§ 6
Administrativní pomůcky
(1) Za administrativní pomůcky se pro účely této vyhlášky považují
a) jednací protokol, kterým je kniha nebo sešit pro evidování utajované písemnosti. Jednací protokol obsahuje evidenční položky podle vzoru upraveného v příloze č. 2 k této vyhlášce,
b) pomocný jednací protokol, kterým je kniha nebo sešit pro zaznamenávání pohybu utajované písemnosti uvnitř orgánu státu nebo organizace. Pomocný jednací protokol obsahuje položky podle vzoru upraveného v příloze č. 3 k této vyhlášce,
c) manipulační kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání přebírání a předávání utajované písemnosti osobou, která utajovanou písemnost vytváří nebo které byla utajovaná písemnost předána k vyřízení. Manipulační kniha obsahuje položky podle vzoru upraveného v příloze č. 4 k této vyhlášce,
d) doručovací kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání předání utajované písemnosti. Doručovací kniha obsahuje položky podle vzoru upraveného v příloze č. 5 k této vyhlášce,
e) zápůjční kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání zápůjček uložené utajované písemnosti. Zápůjční kniha obsahuje položky podle vzoru upraveného v příloze č. 6 k této vyhlášce,
f) kontrolní list utajované písemnosti stupně utajení "Důvěrné", "Tajné", nebo "Přísně tajné" (dále jen "kontrolní list") pro vedení přehledu osob, které se s utajovanou písemností u orgánu státu nebo organizace seznámily. Kontrolní list obsahuje položky podle vzoru upraveného v příloze č. 7 k této vyhlášce.
(2) Jednací protokol a pomocný jednací protokol lze vést pomocí prostředků výpočetní techniky. Nejsou-li vedeny souběžně v listinné formě, musí být splněna podmínka, že jde o systém schválený statutárním orgánem, který obsahuje evidenční položky jako administrativní pomůcky dle odstavce 1 písm. a) a b), je zabezpečen proti následnému nebo jinému neoprávněnému zásahu do vedené evidence a proti přístupu neoprávněné osoby a prokazatelným způsobem zaznamenává všechny prováděné změny vedené evidence a pohybu utajované písemnosti.
(3) Administrativní pomůcky dle odstavce 1 písm. a), b) a c) musí být před vzetím do užívání upraveny (autentizovány) tak, že se jejich listy průběžně očíslují a prošijí. Na vnitřní straně desek se přelepí konce prošití, otiskne razítko s názvem orgánu státu nebo organizace přesahující okraj přelepu, uvede doložka o počtu listů a podpis pověřené osoby a datum přidělení k užívání.
(4) Kromě administrativních pomůcek dle odstavce 1 je možné, v odůvodněných případech, použít další administrativní pomůcky. Další administrativní pomůcky, sloužící k evidenci utajovaných písemností, obsahují přiměřeně podle účelu položky jako jednací protokol a jsou upraveny podle odstavce 3.
(5) Kontrolní list vyhotovuje k utajované písemnosti osoba pověřená vedením jednacího protokolu. Kontrolní list se nestává součástí utajované písemnosti, ale ukládá se společně s ní až do jejího vyřazení. Kontrolní list lze nahradit např. otiskem razítka, obsahujícím položky seznámení, na utajovanou písemnost.
(6) Vydané administrativní pomůcky dle odstavce 4, které slouží k evidenci utajovaných písemností, a administrativní pomůcky dle odstavce 1 s výjimkou kontrolního listu se evidují. Evidenci vede pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.
(7) Do administrativních pomůcek dle odstavce 4, které slouží k evidenci utajovaných písemností, do administrativních pomůcek dle odstavce 1 a do sběrného archu se údaje zapisují prostředkem zaručujícím trvanlivost písma, nebo pořizují otiskem razítka.