§ 31
Vyřazování utajované písemnosti
(1) Vyřazování (skartace) utajované písemnosti se provádí podle zvláštního právního předpisu 8) a podle skartačních řádů orgánů státu nebo organizací, pokud není stanoveno jinak.
(2) Vyřazování utajované písemnosti zajišťuje nejméně tříčlenná skartační komise ustanovená písemným rozhodnutím statutárního orgánu nebo jím určené osoby. Členové komise musí mít určení ke styku s utajovanými skutečnostmi odpovídající nejvyššímu stupni utajení, které mají být vyřazeny. Vedoucím skartační komise nesmí být osoba pověřená vedením jednacího protokolu, ve kterém jsou evidovány písemnosti, které jsou předmětem posuzování skartační komise.
(3) Osoba pověřená vedením jednacího protokolu vypracuje návrh na vyřazení utajovaných písemností (skartační návrh).
(4) Skartační komise posoudí utajovanou písemnost, u níž uplynula skartační lhůta. U utajované písemnosti označené skartačním znakem V skartační komise rozhodne o změně skartačního znaku na A nebo S. U písemnosti označené skartačním znakem A se zruší stupeň utajení, pomine-li důvod utajení. V případě, že důvod utajení nepomine, uvede se na utajované písemnosti nová skartační lhůta anebo, ve výjimečných případech, kdy má být utajovaná písemnost uložena v archivech zvláštního významu, se na utajované písemnosti uvede doba, po kterou je nutné tuto písemnost utajovat, slovy "Utajovat do".
(5) Skartační návrh se předá příslušnému archivnímu orgánu ke schválení. Jde-li o orgán státu nebo organizaci, které mají zřízeny archivy zvláštního významu, předá se skartační návrh Ministerstvu vnitra a v ostatních případech příslušnému archivu.
(6) Po schválení skartačního návrhu se utajované písemnosti určené ke zničení zničí za přítomnosti skartační komise a jejich zničení potvrdí podpisem na skartačním návrhu (protokolu o skartačním řízení) její členové. U vyřazené písemnosti se v příslušném jednacím protokolu škrtne pořadové číslo a ve sloupci č. 16 se uvede záznam o vyřazení (textová část přílohy č. 2 k této vyhlášce).
(7) Nadpočetné výtisky utajovaných písemností se mohou zničit mimo skartační řízení. Nadpočetné výtisky zničí pověřená osoba a osoba pověřená vedením jednacího protokolu a jejich zničení potvrdí podpisem v rozdělovníku na výtisku utajované písemnosti určeném k uložení.
(8) Jednací protokol a další administrativní pomůcky určené k evidenci utajovaných písemností se mohou vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované písemnosti v nich evidované.
(9) Pomocné jednací protokoly se mohou vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované písemnosti v nich zaznamenané.
(10) Doručovací knihy, obsahující podpisy potvrzující převzetí utajovaných písemností, se mohou vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované písemnosti podle odstavců 8 a 9.
------------------------------------------------------------------
8) Vyhláška č. 117/1974 Sb., kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení.