo jednací oznámení o neoprávněném nakládání s utajovanou skutečností.
------------------------------------------------------------------